CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòng LĐ
2.3.3.2. Triển khai kết luận cuộc họp
Cán bộ chuyên trách có trách nhiệm tham mưu và đề xuất với Lãnh đạo phịng phân cơng các đơn vị có liên quan đến triển khai các vấn đề theo kết luận của cuộc họp và đôn đốc, theo dõi và tổng hợp các báo cáo kết luận triển khai nội dung.
2.3.3.3. Quyết tốn chi phí
Đơn vị chủ trì cuộc họp phối họp với các bộ phận có liên quan để thanh tốn, quyết tốn các khoản chi phí dùng cho cuộc họp đó. Những khoản chi phí này cần rõ ràng, minh bạch. Các đơn vị có tài khoản riêng có trách nhiệm hồn tất các thủ tục theo đúng quy định. Thời hạn quyết toán các khoản chi chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp đó. Các khoản chi đều phải có hóa đơn và chứng từ rõ ràng, làm căn cứ cho việc chi.
2.3.3.4. Lập hồ sơ cuộc họp
Phịng LĐ – TBXH có trách nhiệm thu thập và lập hồ sơ cuộc họp. Hồ sơ cuộc họp phải bao gồm tất cả những văn bản, tài liệu có liên quan đến cuộc họp như tờ trình tổ chức, kế hoạch tổ chức cuộc họp, chương trình nghị sự, danh sách khách mời
,mẫu giấy mời, dự trù kinh phí, bien bản cuộc họp, thông báo kết luận của cuộc họp. 2.3.3.5. Viết thư cảm ơn đến đại biểu tham dự cuộc họp
Việc viết thư ngỏ lời cảm ơn tùy theo mục đích, tính chất và quy mơ của cuộc họp mà nó có thể cần thực hiện hoặc khơng. Đối với những cuộc họp có sự góp mặt của những đại biểu là người đến từ cơ quan cấp trên hay các cơ quan khác mà họ cho những ý kiến đóng góp tại cuộc họp thì bắt buộc phải gửi thư cảm ơn những đóng góp đó. Tuy nhiên, với những cuộc họp nội bộ thì thư cảm ơn là khơng cần thiết. Việc gửi thư cảm ơn thể hiện sự tôn trọng, chân thành gửi đến đại biểu tham dự cuộc họp.
2.3.4. Công tác tổ chức các cuộc họp trực tuyến trong tình hình dịch bệnh Covid - 19 Covid - 19
Trước đây, hầu hết các cuộc họp được diễn ra dưới hình thức gặp mặt trực tiếp. Từ cuối năm 2019. trước những diễn biến và mức độ nguy hiểm của dịch bệnh Covid 19, thực hiện chỉ đạo của Chính phủ, UBND thành phố Hà Nội và của UBND
49
quận Cầu Giấy, các cuộc họp của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy được tổ chức dưới hình thức trực tuyến. Thơng qua nền tảng Internet, sử dụng các cơng cụ hỗ trợ cơng nghệ đồng bộ có chức năng họp hiệu quả như gặp mặt trực tiếp, đó là: Zoom Meeting, Skype, Google Meet,... Qua tìm hiểu và khảo sát thực tế, tác giả được biết ứng dụng Zoom Meeting đang được cài đặt và sử dụng cho tất cả các cuộc họp của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy và UBND quận Cầu Giấy.
Với sự tiện lợi, có thể cài đặt trên máy tính và điện thoại cùng với cách sử dụng đơn giản và hiệu quả, ứng dụng Zoom đã giúp cho các cuộc họp của phòng LĐ
-TBXH đạt được những kết quả tương tự với họp trực tiếp: 2.3.4.1. Cách sử dụng ứng dụng Zoom
Để vận hành ứng dụng Zoom, các cán bộ và chuyên viên của phịng đã cài đặt ứng dụng này thơng qua CH Play trên điện thoại và thơng qua các trình duyệt web trên máy tính. Sau đó tiến hành đăng kí tài khoản Zoom để kích hoạt tài khoản và điền đẩy đủ thơng tin gồm: họ tên, mật khẩu của tài khoản (mật khẩu phải trên 8 kỹ tự, bào gơm ít nhất một chữ cái viết hoa, một chữ cãi viết thường, một chữ số);
Tham gia phòng họp Zoom: trên cơ sở ứng dụng đã cài đặt, các cán bộ và chuyên viên của phòng tiến hành đăng nhập tài khoản Zoom đã đăng ký và tham gia vào phòng họp. Tại đây, người dùng sẽ được tham gia vào một cuộc họp và có đầy đủ các chức năng: chat (thảo luận qua tin nhắn), video webcam trực tiếp, mute (thảo luận), Record (ghi lại cuộc họp), slide share (chia sẻ tài liệu).
Phòng LĐ - TBXH với vai trị là đơn vị chủ trì (Host) sẽ đứng ra tổ chức và mời các đơn vị, tập thể và cá nhân tham gia. Những người tham gia có thể đưa ra các ý kiến thảo luận, chỉ đạo và trao đổi về những nội dung và mục tiêu của cuộc họp.
2.3.4.2. Ưu và nhược điểm của việc sử dụng ứng dụng Zoom vào trong cáccuộc họp của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy cuộc họp của phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy
a. Ưu điểm
Việc họp trực tuyến trước hết nó giúp cho cơng tác chuẩn bị cuộc họp được rút gọn hơn rất nhiều so với họp trực tiếp. Đồng thời, nó giúp cho người tham dự cuộc họp chủ động hơn về mặt thời gian, không gian và tài liệu họp.
50
Các cuộc họp trực tuyến của phòng chủ yếu là các cuộc họp giao ban, các cuộc họp làm việc và triển khai nhiệm vụ với các phường, các cuộc họp với UBND quận Cầu Giấy và các cuộc họp với Sở LĐ - TBXH thành phố Hà Nội. Từ đó, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong tổ chức họp.
Nâng cao khả năng ứng dụng khoa học công nghệ, trước hết là công nghệ thông tin trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành. Cùng với đó là nâng cao khả năng thu thập, trao đổi và phối hợp xử lý thông tin chủ yếu được thực hiện qua mội trường mạng. Các bước trong quy trình tổ chức họp đều được tiến hành thông qua mạng Internet gồm: chuẩn bị nội dung cuộc họp; giấy mời họp; cách thức, thời hạn, phương thức gửi tài liệu họp; thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp; thời gian tiến hành cuộc họp; trách nhiệm của người chủ trì và người tham dự cuộc họp; biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp.
b. Nhược điểm
Với việc có thể dễ dàng sự dụng trên nền tảng Internet nhưng việc tiếp cận và làm quen với hình thức mới này cần nhiều thời gian để thích nghi. Do đó, mức độ tập trung của những người tham dự họp không cao, dễ bị phân tán tâm trí và khơng tập trung.
Wi-fi, 3G, 4G là những mạng được dùng để sử dụng ứng dụng này. Tuy nhiên, khi có quá nhiều người truy cập, nó sẽ gây ra trình trạng tắc nghẽn, và đơi khi khiến cuộc họp bị gián đoạn và không thể đạt được kết quả.
Việc giới hạn thành viên cũng là một trong những hạn chế của họp trực tuyến thơng qua ứng dụng Zoom. Nó cho phép trong một phịng họp có 100 người tham gia, do vậy, những cuộc hội nghị lớn sẽ khơng thể tổ chức và áp dụng hình thức họp trực tuyến.
2.3.5. Đánh giá cơng tác tổ chức hội họp tại phịng LĐ - TBXH của UBNDquận Cầu Giấy quận Cầu Giấy
Qua quá trình khảo sát và tiến hành thu thập, phân tích xử lý các thơng tin, tác giả đã có cái nhìn khách quan nhất về công tác tổ chức các cuộc hội họp tại đây
2.3.5.1. Ưu điểm
51
a. Về công tác tham mưu tổng hợp
Cơng tác tổ chức cuộc họp tại phịng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy đã thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước về họp họp tại Quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước.
Phịng LĐ - TBXH đã ban hành quy chế làm việc của phịng, trong đó có quy định rõ về chế độ hội họp của phòng. Quy định về các việc cần tiến hành khi tổ chức cuộc họp và trách nhiệm của các cá nhân, đơn vị tham gia cũng như phối hợp tổ chức cuộc họp.
Bên cạnh đó, cơng tác lập kế hoạch tổ chức cuộc họp được diễn ra từ rất sớm, thường được hồn thiện trước khi hội nghị chính thức diễn ra khoảng 2 tuần đến một tháng. Từ đó, tạo điều kiện cho các bên chủ trì cuộc họp chủ động trong việc thực hiện những vấn đề liên quan đến cuộc họp từ việc lập kế hoạch đến việc triển khai các nội dung của cuộc họp và giúp cho cuộc họp được tiến hành một cách nhanh chóng, kịp thời.
Nội dung của cuộc họp được chuẩn bị một cách kĩ lưỡng và chỉn chu. Các bài báo cáo, tham luận được kiểm tra cả về nội dung và hình thức trình lãnh đạo trước khi trình lên lãnh đạo kí và phê duyệt. Nó đảm bảo nguồn thơng tin được kiểm duyệt một cách chắn chắn trước khi được trình bày tại cuộc họp.
Cơng tác tổ chức của phịng LĐ - TBXH được chuẩn bị chu đáo, đảm bảo tất cả các khâu, các nội dung công việc được kiểm soát và được thực hiện một cách tỉ mỉ để tránh những rủi ro phát sinh trong quá trình tổ chức cuộc họp.
b. Về công tác hậu cần
Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác tổ chức cuộc họp được đầu tư nâng cấp, chất lượng tốt. Đối với những cuộc họp cần thuê hoặc mượn các địa điểm ngồi cơ quan thì cán bộ phụ trách ln lựa chọn những địa điểm phù hợp với nội dung, tính chất của cuộc họp và tránh gây ra sự lãnh phí. Hiện nay, tại UBND quận Cầu Giấy chỉ có một hội trường có sức chứa khoảng 450 người và tại khu vực của phòng LĐ - TBXH có một phịng nhỏ, sức chứa khoảng 20 người dành cho việc đón tiếp đại biểu cũng như các cuộc họp của nội bộ phịng. Điều này góp phần thực hiện tốt nhất cho
52
công tác sắp xếp tổ chức cuộc họp của đơn vị.
Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho cuộc họp được đầu tư hiện đại thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo phòng. Bên cạnh những thiết bị đã được Văn phòng chuẩn bị sẵn và cố định tại Hội trường thì các thiết bị do phòng LĐ - TBXH tổ chức mua sắm thêm là một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác chuẩn bị cũng như tiến hành cuộc họp được diễn ra theo đúng kế hoạch một cách thuận lợi.
Để phục vụ tốt cho việc ghi biên bản cuộc họp của thư ký, các phương tiện ghi âm, máy ảnh, máy tính cũng được trang bị và phục vụ cho hoạt động của thư ký. Việc trang trí hội trường được thực hiện một cách công phu và tỉ mĩ, thiết kế sân khấu một cách tối giản, mang lại tính thẩm mỹ cao và phù hợp với từng tính chất của cuộc họp.
Chi phí tổ chức các cuộc họp được tính tốn chi tiết và kĩ lưỡng nhằm tránh lãng phí. Các đơn vị cần đảm bảo rằng thực hiện một cách tiết kiệm, hiệu quả các chi phí cho từng nội dung cần thực hiện trong cuộc họp.
Trong khi tổ chức cuộc họp, ln có một cán bộ kỹ thuật của phịng quản trị thiết bị được phân cơng và theo dõi tồn bộ âm thanh, ánh sáng, máy chiếu và xử lý các vấn đề phát sinh về kỹ thuật nhằm đảm bảo cho cuộc họp được diễn ra thành công, không đem đến sự cố kỹ thuật nào và nếu có xẩy ra thì có thể linh hoạt ứng phó.
c. Năng lực đội ngũ cơng chức
Đội ngũ cơng chức có chun mơn cao, được đào tạo từ các trường đại học, cao đẳng trong cả nước. Cơng chức có độ tuổi từ 30 đến 58 tuổi, là những người đã có nhiều năm kinh nghiệm và làm việc tại UBND các phường, các quận trên địa bàn thành phố Hà Nội. Vì vậy, họ là những người có trách nhiệm với cơng việc, có khả năng giải quyết các vần đề phát sinh và giúp cho nguồn nhân lực có trinh độ cao ngày càng tăng lên.
Ngồi ra, đội ngũ cơng chức là những người không ngừng áp dụng khoa học công nghệ vào trong giải quyết nhiệm vụ được giao như: họp trực tuyến qua các ứng dụng, thiết lập lịch làm việc, lịch các cuộc họp và báo cáo hàng tuần qua bảng tin điện tử.
53
Như vậy, với đội ngũ cơng chức có kinh nghiệm dày dặn, nhiều năm công tác trong lĩnh vực về các chính sách bảo trợ xã hội đã góp phần nâng cao chất lượng công tác tổ chức cuộc họp, đảm bảo thực hiện cuộc họp theo đúng kế hoạch và chương trình nghị sự đã được đề ra.
2.3.5.2. Hạn chế
Bên cạnh những ưu điểm và sự tích cự trong cơng tác tổ chức cuộc họp thì nó cịn gặp những hạn chế như sau:
Các văn bản hướng dẫn chi tiết về quy trình và các nhiệm vụ cần thực hiện để đảm bảo sự thành cơng của cuộc họp cịn chưa có nhiều, và chính vì vậy dễ gặp những khó khăn trong q trình tổ chức.
Cơng tác lập kế hoạch tổ chức cuộc họp chưa lường trước được những tình huống phát sinh, khi xảy ra những vấn đề mới còn gây sự hoang mang và lúng túng cho người cán bộ chuyên trách.
Cách sắp xếp vị trí chỗ ngồi trong cuộc họp chưa được quan tâm dẫn đến tình trạng lộn xộn khi mới bắt đầu cuộc họp, gây ra sự ồn ào và mất nhiều thời gian để ổn định trật tự, thậm chí cuộc họp phải diễn ra muộn hơn sơ với thời gian dự kiến ban đầu.
Cơng tác kiểm sốt số lượng đại biều đến tham dự cuộc họp còn chưa được giải quyết triệt để. Dẫn đến tình trạng q ít hoặc q đơng đại biểu và những người tham dự, từ đó, gây sự hoang mang và lúng túng cho người dẫn trên sân khấu.
Cơ sở vật chất dùng hiện đại nhưng không được tiến hành thường xuyên và bảo trì dẫn đến việc một số thiết bị trở nên hư hỏng và gián đoạn, từ đó làm ảnh hưởng đến q trình và chất lượng cuộc họp. Việc bố trí các phương tiện hỗ trợ như máy chiếu, màn chiếu cịn bị mờ, gây khó khăn cho việc quan sát.
Việc ứng dụng khoa học cơng nghệ vào trong q trình tổ chức cuộc họp cịn chưa được quan tâm đúng mức và hầu như không áp dụng vào trong quá trình tổ chức cuộc họp mà chỉ để soạn thảo văn bản, gửi báo cáo, soạn thảo biên bản,...
Đội ngũ cơng chức, chun viên là nhữg người có nhiều năm cơng tác, có những cơng chức đã đến độ tuổi nghỉ hưu nên cịn chậm đổi mới, thường áp dụng theo một cách quen thuộc các công việc. Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin, ngoại
54
ngữ vào trong q trình làm việc cịn chậm, khi gặp các vấn đề mới thì mất nhiều thời gian nghiên cứu và giải quyết.
2.3.5.3. Nguyên nhân của những hạn chế
Chưa hoàn thiện hệ thống văn bản liên quan đến tổ chức cuộc họp để nhằm đảm bảo chất lượng, hiệu quả, đúng quy trình. Có sự rời rạc trong việc tổ chức xây dựng và ban hành Quy chế phối hợp trong tổ chức hội họp, hội nghị, xây dựng danh mục hội nghi hàng năm của phòng.
Những kinh nghiệm được rút ra từ cuộc họp trước vẫn chưa thực sự hiệu quả với các cán bộ, còn lặp lại các lỗi cũ, mắc đi mắc lại trong những lần tổ chức tiếp theo.
Đội ngũ cán bộ của phịng đang trở nên già hóa, đây là một trong những hạn chế của công tác tổ chức hội họp.
Giao các công việc trong tổ chức cuộc họp còn chưa được thống nhất và còn thực sự chưa hiểu ý giữa những người phối hợp với nhau. Từ đó gây ra sự lộn xộn và khó kiểm sốt trong việc tổ chức và phối hợp thực hiện các nội dung.
Nguồn kinh phí cho mỗi một cuộc họp cịn hạn chế. Nguồn kinh phí cịn chưa được phân bổ đều, nhiều cuộc họp gây lãng phí nhưng nhiều cuộc họp khó khăn trong việc phân bổ chi phí sao cho phù hợp với những nội dung cần thiết. Nhiều cuộc họp sau khi được tổ chức xong cịn thiếu kinh phí, phịng LĐ - TBXH phải làm giải trình kinh phí tổ chức cuộc họp đó để xin thêm kinh phí bổ sung.