CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.7. Kết cấu luận văn
9
Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và các phụ lục nội dung chính của luận án được kết cấu trong bốn chương như sau:
Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu
Chương 2: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán trong doanh nghiệp
Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối
Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu & Giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanh toán tại Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối
11
CHƯƠNG 2
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 2.1. Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu
Để ứng phó với sức ép cạnh tranh trong nền kinh tế hiện đại, doanh nghiệp luôn luôn phải chủ động trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, một mặt đảm bảo hoạt động tuân thủ pháp luật, mặt khác cần sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có, để đạt được các mục tiêu hoạt động đã đề ra của mình. Do đó, trước tiên, họ cần phải kiểm soát nội bộ, hoạt động hiệu quả. COSO chính là kim chỉ nam cho vấn đề này, giúp doanh nghiệp thiết lập một hệ thống kiểm soát hiệu quả nhằm tối đa hóa lợi ích. Từ năm 1992, COSO đã đưa ra các văn bản hướng dẫn giúp doanh nghiệp thiết kế, vận hành và đánh giá KSNB của chính mình, phát triển thêm các nguyên tắc đặc trưng cho doanh nghiệp mình, phục vụ cho công tác quản trị nhằm giảm rủi ro kinh doanh và hướng đến quản trị doanh nghiệp theo hướng đa mục tiêu.
2.1.1. Đặc điểm doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu ảnh hưởngtới kiểm soát nội bộ tới kiểm soát nội bộ
Doanh nghiệp thương mại phụ thuộc trực tiếp vào lợi nhuận tạo ra để tiếp tục kinh doanh, do đó, lợi nhuận phải được kiểm soát, sử dụng một cách có kế hoạch, hợp lý để doanh nghiệp có thể phát triển tốt nhất. Vì vậy, những hoạt động kiểm soát nên được thiết kế để đạt được mục tiêu quản lý như kiểm soát đầu vào,
đầu ra, chi phí, giá vốn để đảm bảo lợi nhuận cuối kỳ; ủy quyền, phân quyền hợp lý
để có những quyết định hợp thời, tận dụng được lợi nhuận để tạo ra sự quay vòng vốn kỳ tiếp theo.
Doanh nghiệp thương mại là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, đóng vài trò điều tiết và phân phối hàng hóa trong xã hội, đưa hàng hóa tới tay người dùng. Chính vì thế, để đảm bảo quyền lợi người tiêu dùng, DN cần có số lượng, chất lượng hàng hóa đúng theo yêu cầu. Chính vì thế, doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ
12
thể, một quy trình rõ ràng để từ đó có thể dựa vào để nhận biết mua đúng, trả đủ, tận dụng những khoảng trống thời gian được nợ để tạo ra lợi ích.
Riêng đối với doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu là loại hình đặc biệt nhận được sự quan tâm, ưu đãi từ nhà nước. Tùy theo hàng hóa, dịch vụ nhập về mà doanh nghiệp có thể hưởng mức thuế rất ưu đãi. Ví dụ: một số loại dịch vụ công nghệ thông tin được miến thuế giá trị gia tăng; thiết bị lưu trữ, máy chủ được miến thuế nhập khẩu; khi ghép pin với thiết bị lưu trữ trong cùng 1 lô hàng thì pin sẽ không bị đánh thuế nhập khẩu;… Do đó, nếu để ý những quy định của thuế thì doanh nghiệp sẽ hướng các quy trình nhập hàng theo hướng tận dụng những đặc quyền thuế để giảm được giá thành sản phẩm, cạnh tranh với các doanh nghiệp khác.
Là doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu thì nhiệm vụ mở rộng thị trường, đặc biệt là thị trường nước ngoài thông qua hoạt động xuất nhập khẩu, nhập hàng, hóa thiết bị kỹ thuật. Để mở rộng được thị trường ra nước ngoài cần có sự đóng góp, cống hiến từ những cá nhân có năng lực nghiệp vụ tốt, từ những nhà quản lý có tâm huyết, khả năng lãnh đạo, ứng biến linh hoạt với những rủi ro. Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là bệ phóng vững chắc, giúp doanh nghiệp chắc chắn tiếp cận thành công, vươn tới những thị trường khó tính nhất. Thêm vào đó, giám sát – công cụ quản lý hữu ích giúp đảm bảo tính hiệu quả của các kiểm soát nội bộ sẽ là một phần không thể thiếu để tăng độ tin cậy của báo cáo tài chính – báo cáo mà bất cứ nhà đầu tư, nhà cung ứng, đối tác nào muốn tìm hiểu về doanh nghiệp. Một báo cáo tài chính được soát xét bởi kiểm toán, bởi các cơ quan quản lý của nhà nước sẽ là ưu thế, vũ khí cạnh tranh sắc bén cho bản thân doanh nghiệp trên thương trường.
Khi đã làm việc, tiếp xúc với thị trường nước ngoài, doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu sẽ có cơ hội tiếp cận với nguồn hàng ổn định, có uy tín, chất lượng trên thế giới. Nguồn hàng ổn định sẽ làm cơ sở cho việc đưa ra những thiết kế kiểm soát lượng hàng đầu vào, giảm thiểu được chi phí lưu trữ kho bãi. Giảm được chi phí, doanh nghiệp sẽ có cơ hội tăng được lợi nhuận của mình. Thêm vào
13
đó, thị trường nước ngoài là thị trường rộng mở, đem tới sự chuyên nghiệp trong cách làm việc để có thể rút ra những kinh nghiệm, bài học kinh doanh cho doanh nghiệp trong nước nói chung, tăng khả năng, tầm bao quát, xử lý công việc của các nhà quản lý nói riêng. Cơ hội học hỏi này sẽ củng cố thêm môi trường kiểm soát cũng như nâng tầm đánh giá rủi ro cho kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
2.1.2. Bản chất, vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thươngmại và xuất nhập khẩu mại và xuất nhập khẩu
Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 quy định: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan”.(Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, Thông tư số 214/2012/TT-BTC).
Tại Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13: “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra.”
Công trình nghiên cứu của AICPA (1949) định nghĩa: “KSNB là cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan và được chấp nhận và thực hiện trong một đơn vị để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý.”
COSO (1992) (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ cho rằng:
“KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu: (i) Báo cáo tài chính đáng tin cậy; (ii) Các luật lệ và quy định được tuân thủ; (iii) Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.” Sau đó hơn 20 năm, cùng với sựu thay đổi của nền kinh tế, thị trường, COSO (2013) rút gọn: “KSNB là một quy trình đưa ra bởi Ban quản trị của doanh nghiệp, nhà quản lý và các nhân sự khác, được thiết kế để đưa ra sự đảm bảo cho việc đạt được mục tiêu về
14
hoạt động, báo cáo và tuân thủ.”
Từ COSO (1992) đến COSO (2013) là cả một sự thay đổi lớn dựa trên những yêu cầu thực tiễn khách quan như toàn cầu hóa, thay đổi môi trường kinh doanh, bùng nổ công nghệ thông tin,… ảnh hưởng lớn đến những nhìn nhận, cách quản lý, đánh giá, ứng phó với rủi ro của nhà quản lý doanh nghiệp.
Như vậy, quan điểm về KSNB của COSO (2013) đưa ra đã bao quát được các nhìn nhận chính xác về KSNB. Tác giả rút ra một số đặc điểm cơ bản về KSNB.
Một là, KSNB là một quá trình xuyên suốt doanh nghiệp, là chuỗi các hoạt động hiện diện ở mọi bộ phận, hoạt động của đơn vị. KSNB đạt được tính hữu hiệu khi không tách rời khỏi các hoạt động của doanh nghiệp.
Hai là, KSNB bị chi phối bởi con người, mà ở đây là nhà quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp, do hiện hữu ở chuỗi các hoạt động của doanh nghiệp, mà hoạt động do con người thực hiện.
Ba là, KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, tính hữu hiệu tiếp tục đạt được khi mỗi cá nhân hiểu rõ và thực hiện trách nhiệm cũng như quyền hạn của mình và thành viên khác trong doanh nghiệp.
Bốn là, KSNB đảm bảo sự hợp lý trong từng bước chuyển động của doanh nghiệp. Mỗi hoạt động của doanh nghiệp đều được kiểm soát tính tuân thủ, hợp lý, hợp lệ, bảo vệ doanh nghiệp tránh những rủi ro không đáng có.
Năm là, KSNB giúp doanh nghiệp đạt được 3 nhóm mục tiêu: (i) Mục tiêu về hoạt động: tính hiệu năng và hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực. Kiểm soát nội bộ được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp, len lỏi vào các hoạt động hàng ngày tại đây. Vì thế, KSNB cho thấy sự hữu hiệu và hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực.; (ii) Mục tiêu về báo cáo: Tính trung thực của báo cáo tài chính và báo cáo phi tài chính. Kiểm soát nội bộ đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán, từ đó đảm bảo được sự uy tín, độ tin cậy của báo cáo tài chính. Muốn vào được thị trường nước ngoài, bản thân doanh nghiệp cần có một hệ thống các quy trình, quy định chặt chẽ, khoa học, để có thể minh bạch thông tin, hợp tác thành
15
công.; (iii) Mục tiêu về tuân thủ: Tuân thủ pháp luật và các quy định. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ là tính tuân thủ. Nghĩa là thực thi các hành động theo đúng chỉ thị và quy định và quy trình có hiệu lực đã đề ra. Ở doanh nghiệp, sự tuân thủ thể hiện ở hai cấp độ: Tuân thủ theo các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam. Tuân thủ theo quy định và điều lệ của công ty bao gồm cả các quy trình, quy định nội bộ, văn hóa, chuẩn mực, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. Qua những quy trình, quy định đặt ra doanh nghiệp sẽ giảm thiểu những rủi ro, gian lận. Người lao động tuân thủ, thực hiện đúng nhiệm vụ, công việc của mình; người sử dụng lao động dễ dàng đánh giá, quản lý chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng người lao động. Từ đó, đưa đến tay người tiêu dùng những sản phẩm chất lượng, giá cả tối ưu, cạnh tranh tốt trên thị trường.
Vai trò của KSNB được kể đến như: Ngăn ngừa rủi ro: KSNB xác lập, hỗ trợ thiết lập công cụ quản lý nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt động của từng cá nhân, phòng ban bộ phận trong toàn doanh nghiệp. KSNB là hướng dẫn, là căn cứ làm cơ sở cho việc xây dựng các tài liệu phục vụ công tác quản lý điều hành các hoạt động trong toàn doanh nghiệp; Phát hiện rủi ro: Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp sẽ vấp phải những rủi ro mà nhà quản lý không thể lường trước nhưng nhờ KSNB, doanh nghiệp có thể giảm được mức độ thiệt hại, từ đó thiết kế thêm những quy trình, quy định để ngăn ngừa, hạn chế tối đa việc lặp lại rủi ro đó; Khắc phục rủi ro: Khi những rủi ro đã xảy ra, do doanh nghiệp có quy trình đánh giá rủi ro, các tiêu chí đánh giá rõ ràng, đi kèm với các hướng dẫn đối phó với rủi ro thì việc khắc phục, sửa chữa sẽ trở nên chủ động, có định hướng, tiết kiệm được thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp.
Sự rành mạch trong mọi vấn đề được tạo ra bởi KSNB sẽ đặt tiền đề cho việc lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí, tăng tính hiệu quả sử dụng lợi nhuận, tối đa hóa lợi ích của doanh nghiệp.
2.2. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng – thanhtoán trong doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu toán trong doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu
16
(1) Môi trường kiểm soát (2) Đánh giá rủi ro
(3) Hoạt động kiểm soát (4) Thông tin và truyền thông (5) Giám sát
Hình 2.1: Các thành phần của kiểm soát nội bộ theo COSO 2013
(Nguồn: The Committee of Sponsoring Organzations of the Treadway Commission)
Từ năm 1992 đến 2013, quan điểm của COSO đã có những điểm thay đổi cơ bản: Ngăn ngừa, phát hiện và giảm thiểu các gian lận; Ứng dụng sự phát triển của khoa học công nghệ; Đáp ứng các nhu cầu, quy định, chuẩn mực; Sự thay đổi trong mô hình kinh doanh phù hợp với sự biến động của thế giới; Hướng đến sự toàn cầu hóa thị trường và hoạt động kinh doanh mở rộng; Tăng cường các chiến lược cạnh tranh và trách nhiệm giải trình trước xã hội; Tiếp cận theo hướng mong đợi vào việc quản trị kinh doanh ở tầm vĩ mô.
Dựa vào 7 khía cạnh chính đã được điều chỉnh, COSO 2013 đã đưa ra 17 nguyên tắc mở rộng theo mô hình kết cấu bởi 5 thành phần cấu thành KSNB dựa theo COSO 1992. Tiếp theo luận văn sẽ đi sâu phân tích từng yếu tố cấu thành KSNB gắn liền với 17 nguyên tắc. 17 nguyên tắc trên là kim chỉ nam để hướng dẫn
17
thiết kế kiểm soát nội bộ hiệu quả nhằm mang lại tối đa lợi ích cho doanh nghiệp.
2.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động, xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Ảnh hưởng lớn bởi nhân tố con người, bao gồm các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc của tổ chức cung cấp nền tảng cho việc thực hiện KSNB.
Môi trường kiểm soát được thiết kế theo các nguyên tắc:
Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện được cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức.
Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị chứng minh được sự độc lập với nhà quản lý và thực thi việc giám sát sự phát triển và hoạt động của KSNB.
Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, quy trình báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 4: Đơn vị phải thể hiện sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.
Các yếu tố cấu thành nên môi trường kiểm soát bao gồm: Thứ nhất là Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực, các giá trị đạo đức: Ban Giám đốc cần có những nhận thức về liêm chính, đạo đức nghề nghiệp và ban hành, phổ biến những nhận thức đó đến cho toàn thể nhân viên. Loại bỏ, hạn chế tối đa những hành động dung túng, xúi giục cấp dưới tham gia, thực hiện những hành vi bất chính, bất hợp pháp, phi đạo đức bằng những hành động quyết liệt, những tấm gương tiêu biểu. Mọi nhân sự trong đơn vị cần có những nhận thức về liêm chính, đạo đức nghề nghiệp về mua hàng – thanh toán, không nên có tư tưởng, hành động gian lận, kiếm lợi cá