CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
2.2. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán
2.2.3. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể, đánh giá tính hiệu lực của KSNB trong từng giai đoạn, gồm: soát xét thực hiện, xử lý thông tin, kiểm soát vật chất, phân tách trách nhiệm.
Nguyên tắc thể hiện:
Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát để giảm thiểu rủi ro (đe dọa đến việc đạt được mục tiêu) xuống mức thấp có thể chấp nhận được.
Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát chung đối với công nghệ nhằm hỗ trợ cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị
Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai các hoạt động kiểm soát thông qua chính sách và thủ tục kiểm soát.
Các nguyên tắc thiết kế hoạt động kiểm soát:
Nguyên tắc toàn diện: Hệ thống kiểm soát phải được thiết kế bao trùm các nghiệp vụ của doanh nghiệp, thường xuyên thay đổi, sửa chữa cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Nguyên tắc 4 mắt: bất kỳ hoạt động nghiệp vụ nào cũng có hai người cùng tiến hành (một thực hiện, một duyệt), phụ thuộc vào mức độ sai phạm xảy ra nhiều hay ít mà lựa chọn nhiều người hơn.
Nguyên tắc cân nhắc lợi ích – chi phí: cân nhắc giữa lợi ích và chi phí của hoạt động kiểm soát sao cho lợi ích đem lại cao nhất mà chi phí bỏ ra lại thấp nhất.
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Trong một tổ chức có nhiều người tham gia thì các công việc cần phải được phân công cho tất cả mọi người, không để trình trạng một số người làm quá nhiều việc trong khi một số khác lại không có người làm.
23
hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và hành vi lạm dụng quyền hạn.
Soát xét thực hiện được thực hiện thông qua việc đối chiếu, so sánh những hoạt động của đơn vị với quy trình quy định để kịp thời điều chỉnh, sửa chữa nghiệp vụ, thưởng, phạt cá nhân, bộ phận. Thực hiện kiểm soát, xem xét xét yêu cầu mua hàng, giải trình mua hàng bằng chứng về sự phát sinh mua hàng hay sự hiện hữu của hàng hóa. Đơn đề nghị mua hàng chuyển cho bộ phận phụ trách mua hàng, để kiểm soát tốt thì bộ phận này sẽ độc lập với các phòng ban khác và chịu trách nhiệm mọi nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ từ bên ngoài. Thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết trong quá trình mua hàng để đảm bảo quyền lợi của đơn vị nếu phát sinh tranh chấp sau này. Khi hàng được vận chuyển đến điểm giao hàng đã thỏa thuận trước, bộ phận nhận hàng sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán để kiểm tra thực tế về quy cách, số lượng và chất lượng hàng hóa. Nếu phát hiện điểm không đúng, bộ phận mua hàng có quyền từ chối và thực hiện thủ tục trả lại hàng. Đại diện hai bên sẽ lập biên bản trả lại hàng, nêu rõ lý do trả lại và ký xác nhận. Khi thanh toán cũng cần đạt mục tiêu trả đúng nhà cung cấp, hàng đã mua với giá đã thỏa thuận; trả đủ số thật nợ nhà cung cấp, kịp thời hạn thanh toán đã cam kết với nhà cung cấp.
Liên quan đến xử lý thông tin cần kiểm soát ủy quyền, phê duyệt, chứng từ sổ sách và người kiểm tra không phải là người thực hiện nghiệp vụ. Việc ủy quyền, phê duyệt được thể hiện bằng văn bản được ban hành và chuyển công văn đến bộ phận, người được ủy quyền, phê duyệt. Ví dụ như: Trưởng phòng tài chính được ủy quyền ký phiếu chi dưới 50 triệu; hợp đồng trên 10 tỷ phải được phê duyệt bởi Giám đốc Công ty trước khi phòng ban đi ký kết;... Về kiểm soát chứng từ, sổ sách được ghi chép rõ trên các quy trình, quy định. Kiểm soát sổ sách bao gồm việc kiểm soát: thiết kế, ghi chép, bảo quản và lưu trữ sổ sách. Phải ghi nhận và báo cáo được chi tiết tình hình nhập – xuất – tồn của từng vật tư của bất kỳ thời kỳ nào vào bất cứ thời điểm nào. Tình hình công nợ phải trả đối với nhà cung cấp, từng nhà cung cấp, cùng với việc phân tích tuổi nợ, hạn mức tín dụng tối đa được hưởng, khả năng chấp nhận của nhà cung cấp,... cũng cần phải nắm bắt kịp thời, đúng, đủ và rõ ràng. Kiểm soát chứng từ qua việc nhìn nhận: Chứng từ có được đánh số trước, liên tục; Có biểu mẫu chứng từ không; Chứng từ chưa sử dụng thì có những quy định gì; lưu
24
chuyển chứng từ theo quy trình; Bảo quản, lưu trữ chứng từ như thế nào? Cuối cùng, tất cả các nghiệp vụ cần được kiểm tra trước và sau khi xảy ra bởi người không thực hiện nghiệp vụ để đảm bảo kiểm soát độc lập.
Kiểm soát vật chất là hành động kiểm soát tài sản, thiết bị của đơn vị bằng cách hạn chế tiếp cận tài sản, kiểm kê tài sản định kỳ, đột xuất, sử dụng các thiết bị để nâng cao tính chính xác, giám sát các hoạt động của đơn vị. Căn cứ vào các chứng từ liên quan: Yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao hàng hóa, hóa đơn kế toán hàng hóa sẽ ghi nhận nghiệp vụ vào sổ chi tiết hàng hóa. Hàng hóa thực nhận sẽ do bộ phận kho lưu trữ, bảo quản. Định kỳ kiểm kê hàng hóa để kiểm soát số thực tế và số trên sổ sách.
Phân tách trách nhiệm bao gồm phân công, phân nhiệm và bất kiêm nhiệm. Công việc nên được chia các phần hành cho các bộ phận, cho từng người trong bộ phận để chuyên môn hóa công việc, dễ nhìn nhận sai sót, giảm rủi ro gian lận. Không nên để một cá nhân nắm tất cả các khâu của một nghiệp vụ, không cho phép kiêm nhiệm giữa một số chức năng để ngăn ngừa các sai phạm (nhất là sai phạm cố ý) và lạm dụng quyền hạn. Công việc mua hàng – thanh toán nên chia đều cho các bộ phận, cho từng người trong bộ phận để chuyên môn hóa, phân tách trách nhiệm, ngăn ngừa việc gian lận trong mua hàng, thanh toán. Ví dụ: không kiêm nhiệm người mua hàng và người thanh toán.
Bảng 2.1: Một số kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán
Rủi ro thường gặp Hoạt động kiểm soát
Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế
Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (Báo cáo bất thường).
Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả…
Đưa ra quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa (Phê duyệt). Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (Đối chiếu)... Trả tiền hàng trước khi
hàng được chấp nhận Chỉ trả tiền khi có đủ các chứng từ nhận hàng hợp lệ (Phê duyệt) Trả tiền hàng không
đúng hạn
Phê duyệt cam kết trả tiền . Theo dõi kế hoạch tiền mặt.
Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Kiểm tra, theo dõi). Phê duyệt trả tiền và số tiền trả.
Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo
Đối chiếu giữa bộ phận kế toán, bộ phận giao hàng, bộ phận kho và nhà cung cấp.
25
cáo về biến động bất thường,...