CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP
2.3. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội họp của phòng LĐ
2.3.2. Giai đoạn tiến hành
Hiện nay, tại UBND quận Cầu Giấy nói chung và phịng LĐ - TBXH quận nói riêng chưa có một văn bản nào hướng dẫn về những công việc hay một quy trình cụ thể nào trong khi cuộc họp hay cuộc hội nghị được diễn ra. Thay vào đó, ban tổ chức cuộc họp hay người chủ trì cuộc họp đó sẽ chủ động thơng báo với các cá nhân, đơn vị có liên quan đến việc thực hiện, điều hành các thiết bị cần thiết biết kịch bản của cuộc họp để các đơn vị căn cứ vào đó thực hiện và hồn thành nhiệm vụ được giao nhằm giúp cho cuộc họp được diễn ra thành công và thuận lợi nhất.
42
Trước ngày tổ chức cuộc họp 03 ngày, ban tổ chức có trách nhiệm đi kiểm tra về tiến độ thực hiện công việc, chất lượng các công việc mà đã phân công cho từng đơn vị. Bên cạnh đó, tiến hành thực hiện việc khớp khung chương trình và kết hợp với các bộ phận liên quan. Tại một số cuộc họp lớn, cần diễn tập thử để phát hiện ra thiết xót và đưa ra phương án bổ sung, sửa chữa sao cho kịp thời và đảm bảo sự thành công của cuộc họp.
Vào ngày tổ chức cuộc họp, ban tổ chức và người được phân công nhiệm vụ cần đến trước thời gian bắt đầu cuộc họp khoảng 2 giờ đồng hồ. Tại nơi diễn ra cuộc họp, cán bộ được phân công phụ trách tiến hành kiểm tra một lần cuối nhằm đảm bảo sự thành công của cuôc họp. Đặt biệt cần kiểm tra hệ thống âm thanh, máy chiếu, tài liệu,... Tránh các trường hợp có thể xẩy ra như: mất điện, tài liệu cịn thiếu,...