CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
3.2. Thực tế kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi nhánh
toán tại Chi nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối
3.2.1. Môi trường kiểm soát
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực, các giá trị đạo đức:
Từng nhân viên Viettel khi bắt đầu gia nhập Ngôi nhà chung Viettel đều được phát Bộ quy tắc Ứng xử Viettel, trong đó ghi lại những quy tắc ứng xử cơ bản, đạo đức nghề nghiệp, từ đó định nghĩa “Người Viettel” được hình thành và hướng nhân viên theo hình tượng đó:
45
Hình 3.1: Bộ quy tắc ứng xử Viettel
(Nguồn: Phòng Tổng hợp TTPP)
Trong lời mở đầu của Bộ quy tắc ứng xử Viettel có ghi: “Uy tín và tương lai của Viettel tùy thuộc vào cách chúng ta hành động trong công việc hàng ngày” và xuyên suốt trong quyển sổ tay này là các câu hỏi thường gặp để gợi mở cho nhân viên những hướng xử lý khi gặp các trường hợp phát sinh. Với môi trường quân đội, kỷ luật cũng được thiết lập nghiêm túc, không dung túng, thực hiện những hành vi bất chính, phi hợp pháp, những tấm gương điển hình cũng được tuyên dương, khen thưởng và nêu gương qua bản tin nội bộ để các nhân viên còn lại cố gắng phấn đấu, học hỏi.
Cam kết về năng lực của nhân viên: Nguồn nhân lực đầu vào của Trung tâm Phân phối được sàng lọc từ hồ sơ xin việc gửi tới phòng Tổng hợp để phù hợp với mô tả công việc mua hàng – thanh toán. Cụ thể:
46
Lưu đồ 3.1: Quy trình tuyển dụng nhân sự
(Nguồn: Phòng Tổng hợp TTPP)
Sau đó, ứng viên được mời đến phỏng vấn trực tiếp, làm bài test năng lực, cán bộ tổ chức lao động của Công ty cũng được cử xuống tham gia đánh giá năng lực ứng viên. Ứng viên sau khi được chọn sẽ thử việc 2 tháng để đánh giá khả năng trong công việc ứng tuyển. Sau 2 tháng ứng viên được phỏng vấn lần cuối và quyết định tuyển dụng. Kế hoạch tuyển dụng cũng được lên từ trước đó, ứng viên nhận vào cũng được định hướng, đào tạo nghiệp vụ, có nhân viên đã có kinh nghiệm hướng dẫn trực tiếp, được tiếp cận lộ trình thăng tiến cũng như lương, thưởng, kỷ luật.
Sự tham gia của ban quản trị: Nhân sự Ban Giám đốc cũng được quy hoạch, tham gia các lớp đào tạo quản lý để nâng cao trình độ, khả năng, trau dồi kinh
47
nghiệm. Ban Giám đốc độc lập với nhà quản lý, lấy ý kiến khách quan từ từng nhà quản lý. Khi mời kiểm toán độc lập hay đón tiếp đoàn kiểm toán của nhà nước, công ty, Ban giám đốc đảm bảo các yếu tố như không kiểm toán cùng 1 nhóm kiểm toán quá 3 năm, không có quan hệ thân thiết với đoàn kiểm toán,… Họ cũng bao quát, kiểm soát mọi hoạt động của đơn vị mình thông qua những thông tin nhận được từ cấp dưới, từ những người xung quanh..
Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc: Các báo cáo, số liệu tài chính trước khi lên đến ban Giám đốc cần có sự xác nhận kiểm tra của pháp chế và các bộ phận liên quan. Báo cáo tài chính được gửi cho Giám đốc từ trưởng phòng Tài chính đảm bảo tính bảo mật của thông tin tài chính. Ban Giám đốc cũng thông qua các cuộc họp để nắm bắt những thông tin, đưa ra phương án khắc phục những tồn tại, dự định cho những kế hoạch tiếp theo. Trong tình dịch bệnh Covid kéo dài, các cuộc họp thường xuyên được diễn ra để đảm bảo Trung tâm Phân phối vẫn trong trạng thái an toàn để hoạt động, đưa ra các diễn biến xấu kèm đề xuất xử lý chủ động trong mọi tình huống,…
Hình 3.2: Ứng xử của lãnh đạo Viettel
48
Cơ cấu tổ chức: Được nêu cụ thể trong mục 3.1.3, quản lý theo chiều dọc từ ban Giám đốc xuống Trưởng phòng xuống nhân viên và theo chiều ngang giữa các phòng ban, nhân viên trong phòng ban. Các phòng ban được chia nhiệm vụ hỗ trợ, kiểm soát lẫn nhau trong các hoạt động đảm bảo sự thông suốt, chính xác của thông tin. Quyền lực trong Ban Giám đốc cũng chia ra quản lý các phòng ban khác nhau.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Quyết định về phân công nhiệm vụ hay ủy quyền đều được trình ký, ban hành và chuyển Voffice đến từng nhân viên. Từ đó cá nhân, phòng ban được phân công nhiệm vụ hiểu rõ trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của mình. Cuối tháng, nhân viên cập nhật tiến độ công việc lên phần mềm VOffice và trong 5 ngày đầu tháng trưởng các phòng đánh giá và cập nhật nhiệm vụ mới cho họ.
Hình 3.3: Phiếu giao nhiệm vụ tháng trên phần mềm VOffice
(Nguồn: Phòng Tổng hợp TTPP)
Chính sách và thông lệ về nhân sự: Nhân sự nói chung, nhân sự tham gia chu trình mua hàng – thanh toán nói riêng đều được tuyển dụng dựa trên mô tả công việc và yêu cầu đầu vào của các phòng ban. Việc luân chuyển cán bộ cũng là một nét văn hóa của Viettel, tạo không gian mới cho cá nhân sáng tạo, làm mới mình để phát triển những khả năng tiềm ẩn, nhất là luân chuyển từ cơ sở lên tập đoàn cũng là một phương pháp
49
đào tạo.
3.2.2. Đánh giá rủi ro
Rủi ro chu trình mua hàng – thanh toán được ngăn chặn bởi các quy trình, quy định về mua hàng, thanh toán.
Bước 1: Nhận diện rủi ro: Đối với chu trình mua hàng – thanh toán Trung tâm Phân phối nhận diện những rủi ro có nguy cơ xảy ra cao như sau: Giải trình đặt hàng có đúng với nhu cầu thực tế (số lượng, mã hàng, lợi nhuận gộp,…)?; Đặt hàng có đúng, đủ theo yêu cầu đặt hàng đã giải trình?; Nhận hàng có đúng, đủ theo số lượng, chất lượng đã đặt?; Nhập kho có đầy đủ chứng từ hợp lệ đi kèm?; Thanh toán có đúng đối tác, đủ số tiền nợ, đúng hạn thanh toán, phương thức thanh toán?,...
Bước 2: Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và ước tính mức độ xảy ra rủi ro
Tất cả các rủi ro đã nhận diện đều có khả năng xảy ra cao nếu không có sự kiểm soát bởi các quy trình, quy định sẽ gây ra thiệt hại lớn cho đơn vị. Đánh giá được rủi ro xảy ra sẽ thiết kế, ước lượng được biện pháp, nguồn lực sử dụng để ngăn chặn, đối phó với rủi ro. Các khả năng xảy ra rủi ro khác nêu ở mục 2.2.2 theo đánh giá của Ban giám đốc trung tâm là những rủi ro có nguy cơ xảy ra thấp hơn trong chu trình mua hàng – thanh toán tại Trung tâm Phân phối.
Tại Trung tâm Phân phối, việc đánh giá rủi ro chỉ dừng lại việc đã thiết kế quy trình, quy định từ nhiều năm trước. Các quy trình, quy định hướng dẫn đều có hạn 1 năm, sau khi hết hạn được trình ký lại mà hiếm có sự thay đổi, bổ sung thông tin. Bên cạnh đó, môi trường kinh doanh biến động không ngừng, các rủi ro tiềm ẩn có thể xuất hiện bất cứ lúc nào, ảnh hưởng bất ngờ tới đơn vị. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro có thể xuất phát từ chính nội bộ đơn vị như số lượng hàng nhập về lớn trong thời gian ngắn dễ gây nhầm lẫn, mất kiểm soát chất lượng hàng hóa, tính đúng đắn của chứng từ đi kèm nhưng cũng có thể phát sinh từ bên ngoài đơn vị như dịch bệnh kéo dài, đơn vị không đủ nguồn tiền để thanh toán công nợ,… Ban Giám đốc, các trưởng phòng của Trung tâm Phân phối đang quá tin tưởng vào quy trình, quy định
50
51
Bước 3: Biện pháp đối phó
Nhận diện được rủi ro cao mua hàng không đúng yêu cầu, TTPP đã tập trung nguồn lực tại khâu đặt hàng. Các quy chế về hồ sơ nhập khẩu, xét duyệt yêu cầu đặt hàng được nếu ra cụ thể và được kiểm soát thường xuyên. Đơn hàng trước khi được lên đơn đặt về từ nhà cung cấp phải có yêu cầu đặt hàng, giải trình chi phí thể hiện doanh thu, lợi nhuận, chi phí của đơn hàng. Chứng từ đầu vào này được ký qua kế toán hàng hóa, trưởng phòng: Phát triển kinh doanh, Kinh doanh, Tài chính, văn thư soát xét mới lên đến Giám đốc.
Hình 3.4: Luồng ký giải trình đặt hàng
Ngoài ra, những đơn hàng có trị giá trên 10 tỷ đồng cần làm tờ trình lên ban Giám đốc Công ty, phê duyệt mới được tiến hành đặt hàng. Qua đó, tránh được những rủi ro về nguồn vốn kinh doanh, đơn đặt hàng ảo.
52
Công việc đặt hàng từ nhà cung cấp do phòng Phát triển kinh doanh phối hợp cùng nhân viên Logitics của Trung tâm Xuất nhập khẩu. Trung tâm Xuất nhập khẩu hỗ trợ các thủ tục pháp lý với hải quan để đưa hàng về nước, kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng hàng hóa nhập về. Tuy nhiên, vẫn có tình trạng sai tên hàng hóa, dịch vụ do dịch văn bản cần xuất lại hóa đơn, khai thông quan lại.
3.2.3. Hoạt động kiểm soát
Mọi hoạt động mua hàng, thanh toán đều phải thực hiện theo quy trình, thủ tục đã ban hành. Thứ nhất là hoạt động mua hàng, ta có lưu đồ Quy trình thực hiện giải trình đặt hàng như sau:
Lưu đồ 3.2: Quy trình thực hiện giải trình đặt hàng
(Nguồn: Phòng Tổng hợp TTPP)
Phòng PTKD nhận đơn đặt hàng dự án hoặc kế hoạch đặt hàng chi tiết: nhân viên đặt hàng phải kiểm tra và đảm bảo đầy đủ các thông số như: Mã hàng, mô tả sản phẩm, giá đặt hàng, phương thức vận chuyển, danh sách khách hàng dự kiến (với phân phối) hoặc hợp đồng kí kết với đại lý (với hàng dự án). Hàng hóa đặt về
53
phải đúng theo kế hoạch kinh doanh đã đặt ra. Khi có sự sai biệt của hàng hóa phát sinh trong quá trình đặt hàng (như hãng hết nguyên liệu, hãng thay đổi mô tả hoặc mã hàng), cần cân nhắc và xin ý kiến của Ban giám đốc/ trưởng phòng Kế hoạch kinh doanh để quyết định có tiếp tục đặt hay không?
Với hàng dự án, kiểm tra với kế toán và ban giám đốc xem đã có đủ đặt cọc chưa. Nếu có rồi mới tiến hành đặt hàng. Hàng hóa đặt về phải đúng theo yêu cầu của dự án đặt ra cả về cấu hình kiểu dáng và mã hàng. Trong trường hợp phát sinh thay đổi do hãng (ví dụ: thay mã hàng, tăng - giảm cấu hình,…), cần báo lại cho các nhân viên kinh doanh phụ trách dự án để lấy xác nhận từ khách hàng xem có chấp nhận lấy hàng hóa thay đổi, hay không?
Đặt hàng: Với từng hãng/từng mặt hàng sẽ có các cách thức đặt hàng khác nhau như: đặt hàng trên hệ thống, đặt hàng qua email. Mỗi hàng sẽ có một hướng dẫn đặt hàng chi tiết của hãng.
Lưu đồ 3.3: Quy trình Logitics
54
Sau khi đặt hàng xong, cán bộ đặt hàng soạn thảo các hợp đồng ngoại theo mẫu của từng hãng và chuyển lại cho Sales Admin đầu vào trình kí giám đốc, scan chuyển trên ổ mạng chung của phòng kế hoạch kinh doanh (lưu trữ tại folder hợp đồng ngoại của các hãng). Sau khi hoàn tất các thủ tục đặt hàng và thanh toán, đặt cọc (nếu có), căn cứ theo cam kết ra hàng của hãng, cán bộ đặt hàng sẽ làm việc trực tiếp với đội kinh doanh/ product manager/ logistics của hãng để giục hãng giao hàng đúng hoặc sớm hơn tiến độ.
Ngay sau khi có thông tin ra hàng của hãng, cán bộ đặt hàng sẽ chuyển thông tin cho cán bộ logistics để theo dõi tiếp. Cán bộ logistics sẽ tiếp quản từ thời điểm này, yêu cầu hãng ra bộ chứng từ xuất nhập khẩu để chuẩn bị đặt chuyến về Việt Nam, làm các thủ tục Hải quan để nhận hàng về kho.
Sau khi hàng thông quan về nhập kho, có biên bản bàn giao hàng hóa, phòng PTKD sẽ in bộ chứng từ nhập hàng chuyển sang phòng Tài chính. Kế toán hàng hóa tiến hành đối chiếu, so sánh lại số liệu được cung cấp với tỷ giá ngân hàng, hóa đơn đầu vào với giải trình chi phí,... để kịp thời điều chỉnh sai sót. Tại TTPP, khi nhập thiết bị APC từ hãng Schneider thì có trường hợp hãng xuất hóa đơn không đúng giá tiền, không đúng tên hàng hóa, dịch vụ như đơn đặt hàng, kế toán hàng hóa tiến hành lập biên bản hủy/điều chỉnh hóa đơn (trong trường hợp đã giao hàng), ký nhận 2 bên và xuất hóa đơn mới/hóa đơn điều chỉnh hàng hóa, dịch vụ. Khi kiểm tra giải trình đặt hàng, kế toán hàng hóa so sánh, đối chiếu với giá, lượng nhập hàng hóa, dịch vụ cùng loại gần nhất để xem xét giá cả hàng mua về có bị cao quá hay lượng tồn kho còn quá nhiều để kịp thời xem xét lại giá mua, giá bán cho khách hàng và cân đối hàng tồn kho.
Thứ hai là hoạt động thanh toán, tại đây, quy trình thanh toán cũng được thực hiện nghiêm túc theo lưu đồ sau:
55
Lưu đồ 3.4: Quy trình thanh toán
(Nguồn: Phòng Tổng hợp TTPP)
Với các đơn hàng cần thanh toán trước, cán bộ đặt hàng sẽ chuyển hợp đồng cho cán bộ phụ trách thanh toán để làm các đề nghị thanh toán cho hãng. Cán bộ phụ trách thanh toán sẽ làm tờ trình đề nghị thanh toán trước, kẹp cùng với đơn đặt hàng, hóa đơn hàng hóa, dịch vụ và chuyển phòng tài chính công ty. Trong vòng 01 ngày, phòng tài chính công ty sẽ làm việc với ngân hàng và chuyển lại điện chuyển tiền cho cán bộ thanh toán và cán bộ đặt hàng. Ngay sau khi nhận được điện chuyển tiền, cán bộ đặt hàng chuyển cho hãng như một bằng chứng của việc thanh toán, hãng sẽ căn cứ vào điện chuyển tiền để cuối tháng, cuối quý đối chiếu các khoản chiết khấu thương mại, công nợ.
56
Kế toán thanh toán theo dõi công nợ với nhà cung cấp, trình ký đề nghị chuyển tiền lên Công ty để Công ty chuyển tiền tới đối tác cũng qua rất nhiều phòng ban, có sự ghi chép, lưu trữ số liệu thanh toán. Hàng quý làm đối chiếu công nợ với nhà cung cấp và đối chiếu số liệu tiền chuyển với phòng Tài chính Công ty.
Về xử lý thông tin, việc ủy quyền, phê duyệt được thực hiện quy củ, rõ ràng, chi tiết, công khai qua VOffice. Giám đốc trung tâm quản lý phòng Tài chính, phòng Kinh doanh và quản lý chung. Trưởng phòng tài chính được ủy quyền ký phiếu chi dưới 50 triệu đồng.
Hình 3.5: Giấy ủy quyền
Đối với việc kiểm soát chứng từ, sổ sách TTPP cũng tiến hành đánh số trước, lien tục chứng từ. Phiếu nhập kho, điều chuyển kho,... được đánh số theo thứ tự tên viết tắt.TTPP.năm.tháng.thứ tự, ví dụ: N.TTPP.20.01.0050; DC.TTPP.20.01.0050;... làm cơ sở ghi chép sổ sách, đối chiếu, thuận tiện truy cập, hạn chế gian lận. Biểu mẫu chứng từ thiết kế cung cấp đầy đủ thông tin cho thực hiện mua hàng và tiến hành thanh toán, được ban hành bởi phòng Tổng hợp, đề xuất mẫu tự bộ phận Tài chính. Quá trình luân chuyển chứng từ mua hàng, thanh toán từ phòng PTKD sang phòng Tài chính đều được xem xét, kiểm soát kỹ càng từ nhân viên mua hàng, kế toán nhập hàng đến trưởng phòng và phó Giám đốc trung tâm.
Định kỳ hàng quý, kế toán hàng hóa sẽ xuống kho để kiểm kê. Số liệu kiểm kê sẽ được lập thành biên bản kiểm kê, có chữ ký của Thủ kho, kế toán hàng hóa, trưởng phòng Tài chính, Giám đốc.
57
3.2.4. Thông tin và truyền thông
Thứ nhất về thông tin, ngoài sự tham gia của các bộ phận vào chu trình mua hàng – thanh toán thì thông tin kế toán được xem xét là ảnh hưởng mạnh đến hiệu lực kiểm soát. Cụ thể, với hoạt động mua hàng, bộ phận kế toán có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ mua hàng đảm bảo sự hợp pháp và tính hiệu lực của chứng từ. Để làm được thế, Trung tâm Phân phối đã ban hành những biểu mẫu chứng từ, kiểm soát các mẫu biên bản liên quan đến mua hàng như: Sau khi hàng thông quan về nhập kho, có biên bản bàn giao hàng hóa, phòng PTKD sẽ in bộ chứng từ nhập hàng gồm: (1) Yêu cầu đặt hàng; (2) Giải trình nhập hàng; (3) Hợp đồng mua hàng; (4) Hóa đơn mua hàng: số lượng, giá cả, mẫu mã, chủng loại…; (5) Đề nghị nhập Kho; (6) Biên bản bàn giao hàng hóa. Hàng nhập khẩu sẽ thêm: (8) Packing list; (9) Hợp đồng vận chuyển/Hóa đơn cước vận chuyển; (10) Hợp đồng bảo hiểm/ Hóa đơn bảo hiểm; (11) Tờ khai hải quan; (11) Bảng tính giá vốn hàng nhập kho.
Nghiệp vụ mua hàng, nhập hàng, quản lý hàng hóa, thanh toán được các