CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòng LĐ
2.3.2.4. Theo dõi tiến trình và diễn biến cuộc họp, giữ đúng thời lượng các báo
báo cáo cho đại biểu và giờ giải lao
Một trong những điểm đánh giá mức độ thành công của cuộc họp là giữ đúng khoảng thời gian đã xây dựng trong chương trình nghị sự với thực tế cuộc họp đang diễn ra. Thơng thường, các cuộc họp mang tính nghi thức thì việc thực hiện theo thứ tự các nội dung đã được cơng khai trong chương trình nghị sự ln được đảm bảo đúng tiến độ và hầu như khơng có trường hợp diễn ra quá thời gian.
Người chủ trì cuộc họp phải đảm bảo rằng các phần trong chương trình nghị sự được diễn ra theo đúng lịch trình đã được thống nhất. Việc linh động trong khâu chờ các đại biểu tham dự cuộc họp là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt với những đại biểu có vai trị quan trọng trong cuộc họp đó chẳng hạn như đại biểu của Sở LĐ - TBXH cho ý kiến chỉ đạo. Do đó, khơng thể tránh khỏi những sự chậm trễ và gián đoạn, cần ghi nhận điều này vào trong biên bản của cuộc họp. Người điều hành cuộc họp cần đưa ra các phương án đẩy nhanh tiến độ nhằm điều chỉnh thời gian cuộc họp như:
- Thay đổi vị trí và giọng nói, nói nhanh hơn và to hơn để mọi người chú
ý hơn
- Lược đi những mục không quan trọng trong cuộc họp nhưng cần bảo đảm rằng nó khơng ảnh hưởng đến những ý kiến đóng góp hay những biểu quyết của người tham dự cuộc họp.
Trong chương trình làm việc của cuộc họp Hội thảo kết thúc dự án phát hiện sớm, can thiệp sớm và giáo dục hòa nhập cho trẻ em khuyết tật trên địa bàn quận Cầu Giấy, sau khi đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, ổn định chỗ ngồi cho đại biểu thì lúc này người được phân cơng điều hành hội thảo sẽ lên sân khấu và ổn định lại hội trường, bắt đầu vào thời gian làm việc. Cịn tại cuộc họp tổng kết cơng tác năm 2019 và triển khai các phương hướng, nhiệm vụ năm 2020 lại có chương trình khác. Đầu tiên là đón tiếp đại biểu, đăng ký đại biểu. Sau đó, khi đã ổn định trong hội trường thì người
được giao nhiệm vụ sẽ tiến hành khai mạc, bao gồm: các nghi thức chào cờ, hát Quốc ca, giới thiệu chủ đề của cuộc họp, đại biểu tham dự cuộc họp và đọc diễn văn khai mạc. Khi vào phần nội dung chính của cuộc họp, các đơn vị hay cá nhân được phân công chuẩn bị các bài báo cáo hay tham luận đọc trong cuộc họp sẽ lần lượt thực hiện các cơng việc theo đúng chương trình nghị sự đã được phê duyệt. Mỗi bài phát biểu cần cô đọng, ngắn gọn và thể hiện được chủ đề cũng như nội dung của cuộc họp. Thời gian tối đa cho mỗi bài phát biểu là 15 phút. Do đó, người chủ trì cuộc họp cần sắp xếp thứ tự trình bày các bài tham luận hay báo cáo sao cho khoa học, logic và không làm giảm đi sự tập trung của người tham dự. Tại cuộc họp tổng kết công tác năm 2019 và triển khai các phương hướng, nhiệm vụ năm 2020 thì có những bài báo cáo sau được trình bày tại cuộc họp:
Báo cáo về công tác Lao động - việc làm và đào tạo nghề năm 2019 và phương hướng công tác năm 2020;
Báo cáo về công tác thương binh liệt sĩ và người có cơng với cách mạng năm 2019 và phương huớng công tác năm 2020;
Báo cáo về lĩnh vực xã hội thuộc ngành quản lý năm 2019 và phương hướng cơng tác năm 2020;
Báo cáo về cơng tác bình đẳng giới năm 2019 và phương hướng nhiệm vụ năm 2020;
Báo cáo về công tác thanh tra, kiểm tra và tổ chức tiếp công dân năm 2019 và phướng hướng nhiệm vụ năm 2020;
Báo cáo về cơng tác kế hoạch tài chính và tổng hợp hành chính năm 2019 và phướng hướng cơng tác năm 2020;
Sau khi các bài báo cáo đã được trình bày xong, cuộc họp sẽ có một khoảng thời gian để giải lao. Hình thức chủ yếu là giải lao tại chỗ và có thể kết hợp với những tiết mục văn nghệ nhằm giúp cho bầu khơng khí khơng bị căng thẳng và nhàm chán, thời gian giải lao được diễn ra trong khoảng từ 10 đến 15 phút. Sau đó, tiếp tục triển khai và tiến hành các nội dung trong cuộc họp nhằm đi đến mục đích cuối cùng của cuộc họp. Cuối cùng là lời phát biểu của cấp trên và của trưởng phòng kết thúc cuộc họp.
46