CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
2.2. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán
2.2.2. Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro bao gồm nhận diện và đối phó với rủi ro. Rủi ro có thể được hạn chế nếu Ban quản lý có thể lập kế hoạch, hành động xử lý rủi ro hoặc chấp nhận rủi ro trên cơ sở chi phí và lợi ích. Rủi ro có thể đến từ cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Các mâu thuẫn về chiến lược, mục đích của doanh nghiệp; nhà quản lý thiếu minh bạch; chất lượng nguồn nhân lực thấp (con người, thiết bị); thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp là những rủi ro có thể phát sinh bên trong doanh nghiệp. Các nhân tố bên ngoài tạo rủi ro cho doanh nghiệp kể đến như: môi trường kinh doanh, nền kinh tế thay đổi; các tác động từ nhà cung cấp, khách hàng.
Quy trình đánh giá rủi ro gắn với 4 nguyên tắc:
Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu một cách cụ thể, tạo điều kiện cho việc nhận dạng và đánh giá rủi ro liên quan đến việc đạt được mục tiêu.
Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng các rủi ro đe dọa mục tiêu của đơn vị và phân tích rủi ro để quản trị các rủi ro này.
Nguyên tắc 8: Đơn vị cân nhắc khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro đe dọa đạt được mục tiêu.
20
đáng kể đến hệ thống kiểm soát nội bộ .
Quy trình đánh giá rủi ro bắt đầu từ việc xác định rủi ro kinh doanh, ước tính các mức độ của rủi ro. Từ đó, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro gian lận và quyết định các hành động thích hợp với rủi ro.
21
Bước 1: Nhận dạng rủi ro
Rủi ro có thể xảy ra trong chu trình mua hàng – thanh toán đến từ cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp: Đối với mua hàng: Yêu cầu mua hàng không đúng với nhu cầu thực tế, xuất phát từ người không có thẩm quyền mua; Bộ phận mua hàng gian lận trong việc đặt hàng, sử dụng hàng đặt cho mục đích riêng, có thể trình hóa đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó; Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng: số lượng, chất lượng, quy cách. Hàng về không kịp tiến độ dẫn đến giao hàng chậm bị phạt; Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hóa đơn ghi sai số lượng, tên hàng hóa, dịch vụ. Hủy hóa đơn mà không thông báo, thu hồi hóa đơn; Trả nhầm lô hàng mua; Đối với thanh toán: Khi thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi có thể ghi nhầm nhà cung cấp hoặc chữ ký, ủy quyền không đúng, bị thanh toán 2 lần liên tiếp,...; Đến hạn trả tiền nhưng không có hoặc không đủ tiền trả, trả nhầm giá so với thỏa thuận; Trả tiền nhầm nhà cung cấp.
Bước 2: Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và ước tính mức độ xảy ra rủi ro
Cần phân loại rủi ro: Rủi ro môi trường kinh doanh; Rủi ro hoạt động; Rủi ro tuân thủ, để khoanh vùng xác định nguyên nhân xảy ra rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra, mức độ của rủi ro.
Bước 3: Biện pháp đối phó
Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro là tiền đề cho việc thiết kế những biện pháp đối phó với rủi ro. Mức độ rủi ro cao: tập trung nguồn lực để kiểm soát. Mức độ rủi ro trung bình, mức độ rủi ro thấp: phân bổ nguồn lực kiểm soát hợp lý. Đánh giá rủi ro có tác động thuận với hiệu quả hoạt động của đơn vị, đánh giá đúng, kịp thời đưa ra biện pháp sẽ làm tăng hiệu quả và ngược lại. Nhất là doanh nghiệp thương mại, luôn có nhiều rủi ro xảy ra nên càng cần tăng cường, tập trung đánh giá rủi ro, nhận diện rủi ro ngay từ khi vấn đề chưa phát sinh để xây dựng, thiết kế các quy trình, quy định để ngăn chặn, giảm thiểu rủi ro. Ngoài sự tác động của môi trường bên trong doanh nghiệp thì sự tác động từ bên ngoài doanh nghiệp cũng có khả năng ảnh hưởng đến việc đánh giá rủi ro nên khi thiết kế kiểm soát cần lưu tâm tới những khả năng tác động từ bên ngoài.
22