(Nguồn: Phịng Tổng hợp TTPP)
Chính sách và thơng lệ về nhân sự: Nhân sự nói chung, nhân sự tham gia chu
trình mua hàng – thanh tốn nói riêng đều được tuyển dụng dựa trên mô tả công việc và yêu cầu đầu vào của các phòng ban. Việc luân chuyển cán bộ cũng là một nét văn hóa của Viettel, tạo khơng gian mới cho cá nhân sáng tạo, làm mới mình để phát triển những khả năng tiềm ẩn, nhất là luân chuyển từ cơ sở lên tập đoàn cũng là một phương pháp
49
đào tạo.
3.2.2. Đánh giá rủi ro
Rủi ro chu trình mua hàng – thanh tốn được ngăn chặn bởi các quy trình, quy định về mua hàng, thanh tốn.
Bước 1: Nhận diện rủi ro: Đối với chu trình mua hàng – thanh tốn Trung
tâm Phân phối nhận diện những rủi ro có nguy cơ xảy ra cao như sau: Giải trình đặt hàng có đúng với nhu cầu thực tế (số lượng, mã hàng, lợi nhuận gộp,…)?; Đặt hàng có đúng, đủ theo yêu cầu đặt hàng đã giải trình?; Nhận hàng có đúng, đủ theo số lượng, chất lượng đã đặt?; Nhập kho có đầy đủ chứng từ hợp lệ đi kèm?; Thanh tốn có đúng đối tác, đủ số tiền nợ, đúng hạn thanh toán, phương thức thanh toán?,...
Bước 2: Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và ước tính mức độ xảy ra rủi ro
Tất cả các rủi ro đã nhận diện đều có khả năng xảy ra cao nếu khơng có sự kiểm sốt bởi các quy trình, quy định sẽ gây ra thiệt hại lớn cho đơn vị. Đánh giá được rủi ro xảy ra sẽ thiết kế, ước lượng được biện pháp, nguồn lực sử dụng để ngăn chặn, đối phó với rủi ro. Các khả năng xảy ra rủi ro khác nêu ở mục 2.2.2 theo đánh giá của Ban giám đốc trung tâm là những rủi ro có nguy cơ xảy ra thấp hơn trong chu trình mua hàng – thanh tốn tại Trung tâm Phân phối.
Tại Trung tâm Phân phối, việc đánh giá rủi ro chỉ dừng lại việc đã thiết kế quy trình, quy định từ nhiều năm trước. Các quy trình, quy định hướng dẫn đều có hạn 1 năm, sau khi hết hạn được trình ký lại mà hiếm có sự thay đổi, bổ sung thơng tin. Bên cạnh đó, mơi trường kinh doanh biến động khơng ngừng, các rủi ro tiềm ẩn có thể xuất hiện bất cứ lúc nào, ảnh hưởng bất ngờ tới đơn vị. Nguyên nhân dẫn đến rủi ro có thể xuất phát từ chính nội bộ đơn vị như số lượng hàng nhập về lớn trong thời gian ngắn dễ gây nhầm lẫn, mất kiểm sốt chất lượng hàng hóa, tính đúng đắn của chứng từ đi kèm nhưng cũng có thể phát sinh từ bên ngoài đơn vị như dịch bệnh kéo dài, đơn vị không đủ nguồn tiền để thanh tốn cơng nợ,… Ban Giám đốc, các trưởng phòng của Trung tâm Phân phối đang quá tin tưởng vào quy trình, quy định
50
51
Bước 3: Biện pháp đối phó
Nhận diện được rủi ro cao mua hàng không đúng yêu cầu, TTPP đã tập trung nguồn lực tại khâu đặt hàng. Các quy chế về hồ sơ nhập khẩu, xét duyệt yêu cầu đặt hàng được nếu ra cụ thể và được kiểm soát thường xuyên. Đơn hàng trước khi được lên đơn đặt về từ nhà cung cấp phải có yêu cầu đặt hàng, giải trình chi phí thể hiện doanh thu, lợi nhuận, chi phí của đơn hàng. Chứng từ đầu vào này được ký qua kế tốn hàng hóa, trưởng phịng: Phát triển kinh doanh, Kinh doanh, Tài chính, văn thư sốt xét mới lên đến Giám đốc.