Ngồi ra, những đơn hàng có trị giá trên 10 tỷ đồng cần làm tờ trình lên ban Giám đốc Cơng ty, phê duyệt mới được tiến hành đặt hàng. Qua đó, tránh được những rủi ro về nguồn vốn kinh doanh, đơn đặt hàng ảo.
52
Công việc đặt hàng từ nhà cung cấp do phòng Phát triển kinh doanh phối hợp cùng nhân viên Logitics của Trung tâm Xuất nhập khẩu. Trung tâm Xuất nhập khẩu hỗ trợ các thủ tục pháp lý với hải quan để đưa hàng về nước, kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng hàng hóa nhập về. Tuy nhiên, vẫn có tình trạng sai tên hàng hóa, dịch vụ do dịch văn bản cần xuất lại hóa đơn, khai thơng quan lại.
3.2.3. Hoạt động kiểm soát
Mọi hoạt động mua hàng, thanh tốn đều phải thực hiện theo quy trình, thủ tục đã ban hành. Thứ nhất là hoạt động mua hàng, ta có lưu đồ Quy trình thực hiện
giải trình đặt hàng như sau:
Lưu đồ 3.2: Quy trình thực hiện giải trình đặt hàng
(Nguồn: Phịng Tổng hợp TTPP)
Phịng PTKD nhận đơn đặt hàng dự án hoặc kế hoạch đặt hàng chi tiết: nhân viên đặt hàng phải kiểm tra và đảm bảo đầy đủ các thông số như: Mã hàng, mô tả sản phẩm, giá đặt hàng, phương thức vận chuyển, danh sách khách hàng dự kiến (với phân phối) hoặc hợp đồng kí kết với đại lý (với hàng dự án). Hàng hóa đặt về
53
phải đúng theo kế hoạch kinh doanh đã đặt ra. Khi có sự sai biệt của hàng hóa phát sinh trong quá trình đặt hàng (như hãng hết nguyên liệu, hãng thay đổi mô tả hoặc mã hàng), cần cân nhắc và xin ý kiến của Ban giám đốc/ trưởng phịng Kế hoạch kinh doanh để quyết định có tiếp tục đặt hay không?
Với hàng dự án, kiểm tra với kế tốn và ban giám đốc xem đã có đủ đặt cọc chưa. Nếu có rồi mới tiến hành đặt hàng. Hàng hóa đặt về phải đúng theo yêu cầu của dự án đặt ra cả về cấu hình kiểu dáng và mã hàng. Trong trường hợp phát sinh thay đổi do hãng (ví dụ: thay mã hàng, tăng - giảm cấu hình,…), cần báo lại cho các nhân viên kinh doanh phụ trách dự án để lấy xác nhận từ khách hàng xem có chấp nhận lấy hàng hóa thay đổi, hay khơng?
Đặt hàng: Với từng hãng/từng mặt hàng sẽ có các cách thức đặt hàng khác nhau như: đặt hàng trên hệ thống, đặt hàng qua email. Mỗi hàng sẽ có một hướng dẫn đặt hàng chi tiết của hãng.
Lưu đồ 3.3: Quy trình Logitics
54
Sau khi đặt hàng xong, cán bộ đặt hàng soạn thảo các hợp đồng ngoại theo mẫu của từng hãng và chuyển lại cho Sales Admin đầu vào trình kí giám đốc, scan chuyển trên ổ mạng chung của phòng kế hoạch kinh doanh (lưu trữ tại folder hợp đồng ngoại của các hãng). Sau khi hoàn tất các thủ tục đặt hàng và thanh tốn, đặt cọc (nếu có), căn cứ theo cam kết ra hàng của hãng, cán bộ đặt hàng sẽ làm việc trực tiếp với đội kinh doanh/ product manager/ logistics của hãng để giục hãng giao hàng đúng hoặc sớm hơn tiến độ.
Ngay sau khi có thơng tin ra hàng của hãng, cán bộ đặt hàng sẽ chuyển thông tin cho cán bộ logistics để theo dõi tiếp. Cán bộ logistics sẽ tiếp quản từ thời điểm này, yêu cầu hãng ra bộ chứng từ xuất nhập khẩu để chuẩn bị đặt chuyến về Việt Nam, làm các thủ tục Hải quan để nhận hàng về kho.
Sau khi hàng thơng quan về nhập kho, có biên bản bàn giao hàng hóa, phịng PTKD sẽ in bộ chứng từ nhập hàng chuyển sang phịng Tài chính. Kế tốn hàng hóa tiến hành đối chiếu, so sánh lại số liệu được cung cấp với tỷ giá ngân hàng, hóa đơn đầu vào với giải trình chi phí,... để kịp thời điều chỉnh sai sót. Tại TTPP, khi nhập thiết bị APC từ hãng Schneider thì có trường hợp hãng xuất hóa đơn khơng đúng giá tiền, khơng đúng tên hàng hóa, dịch vụ như đơn đặt hàng, kế tốn hàng hóa tiến hành lập biên bản hủy/điều chỉnh hóa đơn (trong trường hợp đã giao hàng), ký nhận 2 bên và xuất hóa đơn mới/hóa đơn điều chỉnh hàng hóa, dịch vụ. Khi kiểm tra giải trình đặt hàng, kế tốn hàng hóa so sánh, đối chiếu với giá, lượng nhập hàng hóa, dịch vụ cùng loại gần nhất để xem xét giá cả hàng mua về có bị cao q hay lượng tồn kho cịn quá nhiều để kịp thời xem xét lại giá mua, giá bán cho khách hàng và cân đối hàng tồn kho.
Thứ hai là hoạt động thanh tốn, tại đây, quy trình thanh tốn cũng được
55
Lưu đồ 3.4: Quy trình thanh tốn
(Nguồn: Phịng Tổng hợp TTPP)
Với các đơn hàng cần thanh toán trước, cán bộ đặt hàng sẽ chuyển hợp đồng cho cán bộ phụ trách thanh toán để làm các đề nghị thanh toán cho hãng. Cán bộ phụ trách thanh tốn sẽ làm tờ trình đề nghị thanh tốn trước, kẹp cùng với đơn đặt hàng, hóa đơn hàng hóa, dịch vụ và chuyển phịng tài chính cơng ty. Trong vịng 01 ngày, phịng tài chính cơng ty sẽ làm việc với ngân hàng và chuyển lại điện chuyển tiền cho cán bộ thanh toán và cán bộ đặt hàng. Ngay sau khi nhận được điện chuyển tiền, cán bộ đặt hàng chuyển cho hãng như một bằng chứng của việc thanh toán, hãng sẽ căn cứ vào điện chuyển tiền để cuối tháng, cuối quý đối chiếu các khoản chiết khấu thương mại, cơng nợ.
56
Kế tốn thanh tốn theo dõi cơng nợ với nhà cung cấp, trình ký đề nghị chuyển tiền lên Công ty để Công ty chuyển tiền tới đối tác cũng qua rất nhiều phịng ban, có sự ghi chép, lưu trữ số liệu thanh toán. Hàng quý làm đối chiếu công nợ với nhà cung cấp và đối chiếu số liệu tiền chuyển với phịng Tài chính Cơng ty.
Về xử lý thông tin, việc ủy quyền, phê duyệt được thực hiện quy củ, rõ ràng, chi tiết, công khai qua VOffice. Giám đốc trung tâm quản lý phịng Tài chính, phịng Kinh doanh và quản lý chung. Trưởng phịng tài chính được ủy quyền ký phiếu chi dưới 50 triệu đồng.