bắt buộc đến năm 2015 TTNămSố đơn vị
3.3.3.2. Xây dựng hệ thống giám sát
Cơ quan BHXH cần khuyến khích phát triển hình thức tự giám sát:
- Tự giám sát được thực hiện ngay trong nội bộ BHXH , trong mỗi bộ phận liên quan đến hoạt động thu BHXH thường xuyên tự đánh giá, các bộ phận giám sát lẫn nhau nhằm mục đích tự phát hiện ra những bất cập để trên cơ sở đó tiến tới hồn thiện.
- Tự giám sát được thực hiện ngay tại đơn vị sử dụng lao động: NLĐ cần được cơ quan BHXH cung cấp thơng tin đầy đủ về tình hình đóng BHXH của chủ SDLĐ để NLĐ tự giám sát việc chủ SDLĐ đã đóng BHXH cho mình có đầy đủ hay khơng. Cùng với hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, nối mạng tồn hệ thống, NLĐ có thể tự truy vấn kiểm tra được vấn đề đóng BHXH, sự di chuyển của dòng tiền..
- Hệ thống giám sát được thiết lập để cung cấp các thơng tin chính xác về chủ SDLĐ không thực hiện trách nhiệm pháp lý trong việc nộp các khoản đóng góp cho cơ quan BHXH. Phải nhấn mạnh rằng, chỉ có sự trợ giúp của hệ thống công nghệ thông tin hiện đại thì cơ quan BHXH mới có thể thực hiện hiệu quả nhiệm vụ giám sát này. Một hệ thống quản lý thủ công sẽ không vào các khoảng thời gian đã định trước, giả sử hàng tháng hoặc hàng quý, tổng số tiền trong danh sách thu BHXH sẽ được đối chiếu và khớp với số tiền thu được thực tế trong cùng một giai
đoạn. Thao tác đặc biệt này không được chậm trễ để bất kỳ sai lệch nào cũng có thể được phát hiện và sửa chữa kịp thời. Trong một môi trường công nghệ thông tin hiện đại với sự nối mạng toàn hệ thống với tốc độ đường truyền cao, quy trình khớp số liệu sẽ in ra một báo cáo bao gồm tất cả các thông tin sau cho từng chủ SDLĐ được xuất hiện trong tài khoản tương ứng của họ:
- Số tiền trong danh sách kê khai đóng phí BHXH ít hơn số tiền nộp thực tế, chỉ ra một sự sai lệch trong việc cung cấp danh sách thu;
- Khơng có một danh sách kê khai đóng BHXH được gửi và khơng có sự chuyển tiền trong một giai đoạn quy định, chỉ ra là có sự chủ định vi phạm chính sách BHXH, trốn đóng BHXH.
Các báo cáo khớp số liệu phải ngay lập tức được thẩm định bởi các giám sát viên được đào tạo để phát hiện các lỗi có thể xảy ra trong việc gửi danh sách kê khai đóng BHXH hoặc kết quả chuyển tiền và trong trường hợp có lỗi thì sẽ được sửa chữa kịp thời. Trong các trường hợp khơng tìm ra lỗi, một thơng báo bằng văn bản sẽ được gửi tới chủ SDLĐ liên quan để yêu cầu chuyển số tiền chưa được nộp cho cơ quan BHXH. Nếu có bất kỳ sự giải thích nào về sự sai lệch trong giao dịch chuyển tiền, cơ quan BHXH sẽ gọi điện trực tiếp cho chủ SDLĐ.
Nếu biện pháp này được thực hiện mà khơng có sự phản hồi thỏa mãn từ phía chủ SDLĐ có liên quan, vấn đề này phải được chuyển sang cho bộ phận thanh tra để thẩm định và giải quyết.
Khi khoản nợ BHXH lớn, việc trả theo từng đợt có thể được chấp thuận nhưng phải theo một số điều kiện nhất định để đảm bảo việc thanh toán của chủ SDLĐ vi phạm trong khi cùng thời điểm cho phép chủ SDLĐ có thể nộp các khoản đóng góp hiện tại.