CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
3.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Chi Nhánh Công ty TNHH NN MT
3.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Trung tâm Phân phối tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, đây là mô hình thống nhất giữa chỉ huy và chuyên môn hóa, theo mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng. Giám đốc đơn vị điều hành chung và ủy quyền cho các Phó Giám đốc chuyên trách các bộ phận, điều hành xử lý và giải quyết những việc được Giám đốc ủy quyền, các Phó Giám đốc chịu trách nhiệm
34
trước Giám đốc và pháp luật những nhiệm vụ được uỷ quyền. Các phòng ban, trung tâm, chi nhánh liên tục được cấu trúc, tổ chức lại theo đúng thực tiễn đời sống sản xuất kinh doanh từng giai đoạn, với mô hình ngày càng phẳng hơn, tinh gọn hơn; dòng chảy công việc và luồng điều hành rõ ràng, chặt chẽ, thực sự đóng vai trò là cơ quan tham mưu giúp việc cho Đảng uỷ Ban Giám đốc lãnh đạo điều hành đơn vị, tổ chức kinh doanh có hiệu quả.
Sơ đồ 3.1: Mô hình cơ cấu bộ máy tổ chức của Chi nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối
(Nguồn: Phòng Tổng hợp – Trung tâm Phân phối)
Bộ máy tổ chức của TTPP bao gồm:
+ Khu vực Phía Bắc gồm có 03 phòng ban và 02 bộ phận: Phòng kinh doanh sản phẩm mới, phòng kinh doanh điện thoại di động, phòng kinh doanh công nghệ
35
thông tin và bộ phận kho, bộ phận đảm bảo.
+ Khu vực Phía Nam gồm có 02 phòng ban và 02 bộ phận: Phòng kinh doanh điện thoại di động, phòng kinh doanh công nghệ thông tin và bộ phận kho, bộ phận đảm bảo.
+ Toàn quốc gồm có 03 phòng ban: Phòng Kế toán, phòng Phát triển Kinh doanh, phòng Tổng hợp.
Nhiệm vụ các phòng ban trong TTPP:
+ Phòng kinh doanh sản phẩm mới: Phụ trách phân phối sản phẩm điện thoại di động IPHONE và tìm kiếm sản phẩm mới khác để cung cấp thêm trên thị trường.
+ Phòng kinh doanh điện thoại di động: Phụ trách phân phối sản phẩm điện thoại VIVO, HUAWEI, NOKIA.
+ Phòng kinh doanh công nghệ thông tin: Phụ trách phân phối thiết bị APC, DELTA, HP, PURESTORAGE, VERTIV...
+ Phòng phát triển kinh doanh (PTKD): Lập kế hoạch kinh doanh và lên phương án triển khai kinh doanh các sản phẩm dịch vụ của Trung tâm Phân phối. Ngoài ra, phòng còn có chức năng nhiệm vụ khác như (truyền thông marketing, tư vấn giải pháp kỹ thuật, đảm bảo hàng hóa nhập từ các hãng, làm các thủ tục nhập hàng, thanh toán các khoản chi phí logicstics…).
+ Phòng tổng hợp: Xây dựng quy chế lương, tham mưu cho ban giám đốc TTPP giải quyết các chế độ, chính sách liên quan đến người lao động (như nâng lương, nâng bậc, bảo hiểm, lương, kinh phí cố định, các khoản phụ cấp khác…), văn thư, tư vấn về pháp chế, đối nội, đối ngoại.
+ Phòng Tài chính - Kế toán: Thực hiện chức năng tài chính của TTPP, đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh. Thu thập, kiểm tra, xử lý và lưu giữ các loại chứng từ kế toán, hạch toán và ghi chép sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính theo quy định của Nhà nước về tài chính. Tham mưu và giúp cho ban giám đốc ttpp có những quyết định quan trọng về tình hình kinh doanh, kế hoạch phát triển, chiến lược cạnh tranh thông qua việc phân tích tình hình tài chính và hiệu quả kinh doanh
36
của từng bộ phận.
+ Bộ phận kho: Có nhiệm vụ quản lý kho hàng hóa, giao và nhận hàng hóa mỗi khi phát sinh việc giao và nhận hàng với đối tác.
+ Bộ phận đảm bảo: Có nhiệm vụ theo dõi và quản lý hóa đơn, công nợ, nhân sự, hành chính.
Mô hình tổ chức theo trực tuyến – chức năng sử dụng cả 3 loại quyền hạn là trực tuyến, tham mưu, chức năng. Mô hình này tạo nên ưu thế lớn là giảm bớt sự cứng nhắc của việc sử dụng chỉ một quan hệ trực tuyến trong tổ chức, đồng thời giảm thiểu áp lực cho nhà quản lý. Mặt khác, nó còn tận dụng được đội ngũ những cán bộ tham mưu, tư vấn có trình độ, có năng lực, giúp họ phát huy tính sáng tạo của mình. Bên cạnh đó, mô hình tổ chức theo từng khu vực, kinh doanh theo từng lĩnh vực có tác dụng phủ kín thị trường, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu thị trường, tăng cường sự quan tâm, chăm sóc khách hàng, nâng cao năng lực cạnh tranh và năng lực hoạt động của TTPP. Với việc sử dụng mô hình tổ chức hỗn hợp đã tạo được khả năng linh hoạt, khả năng thích ứng cao trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay. Tuy nhiên, khi sử dụng mô hình tổ chức này cũng có những hạn chế nhất định. Đó là cơ cấu trở nên phức tạp khó kiểm soát các hoạt động, các phòng, ban không thống nhất với nhau.
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại TTPP
Tháng 11/2015, TTPP chính thức là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị theo đúng yêu cầu của Bộ Tài Chính. TTPP đã xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình tập trung với tên gọi Phòng Tài chính Kế toán với các chức năng chính: Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo chế độ, chuẩn mực; Hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo chế độ, chuẩn mực và hướng dẫn của Tổng công ty; Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính; các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán công nợ, kiểm tra quản lý việc sử dụng tài sản, vật tư hàng hoá, văn phòng phẩm… nguồn vốn cấp phát, cho vay, tạm ứng; Phát hiện ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về chế độ kế toán tài
37
chính; Phân tích tổng hợp số liệu kế toán - tài chính của TTPP để lập báo cáo tài chính, các báo cáo kinh tế khác đáp ứng yêu cầu quản lý của lãnh đạo đơn vị; Xây dựng dự toán, kế hoạch tài chính cho các loại nghiệp vụ kinh tế tài chính ngắn hạn, trung hạn, dài hạn; Kiểm kê tài sản, vật tư hàng hoá…của TTPP theo chế độ, yêu cầu quản lý; Bảo quản, lưu trữ tài liệu theo luật, chế độ quy định của đơn vị.
Phòng Tài chính Kế toán của TTPP gồm 11 người, được phân công phụ trách các nghiệp vụ cụ thể như sau:
Sơ đồ 3.2: Mô hình cơ cấu bộ máy kế toán - Trung tâm Phân phối
(Nguồn: Phòng Tổng hợp – Trung tâm Phân phối)
Trưởng phòng Tài chính - Kế toán: Là người lãnh đạo phòng kế toán, đôn đốc, chỉ đạo các kế toán viên chấp hành các quy định về chế độ kế toán do Nhà nước ban hành, xây dựng quy chế tài chính, tổ chức hạch toán, lập các báo cáo tài chính, tham mưu tư vấn cho giám đốc chiến lược phát triển của đơn vị.
Kế toán tổng hợp: 01 người, có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện kế toán tài chính và kế toán quản trị các phần hành kế toán còn lại mà các bộ phận kế toán khác chưa thực hiện, đồng thời có nhiệm vụ tổng hợp các tài liệu, số liệu từ các phần hành kế toán khác cung cấp để lập báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.
38
Kế toán chi phí: 01 người với nhiệm vụ hạch toán và thanh quyết toán các khoản chi phí phát sinh (như chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, chi phí hoạt động thường xuyên và các khoản chi phí khác...) tại TTPP. Lập báo cáo quản trị khi ban giám đốc yêu cầu.
Kế toán doanh thu: 04 người, nhiệm vụ là duyệt các đơn hàng trên cơ sở chính sách giá của TTPP đã ban hành, xuất hóa đơn cho đối tác. Tập hợp, kiểm tra và hạch toán doanh thu lên phần mềm kế toán. Hỗ trợ và cung cấp số liệu thông tin kế toán cho phòng kinh doanh và các phòng ban liên quan.
Kế toán công nợ: 01 người kiểm soát công nợ phát sinh và lên kế hoạch thu nợ, đối chiếu công nợ với khách hàng. Tập hợp, kiểm tra và hạch toán công nợ khách hàng lên phần mềm kế toán. Theo dõi, đề xuất hạn mức công nợ, tín dụng cho các nhóm khách hàng. Mở LC, bảo lãnh ngân hàng.
Kế toán tiền lương, tài sản, công cụ dụng cụ, thuế, thủ quỹ: 01 người, nhiệm vụ kiểm tra, đối chiếu, hạch toán và thanh quyết toán chi phí lương, các khoản trích theo lương phát sinh trong kỳ cho người lao động. Hạch toán và phân bổ, trích khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ đúng theo quy định của Nhà nước. Cuối tháng lên kế hoạch kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ thực tế đồng thời phải chịu trách nhiệm phản ánh số lượng hiện trạng và giá trị sử dụng tài sản cố định hiện có; Tập hợp báo cáo thuế đầu vào và đầu ra cuối kỳ của các thành viên trong phòng từ đó lập báo cáo thuế nộp tờ khai theo quy định của cơ quan thuế. Kế toán thuế phải thường xuyên cập nhập chế độ, chính sách, thông tư theo quy định của Bộ tài chính để truyền thông chính sách thuế cho các thành viên trong phòng; Có trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt, theo dõi tình hình thu chi tiền mặt và đối chiếu tiền mặt tồn quỹ với kế toán chi phí hàng ngày.
Kế toán hàng hóa: 02 người (Mobile, CNTT) Kiểm tra bộ chứng từ nhập hàng nhận được từ phòng Phát triển kinh doanh, nhập hàng lên phần mềm kế toán. Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn và lập bảng kê nhập, xuất hàng dựa trên các chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Theo dõi công nợ phát sinh, làm đề nghị thanh toán, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
40
Chính sách kế toán
- Hiện tại, đơn vị đang áp dụng hệ thống báo cáo, sổ sách theo thông tư hướng dẫn số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014.
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng tại đơn vị là đồng Việt Nam. - Kỳ kế toán năm được bắt đầu từ ngày 01/01/N-31/12/N. - Hình thức kế toán áp dụng tại đơn vị là: Nhật ký chung.
- Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính giá hàng tồn kho xuất kho: Bình quân gia quyền. - Hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng: Tài sản cố định được phản ánh theo nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế.
- Nguyên giá tài sản cố định được xác định theo giá mua ghi trên hóa đơn và các chi phí trực tiếp khác có liên quan như chi phí: vận chuyển, lắp đặt chạy thử..
- Hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục 2.1) - Hệ thống mẫu biểu báo cáo gồm:
+ Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt. + Biên bản kiểm kê hàng tồn kho.
+Tờ khai thuế GTGT (bảng kê thuế GTGT bán ra, mua vào, bảng kê điều chỉnh)
+ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn; + Bảng cân đối kế toán;
+ Bảng cân đối phát sinh + Báo cáo kết quả kinh doanh; + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Báo cáo tài chính khác (nếu có)
TTPP căn cứ vào các công văn, quyết định, chỉ thị mới nhất của Bộ tài chính trên cơ sở tình hình thực tế tại đơn vị để vận dụng một cách thích hợp hệ thống sổ sách theo quy định của chế độ kế toán tài chính doanh nghiệp.
41
mẫu sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chung”, sử dụng phần mềm DSS để hạch toán nghiệp vụ và phần mềm Táo Quân để bán hàng. Phần mềm này giúp cho đơn vị khai thác thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc thu nhận được, kế toán các phần hành tiến hành xử lý, cập nhật số liệu phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, theo dõi liên tục đồng thời đối chiếu với các phần hành kế toán có liên quan vào cuối tháng, trước khi báo cáo cho kế toán tổng hợp. Sau đó kế toán tổng hợp kiểm tra và so sánh lại tất cả các phần hành kế toán viên đã báo cáo, thông báo các bộ phận xử lý chứng từ và lập bảng kê. Ngoài ra, đơn vị còn tổ chức ghi sổ chi tiết theo từng hoạt động kinh doanh, từng khoản mục chi tiết cũng như các tài khoản tổng hợp để có thể cung cấp thông tin kịp thời cho những đối tượng quan tâm.
Sơ đồ 3.3: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức “Sổ nhật ký chung”
42
Để bảo đảm cung cấp số liệu chính xác, kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh doanh, tiện kiểm tra hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc, công tác kế toán tại TTPP đã áp dụng phần mềm chương trình kế toán trên máy vi tính. Chương trình cho phép cập nhật số liệu ngay từ các chương trình ban đầu, qua hệ thống chương trình xử lý thông tin sẽ tự động luân chuyển vào hệ thống sổ chi tiết tài khoản, sổ cái tài khoản, các báo cáo về tình hình công nợ… Đây là chương trình kế toán máy, phần mềm kế toán do phòng công nghệ thông tin của Tập đoàn Quân đội Viettel tạo lập phù hợp với tính hình kế toán tại đơn vị và được áp dụng cho tất cả các đơn vị trực thuộc tập đoàn. Đối với các nhân viên kế toán, phần mềm kế toán này là một công cụ đắc lực không thể thiếu trong việc tập hợp các hoá đơn chứng từ và trong công việc hạch toán kế toán. Bên cạnh đó, kế toán còn sử dụng các phần mềm khác như Microsoft Word, Microsoft Exel... để lập các báo cáo tổng hợp kế toán như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ...
Hiện nay với nhiệm vụ và chức năng cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, đồng thời góp phần hiện đại hoá và nâng cao chất lượng công tác quản lý, công tác kế toán ở TTPP nói riêng và các doanh nghiệp bên ngoài nói chung đã được vi tính hoá với chu trình xử lý nghiệp vụ tương đối hoàn thiện.