CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
2.2. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán
2.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả trong công ty, phục vụ thực hiện các mục tiêu kiểm soát. Thông tin và truyền thông cần được thực hiện xuyên suốt theo chiếu từ trên xuống và từ dưới lên, giúp cho mọi nhân viên nhận được những thông tin cần thiết và hiểu rõ thông điệp từ nhà quản lý.
Nguyên tắc được áp dụng:
Nguyên tắc 13: Đơn vị thu nhập, tạo lắp và sử dụng các thông tin thích hợp và có chất lượng nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ.
Nguyên tắc 14: Đơn vị truyền thông trong nội bộ các thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ.
Nguyên tắc 15: Đơn vị truyền thông với bên ngoài các vấn đề có tác động tới việc vận hành của kiếm soát nội bộ.
Thông tin phải được nhận diện, thu thập và trao đổi trong biểu mẫu và thời gian cho phép nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ. Thông tin chia thành 2 loại chính: Thông tin kế toán và thông tin phi kế toán. Thông tin kế toán là các quy định, thủ tục về kế toán mà đơn vị áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính, còn lại là hệ thống thông tin phi kế toán. Hệ thống thông tin kế toán thực hiện 2 chức năng là thông tin và kiểm tra thông qua:
Chứng từ như yêu cầu đặt hàng, giải trình mua hàng, đơn đặt hàng của khách hàng là những thông tin cơ bản bắt đầu cho chu trình mua hàng. Thông tin về nhu cầu mua hàng sẽ được cập nhật, phê duyệt. Tiến hành mua hàng và đến hạn thanh Hệ thống chứng từ kế
26
toán làm thủ tục thanh toán. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh được ghi lại trên các ứng dụng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, giải quyết các nghiệp vụ bị xử lý sai. Từ đó tổng hợp sổ sách kế toán như sổ chi tiết tài khoản, sổ quỹ tiền mặt,... và tổng hợp thành hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán.
Chứng từ sử dụng trong chu trình bao gồm: Phiếu yêu cầu mua hàng; Đơn đặt hàng; Hợp đồng mua bán; Biên bản bàn giao, kiểm nghiệm; Phiếu nhập kho; Hóa đơn; ....
Hình 2.2: Quy trình mua hàng – thanh toán
(Nguồn: Tài liệu môn học Kiểm soát nội bộ - TS.Đinh Thế Hùng)
Sổ sách kế toán sử dụng: Sổ chi tiết Tài khoản 331, 152, 153, 156, 632; Bảng tổng hợp công nợ, đối chiếu công nợ; Bảng cân đối phát sinh; Sổ chi tiết theo hợp đồng, đơn hàng;...
Tài khoản có thể sẽ sử dụng đến: Tài khoản về tiền (111,112), hàng tồn kho (152, 153, 156), Tài khoản tài sản (211, 213), Tài khoản chi phí, Tài khoản nợ phải trả,...
27
trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.1: Mục tiêu hệ thống kế toán
(Nguồn: Tài liệu môn học Kiểm soát nội bộ - TS.Đinh Thế Hùng)
Mục tiêu hệ thống kế toán gồm: (1) Tính có thực; (2) Sự phê chuẩn; (3) Tính đầy đủ; (4) Sự định giá; (5) Sự phân loại; (6) Tính đúng kỳ; (7) Chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
Chất lượng hệ thống thông tin, truyền thông đạt được khi:
Thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng về hàng hóa, thanh toán, công nợ,… cho ban lãnh đạo, người có thẩm quyền và người liên quan.
Truyền thông cho nhân viên ở mọi cấp độ đều hiểu, nắm rõ nội quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo thông tin được cung cấp chính xác, kịp thời. Thông tin truyền thông về chính sách mua hàng, thanh toán được ban hành, phổ biến đến từng nhân viên liên quan để hiểu và áp dụng.
Thiết lập các kênh thông tin nóng cho phép nhân viên báo cáo về hành vi, sự kiện bất thường cũng như lắp đặt các hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của người không có thẩm quyền.