CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
2.2. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán
2.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động, xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Ảnh hưởng lớn bởi nhân tố con người, bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc của tổ chức cung cấp nền tảng cho việc thực hiện KSNB.
Môi trường kiểm soát được thiết kế theo các nguyên tắc:
Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện được cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức.
Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị chứng minh được sự độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB.
Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 4: Đơn vị phải thể hiện sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Các yếu tố cấu thành nên môi trường kiểm soát bao gồm: Thứ nhất là Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực, các giá trị đạo đức: Ban Giám đốc cần có những nhận thức về liêm chính, đạo đức nghề nghiệp và ban hành, phổ biến những nhận thức đó đến cho toàn thể nhân viên. Loại bỏ, hạn chế tối đa những hành động dung túng, xúi giục cấp dưới tham gia, thực hiện những hành vi bất chính, bất hợp pháp, phi đạo đức bằng những hành động quyết liệt, những tấm gương tiêu biểu. Mọi nhân sự trong đơn vị cần có những nhận thức về liêm chính, đạo đức nghề nghiệp về mua hàng – thanh toán, không nên có tư tưởng, hành động gian lận, kiếm lợi cá nhân.
18
lực để đảm bảo chất lượng đầu ra của công việc, sản phẩm. Nhân sự tham gia mua hàng cần có những hiểu biết về hàng hóa đặt mua, thị trường mua bán, nhân sự thanh toán cần nắm bắt những quy định về hóa đơn, ngân hàng,... để đảm bảo chất lượng đầu ra của công việc như mua hàng đúng, thanh toán kịp thời, chuẩn xác,... Nhân sự tham gia thanh toán cũng nên được trang bị kiến thức liên quan đến ngân hàng, chiết khấu,… để có thể đề xuất, thực hiện những phương án, kế hoạch thanh toán có lợi cho doanh nghiệp.
Thứ ba là Sự tham gia của ban quản trị: Được xem xét trên các yếu tố: Kinh nghiệm và khả năng của ban quản trị; tính độc lập của họ với nhà quản lý, kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên bên ngoài; kinh nghiệm và khả năng giám sát các hoạt động của đơn vị; thông tin mà họ nhận được. Ban Giám đốc đơn vị cần có những kỹ năng và kinh nghiệm quản trị, khả năng giám sát các hoạt động kinh doanh, phân tích những thông tin về tài chính, kinh tế. Họ cũng nên giữu quan điểm, thái độ độc lập với kiểm toán để có thể đưa ra những quyết định khách quan.
Thứ tư là Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Được thể hiện thông qua quan điểm, thái độ và hành động của Ban Giám đốc đối với việc lập và trình bày báo cáo tài chính, họ cần có sự cầu toàn, chính xác trong việc chỉ đạo, giám sát việc lập và trình bày báo cáo tài chính. Cách tiếp cận quản lý, chấp nhận, đương đầu với rủi ro kinh doanh, nắm bắt những cơ hội mua hàng cũng như thời điểm thanh toán phù hợp. Thay đổi nhân sự ban Giám đốc sẽ có thể dẫn tới sự thay đổi lớn trong môi trường kiểm soát.
Thứ năm là Cơ cấu tổ chức: Phụ thuộc một phần vào quy mô tổ chức và đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp. Quyền lực tập trung hay phân tán. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo ra môi trường kiểm soát tốt, xuyên suốt các cấp của doanh nghiệp. Nó phản ánh qua việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ cho con người trong tổ chức; sự kiểm soát, phối hợp, hợp tác, chia sẻ thông tin trong tổ chức.
Thứ sau là Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Làm rõ trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân, mục tiêu của tổ chức, sẽ giúp họ hiểu được giá trị của
19
mình từ đó tiếp cận, hành động, đóng góp cho tổ chức một cách chủ động, tích cực.
Cuối cùng là Chính sách và thông lệ về nhân sự: Liên quan đến hoạt động tuyển dụng, định hướng, đào tạo, đánh giá, thăng tiến nhân viên, lương, thưởng, kỷ luật. Các doanh nghiệp thương mại thường có nhiều chính sách liên quan đến tuyển dụng, đào tạo nhân sự rất hấp dẫn với người ứng tuyển.
Một môi trường kiểm soát hoàn hảo là một lợi thế của doanh nghiệp giúp bước đầu giảm thiểu rủi ro, nhưng nó không đảm bảo ngăn chặn hoàn toàn rủi ro. Môi trường kiểm soát tốt là một lá chắn bảo vệ doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp thương mại kinh doanh dựa trên lợi nhuận chuyển giao, phân phối hàng hóa. Giúp doanh nghiệp giảm được rủi ro, quyết định tính hiệu lực, hiệu quả của KSNB.