Đối với việc kiểm soát chứng từ, sổ sách TTPP cũng tiến hành đánh số trước, lien tục chứng từ. Phiếu nhập kho, điều chuyển kho,... được đánh số theo thứ tự tên viết tắt.TTPP.năm.tháng.thứ tự, ví dụ: N.TTPP.20.01.0050; DC.TTPP.20.01.0050;... làm cơ sở ghi chép sổ sách, đối chiếu, thuận tiện truy cập, hạn chế gian lận. Biểu mẫu chứng từ thiết kế cung cấp đầy đủ thông tin cho thực hiện mua hàng và tiến hành thanh tốn, được ban hành bởi phịng Tổng hợp, đề xuất mẫu tự bộ phận Tài chính. Q trình ln chuyển chứng từ mua hàng, thanh tốn từ phịng PTKD sang phịng Tài chính đều được xem xét, kiểm sốt kỹ càng từ nhân viên mua hàng, kế toán nhập hàng đến trưởng phịng và phó Giám đốc trung tâm.
Định kỳ hàng q, kế tốn hàng hóa sẽ xuống kho để kiểm kê. Số liệu kiểm kê sẽ được lập thành biên bản kiểm kê, có chữ ký của Thủ kho, kế tốn hàng hóa, trưởng phịng Tài chính, Giám đốc.
57
3.2.4. Thơng tin và truyền thông
Thứ nhất về thơng tin, ngồi sự tham gia của các bộ phận vào chu trình mua
hàng – thanh tốn thì thơng tin kế tốn được xem xét là ảnh hưởng mạnh đến hiệu lực kiểm soát. Cụ thể, với hoạt động mua hàng, bộ phận kế tốn có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ mua hàng đảm bảo sự hợp pháp và tính hiệu lực của chứng từ. Để làm được thế, Trung tâm Phân phối đã ban hành những biểu mẫu chứng từ, kiểm soát các mẫu biên bản liên quan đến mua hàng như: Sau khi hàng thơng quan về nhập kho, có biên bản bàn giao hàng hóa, phịng PTKD sẽ in bộ chứng từ nhập hàng gồm: (1) Yêu cầu đặt hàng; (2) Giải trình nhập hàng; (3) Hợp đồng mua hàng; (4) Hóa đơn mua hàng: số lượng, giá cả, mẫu mã, chủng loại…; (5) Đề nghị nhập Kho; (6) Biên bản bàn giao hàng hóa. Hàng nhập khẩu sẽ thêm: (8) Packing list; (9) Hợp đồng vận chuyển/Hóa đơn cước vận chuyển; (10) Hợp đồng bảo hiểm/ Hóa đơn bảo hiểm; (11) Tờ khai hải quan; (11) Bảng tính giá vốn hàng nhập kho.
Nghiệp vụ mua hàng, nhập hàng, quản lý hàng hóa, thanh tốn được các phịng ban chuyên trách ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chi tiết, biểu mẫu chứng từ đi kèm cũng được phổ biến tới nhân sự liên quan.