MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN TR Ị NNL TẠI CƠNG TY CP DV DL CHỢ LỚN
3.2.2.2 Xây dựng bản mơ tả cơng việc cho các chức danh
Trên cơ sở phân tích cơng việc, dịng cơng việc và đặc điểm kinh doanh của Cơng ty, khả năng NNL cĩ thể tuyển dụng, xây dựng hệ thống bản mơ tả cơng việc, bản mơ tả cơng việc là tài liệu để áp dụng vào quá trình tuyển chọn, sử dụng bố trí nhân viên. Bản mơ tả cơng việc được thiết lập với các chức danh sau:
- Chức danh quản lý cấp cao gồm Tổng giám đốc và Phĩ tổng giám đốc. - Các chức danh quản lý cấp 1 gồm các chánh văn phịng trưởng phịng tổ
chức và phĩ văn phịng kiêm kế tốn trưởng Cơng ty, giám đốc/ trưởng văn phịng chức năng, giám đốc chi nhánh, giám đốc ban quản lý dự án.
- Các chức danh quản lý cấp 2: Quản đốc, trưởng phịng bộ phận, giám sát thuộc chi nhánh.
- Các chức danh chuyên viên và nhân viên chuyên mơn kỹ thuật như: chuyên viên phịng chức năng, nhân viên chuyên mơn - kỹ thuật.
Ngồi ra, trong quá trình sản xuất kinh doanh cĩ thể cĩ chức danh hoặc nhiệm vụ mới cụ thể khác phát sinh, khi đĩ giám đốc chi nhánh hay trưởng phịng chức năng cĩ thể xây dựng hoặc bổ sung sửa đổi cho thích hợp. Tổng giám đốc là người phê duyệt bản mơ tả cơng việc.
Đểđổi mới cơ cấu và tạo cơ sở cho việc tổ chức, sắp xếp và sử dụng nhân sự
hợp lý, cĩ hiệu quả nhất … nhằm làm cho cơng tác quản trị nhân sự của Cơng ty luơn luơn đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra và đáp ứng nhu cầu nhân sự trong tương lai. Do đĩ, Cơng ty đều phải phân tích cơng việc để xây dựng một hệ thống bản mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn đánh giá cơng việc hồn thành.
Khi phân tích cơng việc phải xây dựng được bản mơ tả cơng việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc. Bản mơ tả cơng việc là văn bảng liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong cơng việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện cơng việc. Bản mơ tả cơng việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của cơng việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện cơng việc. Bảng tiêu chuẩn cơng việc là văn bảng
liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm cơng tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho cơng việc. Bảng tiêu chuẩn cơng việc giúp chúng ta hiểu được cơng ty
đang cần nhân viên như thế nào để thực hiện cơng việc tốt nhất.
Phân tích cơng việc cung cấp các thơng tin về những yêu cầu, đặc điểm của cơng việc như các hành động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế
nào và tại sao. Các loại máy mĩc, trang thiết bị, dụng cụ cần thiết nào cần thiết khi thực hiện cơng việc, các mối quan hệ với cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng và các cơ quan chức năng trong thực hiện cơng việc… Khơng biết phân tích cơng việc, nhà quản lý sẽ khơng thể tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận, cơ cấu trong Cơng ty, khơng thểđánh giá chính xác yêu cầu của các cơng việc, do đĩ, khơng thể
tuyển dụng được đúng nhân viên cho đúng cơng việc, khơng thể đánh giá được
đúng năng lực thực hiện cơng việc của nhân viên và do đĩ, khơng thể trả lương để
kích thích họ kịp thời, chính xác. Đặc biệt, phân tích cơng việc là cơng cụ rất hữu hiệu giúp Cơng ty mới thành lập hoặc đang cải tổ hoặc thay đổi về cơ cấu tổ chức, tinh giảm biên chế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Chính vì vậy, giải pháp này là một trong những giải pháp mang tính nền tảng
để chọn và sử dụng NNL trong Cơng ty cĩ hiệu quả nhất.
Tiêu chuẩn chức danh từng cơng việc cụ thể trong Cơng ty là chuẩn mực cơ bản cho việc tuyển dụng một cách cĩ kết quả, thực hiện quan điểm “từ yêu cầu tiêu chuẩn cơng việc để thu hút tuyển dụng người cĩ khả năng thực hiện cơng việc
đĩ” nhằm khắc phục căn bệnh của các Cơng ty nhà nước hiện nay là thừa những người khơng đáp ứng được yêu cầu cơng việc nhưng lại thiếu những người cĩ năng lực chuyên mơn giỏi đểđáp ứng tốt yêu cầu cơng việc.
Việc xây dựng tiêu chuẩn chức danh cơng việc này phải quán triệt sâu sắc nguyên tắc là căn cứ vào sự phân tích đánh giá sâu sắc các yêu cầu và nội dung cơng việc từng bộ phận phịng ban của từng đơn vị trên cơ sở quy mơ cơ cấu tổ
chức đã được lập, đểđịnh biên lao động một cách khoa học và riêng biệt: - Xác định từng bộ phận cần những chức danh gì?
- Cơng việc cụ thể của từng chức danh đĩ ra sao?
- Yêu cầu về mức độ hiểu biết trên các lĩnh vực như thế nào? - Mơ tả cụ thể các cơng việc phải làm và mức độ hồn thành.
Các tiêu chuẩn chức danh từ nhà quản trị cấp cao (Giám đốc và các Phĩ Giám đốc Cơng ty) đến các cán bộ quản trị cấp trung - điều hành nghiệp vụ chuyên mơn (trưởng - phĩ phịng) cho đến từng cán bộ, nhân viên phải rõ ràng, cụ thể và chính xác.
Nên tránh một thực tế là các chức danh yêu cầu trình độ chuyên mơn, kinh nghiệm và các phẩm chất cá nhân thì chung chung như nhau hoặc xây dựng các chức danh nhưng khơng áp dụng.
Cần phải gắn việc xây dựng tiêu chuẩn chức danh cơng việc với phương pháp và tư tưởng của Bộ tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000, liệt kê những gì sẽ làm; làm đúng những gì đã viết, đã cam kết; kiểm tra, kiểm sốt việc thực hiện, các hoạt động phịng ngừa và cải tiến … để làm sao phát huy được năng lực, khả
năng, lịng nhiệt tình với trách nhiệm cao nhất của mỗi người. Tiêu chuẩn chức danh cơng việc phải chuẩn xác, cụ thể để mỗi CBCNV đảm nhiệm chức danh đĩ phải hiểu được: chức trách, danh phận và vai trị của mình? Làm được, làm tốt các cơng việc gì? Tiến hành cơng việc như thế nào, phối hợp tổ chức quan hệ cơng tác với ai và ra sao?