CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
2.1. Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại và xuất
2.1.2. Bản chất, vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại và
mại và xuất nhập khẩu
Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 quy định: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan”.(Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, Thông tư số 214/2012/TT-BTC).
Tại Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13: “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra.”
Công trình nghiên cứu của AICPA (1949) định nghĩa: “KSNB là cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan và được chấp nhận và thực hiện trong một đơn vị để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý.”
COSO (1992) (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ cho rằng:
“KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu: (i) Báo cáo tài chính đáng tin cậy; (ii) Các luật lệ và quy định được tuân thủ; (iii) Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” Sau đó hơn 20 năm, cùng với sựu thay đổi của nền kinh tế, thị trường, COSO (2013) rút gọn: “KSNB là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị của doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảm bảo cho việc đạt được mục tiêu về
14
hoạt động, báo cáo và tuân thủ.”
Từ COSO (1992) đến COSO (2013) là cả một sự thay đổi lớn dựa trên những yêu cầu thực tiễn khách quan như toàn cầu hóa, thay đổi môi trường kinh doanh, bùng nổ công nghệ thông tin,… ảnh hưởng lớn đến những nhìn nhận, cách quản lý, đánh giá, ứng phó với rủi ro của nhà quản lý doanh nghiệp.
Như vậy, quan điểm về KSNB của COSO (2013) đưa ra đã bao quát được các nhìn nhận chính xác về KSNB. Tác giả rút ra một số đặc điểm cơ bản về KSNB.
Một là, KSNB là một quá trình xuyên suốt doanh nghiệp, là chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận, hoạt động của đơn vị. KSNB đạt được tính hữu hiệu khi không tách rời khỏi các hoạt động của doanh nghiệp.
Hai là, KSNB bị chi phối bởi con người, mà ở đây là nhà quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp, do hiện hữu ở chuỗi các hoạt động của doanh nghiệp, mà hoạt động do con người thực hiện.
Ba là, KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, tính hữu hiệu tiếp tục đạt được khi mỗi cá nhân hiểu rõ và thực hiện trách nhiệm cũng như quyền hạn của mình và thành viên khác trong doanh nghiệp.
Bốn là, KSNB đảm bảo sự hợp lý trong từng bước chuyển động của doanh nghiệp. Mỗi hoạt động của doanh nghiệp đều được kiểm soát tính tuân thủ, hợp lý, hợp lệ, bảo vệ doanh nghiệp tránh những rủi ro không đáng có.
Năm là, KSNB giúp doanh nghiệp đạt được 3 nhóm mục tiêu: (i) Mục tiêu về hoạt động: tính hiệu năng và hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực. Kiểm soát nội bộ được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp, len lỏi vào các hoạt động hàng ngày tại đây. Vì thế, KSNB cho thấy sự hữu hiệu và hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực.; (ii) Mục tiêu về báo cáo: Tính trung thực của báo cáo tài chính và báo cáo phi tài chính. Kiểm soát nội bộ đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán, từ đó đảm bảo được sự uy tín, độ tin cậy của báo cáo tài chính. Muốn vào được thị trường nước ngoài, bản thân doanh nghiệp cần có một hệ thống các quy trình, quy định chặt chẽ, khoa học, để có thể minh bạch thông tin, hợp tác thành
15
công.; (iii) Mục tiêu về tuân thủ: Tuân thủ pháp luật và các quy định. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ là tính tuân thủ. Nghĩa là thực thi các hành động theo đúng chỉ thị và quy định và quy trình có hiệu lực đã đề ra. Ở doanh nghiệp, sự tuân thủ thể hiện ở hai cấp độ: Tuân thủ theo các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam. Tuân thủ theo quy định và điều lệ của công ty bao gồm cả các quy trình, quy định nội bộ, văn hóa, chuẩn mực, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Qua những quy trình, quy định đặt ra doanh nghiệp sẽ giảm thiểu những rủi ro, gian lận. Người lao động tuân thủ, thực hiện đúng nhiệm vụ, công việc của mình; người sử dụng lao động dễ dàng đánh giá, quản lý chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng người lao động. Từ đó, đưa đến tay người tiêu dùng những sản phẩm chất lượng, giá cả tối ưu, cạnh tranh tốt trên thị trường.
Vai trò của KSNB được kể đến như: Ngăn ngừa rủi ro: KSNB xác lập, hỗ trợ thiết lập công cụ quản lý nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt động của từng cá nhân, phòng ban bộ phận trong toàn doanh nghiệp. KSNB là hướng dẫn, là căn cứ làm cơ sở cho việc xây dựng các tài liệu phục vụ công tác quản lý điều hành các hoạt động trong toàn doanh nghiệp; Phát hiện rủi ro: Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp sẽ vấp phải những rủi ro mà nhà quản lý không thể lường trước nhưng nhờ KSNB, doanh nghiệp có thể giảm được mức độ thiệt hại, từ đó thiết kế thêm những quy trình, quy định để ngăn ngừa, hạn chế tối đa việc lặp lại rủi ro đó; Khắc phục rủi ro: Khi những rủi ro đã xảy ra, do doanh nghiệp có quy trình đánh giá rủi ro, các tiêu chí đánh giá rõ ràng, đi kèm với các hướng dẫn đối phó với rủi ro thì việc khắc phục, sửa chữa sẽ trở nên chủ động, có định hướng, tiết kiệm được thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp.
Sự rành mạch trong mọi vấn đề được tạo ra bởi KSNB sẽ đặt tiền đề cho việc lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí, tăng tính hiệu quả sử dụng lợi nhuận, tối đa hóa lợi ích của doanh nghiệp.