CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòng LĐ
2.3.1.5. Chuẩn bị địa điểm tổ chức cuộc họp
Địa điểm tổ chức cuộc họp được xác định trong kế hoạch tổ chức cuộc họp đã được lập đó. Người chủ trì hoặc ban tổ chức cuộc họp phân cơng các đơn vị, cá nhân cụ thể phụ trách việc chuẩn bị địa điểm tổ chức cuộc họp sao cho phù hợp với nội dung và tính chất của cuộc họp đó.
Đối với các cuộc họp được tổ chức ngồi cơ quan thì cán bộ chun trách của phịng phải thực hiện việc liên hệ và khảo sát địa điểm tổ chức các cuộc hội họp theo đúng yêu cầu về thành phần, số lượng và các yêu cầu yếu tố kĩ thuật đối với việc tổ chức cuộc họp. Sau khi liên hệ được với đơn vị cho thuê hoặc mượn địa điểm thì cần thực hiện các công việc khảo sát sau:
- Khảo sát diện tích phịng họp, lên phương án và vẽ sơ đồ sắp xếp bàn ghế, chỗ ngồi.
- Khảo sát các thiết bị kỹ thuật âm thanh, ánh sáng và các phương tiện phục vụ khác. Cán bộ của phòng LĐ - TBXH phối kết hợp với phòng Quản trị thiết bị của UBND quận để kiểm tra các thiết bị kĩ thuật như: đèn chiếu sáng, máy chiếu, loa, đài, micro, các phương tiện hỗ trợ khi có sự cố về điện,...
- Khảo sát nơi ăn, nghỉ cho khách mời và người tham dự; dự kiến các phương
án di chuyển của các khách mời, đại biểu. Khảo sát về địa điểm đưa đón cán bộ tham dự cuộc họp, dự kiến chuẩn bị phương tiên đưa đón đại biểu, lựa chọn đường đi cho
phù hợp và thực hiện một số yêu cầu khác. Cùng với đó là những yêu cầu đảm bảovề an ninh, an toàn cho các đại biểu trong thời gian làm việc tại đây.
- Thỏa thuận các nguyên tắc ràng buộc, ký các hợp đồng mượn hay thuê địa điểm cuộc họp và các dịch vụ đi kèm có liên quan. Sau khi tiến hành khảo sát tất cả các vấn đề liện quan thì sẽ đưa ra thỏa thuận các điều khoản và tiến hành kí hợp đồng với đơn vị cho thuê địa điểm họp đó. Thơng thường, mỗi một hợp đồng sẽ được làm về một lĩnh vực nhất định. Trong một số trường hợp cần thiết có thể tiến hành gộp chung và trong một hợp đồng nhưng cần làm rõ từng nội dung, lĩnh vực.
Như vậy, việc khảo sát các vấn đề liên quan đến địa điểm tổ chức cuộc họp là một vấn đề rất quan trọng, nó cần được diễn ra và hoàn tất trước khoảng 15 ngày so với ngày tổ chức cuộc họp. Tuy nhiên, dù cho công tác tổ chức cuộc họp được diễn ra trong hay ngồi cơ quan thì việc chuẩn bị địa điểm tổ chức cuộc họp sẽ được bao gồm các vấn đề như sau:
- Sắp xếp bàn ghế, bố trí chỗ ngồi phù hợp có ý nghĩa đặc biệt, thể hiện được sự chỉn chu của Ban tổ chức, tạo cảm giác hài lòng cho người tham dự. Vị trí trung tâm cuộc họp thường được dành cho các đại biểu có chức vụ cao [Phụ lục 6].
- Có sự phân biệt, chia tách cụ thể giữa các khu vực của cuộc họp như: phần sân khấu, phần cánh gà, khu vực chỉnh âm thanh ánh sáng, khu vực khán đài và chú
ý đặc biệt đến đường đi chính và cuộc họp. Bên cạnh đó cần quan sát lối đi lên phát
biểu của các đại biểu tham dự (không được rộng quá hay hẹp quá, đảm bảo an toàn và tạo cảm giác thư thái cho đại biểu, bố trí chỗ ngồi thuận tiện để khi đến lượt phát biểu không mất thời gian và khơng gây ồn ào cho cuộc họp đó).
Tại cuộc họp Tun truyền về chính sách dành cho người có cơng với cách mạng năm 2019 được tổ chức tại Nhà văn hóa phường n Hịa thì việc chuẩn bị địa điểm tổ chức này đã được lên phương án trước 10 ngày so với ngày chính thức diễn ra cuộc họp. Cán bộ phụ trách được phân cơng nhiệm vụ bố trí và sắp xếp chỗ ngồi cho các đại biểu và khách mời cuộc họp. Cần xác định khoảng cách vị trí chỗ ngồi phía trước, phía sau, hai bên trái phải nhằm đảm bảo làm sao cho các đại biểu thuận tiện trong việc lên sân khấu phát biểu hay thảo luận các công việc và nội dung của cuộc họp.
Khi sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho các đại biểu cần phân thành các khu khác nhau. Đại biểu hay khách mời cấp trên sẽ ngồi vị trí trung tâm của hội trường. Có rất nhiều cách bài trí khác nhau. Sau khi chia khu vực chỗ ngồi thì cán bộ hay người được giao nhiệm vụ sẽ tiến hành in bảng tên và sắp xếp bảng tên các đại biểu (căn cứ vào danh sách đại biểu tham dự đã lập). Ví dụ như: Phó Chủ tịch UBND Quận - Nguyễn Thị Dung, Trưởng phòng LĐ - TBXH - Nguyễn Quang Hồng,...
Bên cạnh đó, cơng tác chuẩn bị khu vực ngồi hội trường cũng cần được quan tâm và chú trọng nhằm đảm bảo an ninh, an toàn, hướng dẫn nơi để xe nhằm phục vụ cho cả quá trình trước và ngày sau khi cuộc họp kết thúc.