Rủi ro thường gặp Hoạt động kiểm soát
Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế
Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (Báo cáo bất thường).
Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả…
Đưa ra quy trình kiểm tra chất lượng hàng hóa (Phê duyệt). Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (Đối chiếu)... Trả tiền hàng trước khi
hàng được chấp nhận Chỉ trả tiền khi có đủ các chứng từ nhận hàng hợp lệ (Phê duyệt) Trả tiền hàng không
đúng hạn
Phê duyệt cam kết trả tiền . Theo dõi kế hoạch tiền mặt.
Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Kiểm tra, theo dõi). Phê duyệt trả tiền và số tiền trả.
Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo
Đối chiếu giữa bộ phận kế toán, bộ phận giao hàng, bộ phận kho và nhà cung cấp.
25
cáo về biến động bất thường,...
2.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giao kết quả trong công ty, phục vụ thực hiện các mục tiêu kiểm soát. Thông tin và truyền thông cần được thực hiện xuyên suốt theo chiếu từ trên xuống và từ dưới lên, giúp cho mọi nhân viên nhận được những thông tin cần thiết và hiểu rõ thông điệp từ nhà quản lý.
Nguyên tắc được áp dụng:
Nguyên tắc 13: Đơn vị thu nhập, tạo lắp và sử dụng các thông tin thích hợp và có chất lượng nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ.
Nguyên tắc 14: Đơn vị truyền thông trong nội bộ các thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ.
Nguyên tắc 15: Đơn vị truyền thông với bên ngoài các vấn đề có tác động tới việc vận hành của kiếm soát nội bộ.
Thông tin phải được nhận diện, thu thập và trao đổi trong biểu mẫu và thời gian cho phép nhân viên thực hiện nhiệm vụ của họ. Thông tin chia thành 2 loại chính: Thông tin kế toán và thông tin phi kế toán. Thông tin kế toán là các quy định, thủ tục về kế toán mà đơn vị áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính, còn lại là hệ thống thông tin phi kế toán. Hệ thống thông tin kế toán thực hiện 2 chức năng là thông tin và kiểm tra thông qua:
Chứng từ như yêu cầu đặt hàng, giải trình mua hàng, đơn đặt hàng của khách hàng là những thông tin cơ bản bắt đầu cho chu trình mua hàng. Thông tin về nhu cầu mua hàng sẽ được cập nhật, phê duyệt. Tiến hành mua hàng và đến hạn thanh Hệ thống chứng từ kế
26
toán làm thủ tục thanh toán. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh được ghi lại trên các ứng dụng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, giải quyết các nghiệp vụ bị xử lý sai. Từ đó tổng hợp sổ sách kế toán như sổ chi tiết tài khoản, sổ quỹ tiền mặt,... và tổng hợp thành hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán.
Chứng từ sử dụng trong chu trình bao gồm: Phiếu yêu cầu mua hàng; Đơn đặt hàng; Hợp đồng mua bán; Biên bản bàn giao, kiểm nghiệm; Phiếu nhập kho; Hóa đơn; ....
Hình 2.2: Quy trình mua hàng – thanh toán
(Nguồn: Tài liệu môn học Kiểm soát nội bộ - TS.Đinh Thế Hùng)
Sổ sách kế toán sử dụng: Sổ chi tiết Tài khoản 331, 152, 153, 156, 632; Bảng tổng hợp công nợ, đối chiếu công nợ; Bảng cân đối phát sinh; Sổ chi tiết theo hợp đồng, đơn hàng;...
Tài khoản có thể sẽ sử dụng đến: Tài khoản về tiền (111,112), hàng tồn kho (152, 153, 156), Tài khoản tài sản (211, 213), Tài khoản chi phí, Tài khoản nợ phải trả,...
27
trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Sơ đồ 2.1: Mục tiêu hệ thống kế toán
(Nguồn: Tài liệu môn học Kiểm soát nội bộ - TS.Đinh Thế Hùng)
Mục tiêu hệ thống kế toán gồm: (1) Tính có thực; (2) Sự phê chuẩn; (3) Tính đầy đủ; (4) Sự định giá; (5) Sự phân loại; (6) Tính đúng kỳ; (7) Chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
Chất lượng hệ thống thông tin, truyền thông đạt được khi:
Thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng về hàng hóa, thanh toán, công nợ,… cho ban lãnh đạo, người có thẩm quyền và người liên quan.
Truyền thông cho nhân viên ở mọi cấp độ đều hiểu, nắm rõ nội quy, chuẩn mực của tổ chức; đảm bảo thông tin được cung cấp chính xác, kịp thời. Thông tin truyền thông về chính sách mua hàng, thanh toán được ban hành, phổ biến đến từng nhân viên liên quan để hiểu và áp dụng.
Thiết lập các kênh thông tin nóng cho phép nhân viên báo cáo về hành vi, sự kiện bất thường cũng như lắp đặt các hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của người không có thẩm quyền.
28
Giám sát là công cụ quản lý quan trọng để theo dõi tiến độ thực hiện và hỗ trợ quá trình. Giám sát các kiểm soát là quá trình đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soát nội bộ một cách kịp thời và tiến hành các biện pháp khắc phục cần thiết.
Hoạt động giám sát trong: Giám sát việc nhập dữ liệu; Giám sát quá trình xử lý dữ liệu; Giám sát thông tin đầu ra. Ban Giám đốc thiết lập và duy trì KSNB một cách thường xuyên, xem xét liệu các kiểm soát này có đang hoạt động như dự kiến và liệu có được thay đổi phù hợp với sự thay đổi của đơn vị hay không. Kiểm toán viên nội bộ hoặc nhân sự thực hiện tương tự tham gia vào việc giám sát kiểm soát của đơn vị thông qua những đánh giá riêng rẽ, cung cấp thông tin về hoạt động của KSNB, đánh giá tính hiệu quả của KSNB, trao đổi thông tin, chỉ ra những điểm mạnh, điểm yếu và khuyến nghị đi kèm để cải thiện KSNB.
Việc nhập, xử lý dữ liệu mua hàng – thanh toán được kiểm tra bởi kiểm toán viên nội bộ hoặc người tương đương. Toàn bộ chu trình mua hàng – thanh toán nên được xem xét đánh giá lại để kịp thời sửa chữa, điều chỉnh những sai sót, lỗ hổng trong quy trình.
Giám sát ngoài doanh nghiệp đến từ đối tượng như kiểm toán độc lập, cấp trên, cơ quan nhà nước. Hàng năm doanh nghiệp nên thuê các công ty kiểm toán độc lập đến để kiểm tra từng phần hoặc toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mình nhằm phát hiện, điều chỉnh những điểm hạn chế qua những đóng góp, ý kiến khách quan của kiểm toán độc lập. Dưới nền kinh tế của Việt Nam, mọi loại hình doanh nghiệp đều chịu sự quản lý, giám sát của các cơ quan nhà nước như thuế, ngân hàng, hải quan,…
29
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương 2 luận văn tập trung làm rõ lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu trên các khía cạnh sau:
Kiểm soát nội bộ là một phần không thể thiếu trong quá trình quản lý doanh nghiệp được thiết kế, vận hành và chịu ảnh hưởng bởi con người trong tổ chức.
Đặc điểm nổi bật của loại hình doanh nghiệp thương mại và xuất nhập khẩu ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ.
Bản chất, vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp đó chính là việc đạt được 3 nhóm mục tiêu: mục tiêu về hoạt động, mục tiêu về báo cáo, mục tiêu về tuân thủ. KSNB xác lập, hỗ trợ thiết lập công cụ quản lý nghiệp vụ đối với tất cả các hoạt động của từng cá nhân trong đơn vị.
Kiểm soát nội bộ được cấu thành bởi 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hệ thống thông tin và truyền thông; Hoạt động kiểm soát; Hoạt động giám sát.
30
CHƯƠNG 3
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY
TNHH NN MTV TM & XNK VIETTEL - TRUNG TÂM PHÂN PHỐI
3.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Chi Nhánh Công ty TNHH NNMTV TM & XNK Viettel – Trung tâm Phân phối ảnh hưởng đến kiểm MTV TM & XNK Viettel – Trung tâm Phân phối ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ
3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Chi Nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối
Giới thiệu khái quát:
- Loại hình: Chi nhánh Công ty TNHH Nhà nước Một thành viên Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân Phối.
- Tên viết tắt: Viettel Distribution.
- Địa chỉ trụ sở chính: Tòa nhà Viettel - Ngõ 11 Duy Tân - Phường Dịch Vọng Hậu - Quận Cầu Giấy - Thành phố Hà Nội - Việt Nam.
- Mã số thuế: 0104831030-090
- Người đại diện theo pháp luật: Ông Văn Hải Đăng. - Điện thoại: 024.665.424.36
- Vốn điều lệ: 1.410.800.000.000 vnđ.
- Sản phẩm: Kinh doanh thiết bị viễn thông và phần cứng, phần mềm công nghệ thông tin, điện thoại và các sản phẩm khác…
Lịch sử hình thành:
Chi nhánh Công ty TNHH NN MTV Thương mại & Xuất nhập khẩu Viettel - Trung tâm Phân phối tiền thân là Trung tâm Phân phối của Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel (gọi tắt là Công ty), thành lập năm 2005.
31
Ngày 01/4/2010, Trung tâm phân phối được thành lập và thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel.
Ngày 27/11/2015, Trung tâm Phân phối được nâng cấp lên thành Chi nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối. Trung tâm Phân phối có giấy phép đăng ký kinh doanh, con dấu và mã số thuế riêng. Theo đó, chi nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối chính thức tách ra và thực hiện chế độ hạch toán độc lập.
Quá trình phát triển hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối
Chi nhánh Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Trung tâm Phân phối là đơn vị trực thuộc Công ty TNHH NN MTV TM & XNK Viettel - Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Viettel được thành lập ngày 01/04/2010, trên cở sở tái cấu trúc cơ cấu Trung tâm kinh doanh thiết bị đầu cuối trước kia. Với mục tiêu trở thành nhà phân phối hàng đầu Việt Nam, TTPP luôn coi sự sáng tạo và tiên phong là những kim chỉ nam cho mọi hành động. Đó không chỉ là sự tiên phong về công nghệ mà còn là sự sáng tạo trong triết lý kinh doanh, thấu hiểu và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
Năm 2011, TTPP thành công trong việc phân phối các sản phẩm của ACER, HP mang về doanh thu 523 tỷ đồng. Bước sang năm 2012, nhận thấy máy tính không còn thế mạnh ở thị trường Việt Nam, TTPP mở rộng sang phân phối các phần mềm của hãng AUTODESK và VMWARE cùng với thiết bị phần cứng của Buffalo và bắt đầu tìm kiếm các đối tác thiết bị di động.
Để tìm kiếm cơ hội mới trong ngành viễn thông, năm 2013, Trung tâm Phân phối dừng phân phối máy tính và bắt đầu cung cấp các sản phẩm điện thoại OEM cho các đơn vị trong nội bộ Tập đoàn Viettel. Đến tháng 10/2013, Trung tâm Phân phối chính thức ký kết độc quyền với hãng điện thoại OPPO. Đây là bước đi đầu tiên để Trung tâm Phân phối tiến vào thị trường điện thoại di động, cũng là mốc son giúp Trung tâm Phân phối có những bước tiến vượt bậc trong thời gian tới.
32
Thành công trong việc đưa hãng điện thoại OPPO vào thị trường Việt Nam, sau 4 năm thành lập, năm 2014 lần đầu tiên TTPP đạt mốc doanh thu trên 1000 tỷ đồng (1896 tỷ đồng), mang về cho đơn vị 40 tỷ lợi nhuận. Thắng thế trong việc phân phối thiết bị di động, trong năm này, TTPP tiếp tục hợp tác với hãng điện thoại HUAWEI. Nhờ vậy, TTPP cán mốc 3456 tỷ doanh thu trong năm 2015 và hình thành 350 đại lý phân phối trên toàn quốc.
Bước sang năm 2018, TTPP ghi nhận bước phát triển đột phá, khi lần đầu tiên đạt mức 4455 tỷ doanh thu sau 8 năm thành lập, lợi nhuận đạt 58 tỷ đồng, vinh dự là một trong những đơn vị xuất sắc nhận cờ thi đua của Tập đoàn.
Để đạt được con số đó, TTPP xác định phải có những hướng đi mới, cách làm mới. Trong năm 2019 - 2020, TTPP bước đầu có sự chuyển dịch tạo khác biệt với các Nhà phân phối: chuyên nghiệp hóa trong công tác kho vận (đầu tư máy dán nhãn lên hộp điện thoại); Ứng dụng giải pháp chăm sóc khách hàng CRM. Cụ thể: Tập hợp tất cả thông tin khách hàng thành một hệ thống, lưu giữ tất cả thông tin và lịch sử giao dịch với khách hàng. Điều này giúp Trung tâm Phân phối tránh trường hợp mỗi nhân viên quản lý khách hàng riêng của mình dẫn đến mất thông tin khách hàng khi nhân viên nghỉ việc. Kiểm soát được nhân viên đang làm việc gì và tiến độ như thế nào đối với mỗi khách hàng. Điều này đảm bảo nhân viên sẽ triển khai quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng theo đúng quy chuẩn, tránh trường hợp mất khách hàng do chăm sóc không tốt.
3.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của TTPP là chuyên phân phối thiết bị ngành công nghệ thông tin và thiết bị ngành điện thoại di động. Phân phối các loại máy điện thoại smart phone của hãng APPLE, HUAWEI, VIVO với số lượng từ 180.000-200.000 chiếc/năm cho thị trường Việt Nam.
33
sản phẩm phần cứng, phần mềm công nghệ thông tin của các hãng nổi tiếng trên thế giới như (Hãng Hewlett Packard Enterprise (HPE), Hãng APC by Scheider Electric, Hãng Delta) để phục vụ nhu cầu của khách hàng ngày một tốt hơn. Kim chỉ nam cho hoạt động kinh doanh phân phối là sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa sản phẩm công nghệ thông tin và dịch vụ viễn thông một cách tốt nhất nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu riêng biệt của mỗi khách hàng.
Với nền tảng là phân phối thiết bị công nghệ thông tin và thiết bị di động chiếm thị phần lớn tại Việt Nam, TTPP đã từng bước mở rộng các kênh bán hàng bên ngoài, các kênh online; điều chỉnh giá kịp thời, đưa gói hỗ trợ hấp dẫn tới khách hàng; Để tăng doanh thu, TTPP tiến hành bán nhiều sản phẩm cho một khách hàng, tập trung chăm sóc kỹ số lượng khách hàng nhỏ nhưng đem lại doanh thu lớn. Bên cạnh đó, TTPP đã kết hợp cùng nhãn hàng HUAWEI mở ra 14 đại lý tại các tỉnh trên khắp cả nước, nhằm mở rộng kênh phân phối đến các huyện xã.
Năm 2019 - 2020 tuy thị trường có nhiều biến động và thách thức, nhưng TTPP vẫn đặt ra con số thách thức 5000 tỷ doanh thu. Để làm được điều này, TTPP tiến hành xây dựng hệ thống kênh phân phối trên toàn quốc với 4000 các điểm bán và cửa hàng từ thành thị đến các vùng nông thôn, huyện xã… Bên cạnh đó, TTPP còn tiến hành xây dựng hệ thống ứng dụng chăm sóc khách hàng nhằm giúp người tiêu dùng cuối cùng tiếp cận được những thông tin về bảo hành và các chương trình khuyến mại mà nhà cung cấp đưa ra. Với phương châm “Bám chắc để chiến thắng”, năm 2020, Viettel Distribution quyết tâm mang đến cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất và tăng thu nhập cho người lao động từ 16 triệu đồng lên 22 triệu đồng/người/tháng.
3.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Trung tâm Phân phối tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, đây là mô hình thống nhất giữa chỉ huy và chuyên môn hóa, theo mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng. Giám đốc đơn vị điều hành chung và ủy quyền cho các Phó Giám đốc chuyên trách các bộ phận, điều hành xử lý và giải quyết những việc được Giám đốc ủy quyền, các Phó Giám đốc chịu trách nhiệm
34
trước Giám đốc và pháp luật những nhiệm vụ được uỷ quyền. Các phòng ban, trung tâm, chi nhánh liên tục được cấu trúc, tổ chức lại theo đúng thực tiễn đời sống sản xuất kinh doanh từng giai đoạn, với mô hình ngày càng phẳng hơn, tinh gọn hơn; dòng chảy công việc và luồng điều hành rõ ràng, chặt chẽ, thực sự đóng vai trò là cơ