IV. Khía cạnh Học tập và phát triển
3.2.1.2 Giải pháp về giảm chi phí kinh doanh
Đối với một đơn vị có doanh thu thấp như Cơng ty ĐLNT thì giải pháp giảm chi phí kinh doanh là giải pháp trọng tâm để tăng lợi nhuận. Để giảm chi phí kinh doanh, Cơng ty cần thực hiện tốt các giải pháp sau:
(1) Tối ưu hóa chi phí trong quản lý vận hành lưới điện
Công ty cần thực hiện tốt công tác duy tu, bảo trì, bảo dưỡng máy móc thiết bị; tổ chức kiểm tra, phát quang, vệ sinh sứ, thiết bị lưới điện đúng định kỳ; Công ty cần nghiên cứu xây dựng tiêu chuẩn VTTB phù hợp, đồng thời tổ chức kiểm soát tốt chất lượng VTTB đưa vào vận hành,....nhằm tăng tuổi thọ, hạn chế tới mức thấp nhất sự cố xảy ra làm giảm sản lượng điện tiêu thụ, tăng chi phí sửa chữa; Đầu tư đổi mới thiết bị lưới điện công nghệ hiện đại nhằm nâng cao tuổi thọ, giảm TTĐN.
Theo dõi chặt chẽ tình trạng vận hành của hệ thống lưới điện, có kế hoạch sửa chữa lớn định kỳ từ nguồn vốn sửa chữa lớn tài sản cố định do EVNSPC cấp nhằm hạn chế thấp nhất việc sử dụng chi phí sửa chữa thường xun.
(2) Tối ưu hóa chi phí trong cơng tác dịch vụ khách hàng
Phối hợp với các ngân hàng để triển khai thu tiền điện khách hàng hiệu quả hơn, tăng số lượng khách hàng thanh toán qua ngân hàng bằng các hình thức ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, trích tự động,... nhằm tiết kiệm chi phí thuê đại lý thu hộ.
Nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các khách hàng lớn để phối hợp các cấp có thẩm quyền thu hồi nợ trong trường hợp doanh nghiệp bị giải thể hoặc phá sản; báo cáo thường xuyên với lãnh đạo để ra quyết định xử lý kịp thời tránh tình trạng khách hàng nợ dây dưa kéo dài; có chính sách thưởng phạt cá nhân trong việc theo dõi xử lý nợ tiền điện.
Công tác dịch vụ khách hàng cần đơn giản các thủ tục hồ sơ giấy tờ nhằm tiết kiệm các khoản chi phí sử dụng; Thống nhất hồ sơ lưu trữ các mẫu biểu báo cáo trong chương trình CMIS giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận kế tốn từ cấp Cơng ty đến các Điện lực trực thuộc để khắc phục tình trạng lưu trữ q nhiều, từ đó giảm đáng kể nhu cầu sử dụng văn phịng phẩm cũng như diện tích kho lưu trữ hồ sơ.
Đẩy mạnh hình thức ghi chỉ số, gạch nợ bằng điện thoại di động nhằm hạn chế thấp nhất các sai sót từ khâu nhập chỉ số, kiểm tra chỉ số bất thường, chấm, xóa nợ, góp phần tiết kiệm nhân lực, thời gian trong công tác kinh doanh điện, góp phần giảm chi phí và tăng năng suất lao động; đẩy mạnh hình thức ghi và in hóa đơn giao ngay tại nhà khách hàng để giảm công đi lại.
Triệt để áp dụng chương trình e-office trong tồn Cơng ty, tiến tới áp dụng mơ hình văn phịng khơng giấy tờ. Mọi thông tin và văn bản được chuyển qua mạng nội bộ Công ty nhằm giảm đáng kể thời gian và chi phí văn phịng phẩm; thực hiện khốn chi phí điện, nước, xăng, dầu cho các đơn vị.
(3) Tối ưu hóa chi phí trong quản trị hàng tồn kho
Trước khi lập kế hoạch mua sắm vật tư thiết bị cho các cơng trình đầu tư xây dựng, sửa chữa lớn cần rà soát và sử dụng hết vật tư tồn kho; thanh xử lý kịp thời toàn bộ vật tư thiết bị kém, mất phẩm chất.
Thực hiện tốt công tác lập kế hoạch về nhu cầu vật tư thiết bị cần mua sắm hàng năm, tránh tình trạng đăng ký mua sắm dư thừa, chưa thật sự cần thiết.
Hiện nay, Công ty tổ chức mua sắm và nhận hàng thành 02 đợt/năm. Để giảm tồn kho mà vẫn đảm bảo VTTB cho sản xuất khi có nhu cầu, tác giả đề xuất Công ty nên thỏa thuận với các nhà cung ứng (là các đối tác tin cậy lâu năm của Công ty) để cung cấp vật tư thiết bị theo nhu cầu của Công ty, cụ thể: Công ty sẽ ký hợp đồng nguyên tắc mua sắm VTTB theo số lượng cả năm với giá không đổi nhưng sẽ nhận VTTB và thanh toán khối lượng theo nhu cầu thực tế từng quý.
Chủng loại VTTB đang vận hành trên lưới là khá nhiều, điều này làm cho số lượng VTTB dự phòng là khá lớn. Tác giả đề xuất trong thời gian tới Công ty cần điều chỉnh lại tiêu chuẩn VTTB vận hành theo hướng giảm bớt chủng loại nhằm giảm thiểu đến mức có thể số lượng VTTB tồn kho, cụ thể như: 1) khi xây dựng mới trạm biến áp, chỉ chọn công suất 250kVA hoặc 400kVA đối với máy biến áp 3 pha và công suất 50kVA hoặc 75kVA cho MBA 1 pha, như vậy số lượng MBA dự phòng sẽ giảm đi đáng kể; 2) đối với cáp điện chỉ sử dụng các cỡ dây 240mm2, 120mm2, hoặc 70mm2; 3) giảm bớt chủng loại đà đỡ đường dây, sứ cách điện, phụ kiện,…
(4) Tối ưu hóa chi phí trong đầu tư xây dựng
Củng cố nhân lực làm công tác đầu tư: tổ chức đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ về đầu tư xây dựng nhằm nâng cao năng lực thiết kế, thẩm tra, giám sát, quản lý, giám sát các dự án.
Trong từng giai đoạn của dự án phải làm đúng ngay từ đầu, nhất là khâu khảo sát, điều tra lập phương án đầu tư phải khảo sát đúng, chính xác về khối lượng, vị trí nhằm đảm bảo chất lượng của phương án đầu tư; thiết kế-dự toán phải thực hiện đúng theo phương án đầu tư, đúng yêu cầu kỹ thuật, đạt chất lượng, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả; thực hiện tốt và chính xác các khâu đấu thầu, thương thảo và ký kết hợp đồng, giám sát thi công chặt chẽ và nghiệm thu quyết toán đúng quy định.
Thực hiện việc dồn các hạng mục cơng trình nhỏ thành cơng trình có quy mơ hợp lý để tiết kiệm chi phí quản lý dự án.
Tăng cường kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác đầu tư xây dựng: tổ chức kiểm tra một cách có hệ thống, ngay từ khâu chuẩn bị đầu tư đến khâu quyết
tốn cơng trình; thực hiện đánh giá đúng năng lực của các đơn vị tư vấn thiết kế, khơng giao cơng trình cho những đơn vị tư vấn yếu kém; cương quyết phạt những trường hợp đơn vị tư vấn gây phát sinh, lãng phí; thực hiện việc đánh giá các đơn vị thi cơng trình sau mỗi dự án để loại những nhà thầu thi công yếu kém.
Áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý đầu tư xây dựng: xây dựng bộ cơ sở dữ liệu và phần mềm thiết kế, lập dự tốn các cơng trình điện; thực hiện tốt phần mềm quản lý đầu tư của EVNSPC.