CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
3.1. Xây dựng và hồn thiện thể chế có liên quan đến việc tổ chức hội họp
3.1.1. Xây dựng và ban hành quy chế về phối hợp tổ chức công tác hộp họp
Hiện nay, việc tổ chức cơng tác hội họp tại Phịng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy đang được thực hiện theo quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Tuy nhiên, cơng tác tổ chức hội họp của phòng chỉ được thực hiện theo một văn bản này và chưa có bất kì một văn bản nào của Sở LĐ - TBXH thành phố Hà Nội, UBND quận Cầu Giấy hướng dẫn và chỉ đạo cụ thể về quy trình tổ chức cuộc họp. Chính vì vậy, phịng L Đ - TBXH quận Cầu Giấy cần tham mưu với Văn phòng của UBND quận về việc xây dựng và ban hành hệ thống văn bản hướng dẫn tổ chức hội họp nhằm thực hiện thống nhất cơng tác tổ chức hội họp, góp phần tạo điều kiện cho cơng tác quản lý trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn.
Văn phịng quận căn cứ vào các quy định của Thủ tướng Chính phủ tại Quyết định số 45/2018/QĐ - TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước ; căn cứ vào các Điều đã được quy định trong quy chế làm việc của quận, căn cứ vào ý kiến đóng góp và tham mưu của phịng LĐ - TBXH và căn cứ vào tình hình thực tiễn trong tổ chức hội nghị của UBND quận, đề xuất với Lãnh đạo quận cho ý kiến chỉ đạo xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn quy trình tổ chức hội nghị . Từ đó, phịng LĐ - TBXH tiến hành xây dựng các văn bản hướng dẫn về tổ chức hội nghị và hội họp của phịng. Mục đích của việc xây dựng văn bản này nhằm thực hiện thống nhất các bước trong quy trình tổ chức hội họp của cơ quan. Làm rõ trách nhiệm và công việc của từng đơn vị trong việc tổ chức hội họp. Xác định đúng, đủ thành phần, đối tượng để mời tham dự cuộc họp. Hạn chế sự chồng chéo và khắc phục được những phiền hà trong q trình thực hiện. Chính vì thế việc xây dựng và ban hành quy chế phối hợp
57
chức hội nghị, hội họp càng cần thiết hơn bao giờ hết . Khi Quy chế được ban hành nó sẽ phát huy được những ưu điểm và khắc phục những han chế trong công tác tổ chức cuộc hội họp tại UBND Cầu Giấy nói chung và của phịng LĐ - TBXH nói riêng.
Cơng tác tổ chức cuộc hội họp hiện nay bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau, các đơn vị có vai trị phối hợp những vấn đề có liên quan đều thực hiện các nhiệm vụ được giao. Do vậy, việc tham gia vào công tác soạn thảo quy chế phối hợp tổ chức các cuộc họp cần sự tham gia củacác đơn vị đóng góp ý kiến và thành lập tổ soạn thảo quy chế. Tổ này sẽ đưa ra bản Dự thảo Quy chế phối hợp tổ chức cơng tác hội họp và trình lãnh đạo phê duyệt nội dung quy chế và tiến hành nhân bản, gửi bản Dự thảo đến các đơn vị có liên quan để xin ý kiến đóng góp nhằm hồn thiện Quy chế. Và sau khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị,tổ soạn thảo tiến hành hồn thiện và ban hành Quy chế.
Các nội dung được đề cập đến trong Quy chế tổ chức cuộc hội họp là: Chương 1: Những quy định chung:
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng . Điều 2. Nguyên tắc tổ chức hội họp .
Điều 3. Điều kiện tổ chức hội họp . Điều 4. Trách nhiệm quản lý
Điều 5. Các trường hợp không được tổ chức hội họp Điều 6. Các hình thức tổ chức hội họp Điều 7. Quy trình tổ chức hội họp.
Chương 2: Quy trình tổ chức hội nghị
Từ Điều 8 trở đi là cụ thể hóa các bước , các nhiệm vụ cần thực hiện trong quá trình từ chuẩn bị tổ chức hội họp cho đến giai đoạn tiến hành tổ chức hội họp và giai đoạn kết thúc hội họp. Thường thì chương 2 sẽ khoảng 12 -15 điều, tùy theo quy trình thực tế tổ chức hội họp tại cơ quan và đơn vị
Chương 3: Điều khoản thi hành Trong chương này gồm có hai điều .
Điều đầu tiên là về tổ chức thực hiện và điều thứ hai là điều khoản và điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung. Trong qua trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng
58
mắc, các đơn vị gửi ý kiến góp ý về Văn phịng Bộ để tổng hợp, báo cáo, đề xuất Bộ trưởng xem xét điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp. Hàng năm, phòng LĐ - TBXH quận và Văn phịng quận chủ trì, trên cơ sở báo cáo để phối hợp với các đơn vị thuộc quận tổ chức đánh giá kết quả thực hiện Quy chế này báo cáo lãnh đạo quận.
3.1.2. Xây dựng danh mục hội họp, hội nghị hằng năm
Hiện nay tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy đã xây dựng được danh mục các cuộc hội họp lớn trong năm, các cuộc họp tham mưu, tư vấn có sự tham gia của Lãnh đạo Quận, lãnh đạo Sở, còn việc xây dựng danh mục các cuộc họp nhỏ, khơng mang tính nghi thức lại khơng được xây dựng thành danh mục theo các năm, mà chủ yếu được triệu tập theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng. Việc này đã làm ảnh hưởng khơng ít đến chất lượng của tất cả các cc họp. Bởi vì khi cuộc họp được thông báo một cách đột xuất các cán bộ cơng chức sẽ khơng có thời gian để chuẩn bị các nội dung của cuộc họp đó và cũng như việc đưa ra các ý kiến góp ý tại đây.
Việc xây dựng danh mục các cuộc họp hàng năm của phòng: Hằng năm phòng đều phải tiến hành xây dựng các kế hoạch cơng tác năm cho đơn vị của mình, trong đó dự tính được một cách tương đối chính xác khoảng thời gian thực hiện các nội dung công việc, đặc biệt là công tác tổ chức các hội nghị, hội họp của đơn vị mình.
3.1.3. Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng
Kế hoạch tổ chức cơng tác hội họp tại phịng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy được lập theo đúng thể thức và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung của một bản kế hoạch tổ chức hội họp. Tuy nhiên kế hoạch này chỉ mang tính tổng thể, định hướng chưa hướng dẫn những yêu cầu, những nội dung cụ thể cho các công việc cần phải tiến hành trong tổ chức các cuộc họp, hội nghị. Chính vì vậy phải xây dựng văn bản hướng dẫn chi tiết cho tổ chức hội nghị, hội họp.
Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng khơng có nghĩa là việc giải thích tất cả các nội dung công việc đã được đề cập trong kế hoạch mà đó là việc các cán bộ lập kế hoạch xác định được các nội dung cơng việc cần tiến hành và có sự phân cơng cụ thể cho từng đơn vị, cá nhân thực hiện.
Các yêu cầu cụ thể đối với việc xây dựng một bản kế hoạch tổ chức hội họp tại phòng LĐ - TBXH quận Cầu Giấy. Việc phân công nhiệm vụ trong kế hoạch tổ
59
chức phải rõ ràng, chi tiết, tránh tình trạng hiểu sai ý, hiểu nhầm nghĩa của kế hoạch. Ngoài ra, cán bộ đươc phân công nhiệm vụ phụ trách soạn thảo kế hoạch tổ chức cuộc họp phải rõ ràng những nội dung chính của cuộc họp và các yếu tố khác như thời gian, địa điểm,...
Để xây dựng được một bản kế hoạch tổ chức cuộc họp một cách chi tiết rõ ràng thì phải đảm bảo được các yếu tố sau :
- Phải xác định đúng mục tiêu của cuộc họp là gì, yêu cầu của cuộc họp là gì
? Khi xác định đúng các mục đích, u cầu của cuộc họp cán bộ cơng chức soạn thảo kế hoạch sẽ xác định được đúng hướng các nội dung cuộc họp, các nhiệm vụ cơng việc được tiến hành một cách chính xác nhất’.
- Các nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp phải được
xác định tại kế hoạch để thuận tiện cho q trình tiến hành thực hiện các nội dung cơng việc chuẩn bị cho tổ chức cuộc họp.
- Sự phân công các nhiệm vụ được nêu trong kế hoạch tổ chức cuộc họp phải rõ ràng , cụ thể . Khơng có sự trùng lặp về đơn vị thực hiện cơng việc. Để tổ chức một cuộc họp thành công cần sự tham gia phối hợp của rất nhiều đơn vị, cá nhân chính vì vậy khi phân cơng đơn vị thực hiện các nhiệm vụ của cuộc họp rõ ràng, chính xác, có thể quy định thêm thời gian hồn thành cơng việc.