Theo các cách tiếp cận khác nhau, sẽ luận giải khác nhau về nội dung tổ chức cơng tác kế tốn.
Theo quan điểm tiếp cận tổ chức cơng tác kế tốn là tổ chức thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế tốn ở đơn vị, nội dung tổ chức cơng tác kế tốn bao gồm: tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế tốn, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn, tổ chức thực hiện chế độ sổ kế tốn và tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài
chính. Quan điểm này chưa thể hiện được bản chất của tổ chức cơng tác kế tốn. Mặc dù trong tổ chức cơng tác kế tốn ở đơn vị cĩ tổ chức áp dụng các chuẩn mực kế tốn và chế độ kế tốn, nhưng khơng cĩ nghĩa nội dung tổ chức cơng tác kế tốn chỉ là tổ chức áp dụng các nội dung của chế độ kế tốn.
Theo quan điểm tiếp cận tổ chức cơng tác kế tốn là tổ chức áp dụng các phương pháp kế tốn và lấy tổ chức cơng tác kế tốn tài chính làm trọng tâm, nội dung tổ chức cơng tác kế tốn là tổ chức áp dụng phương pháp chứng từ kế tốn, phương pháp tài khoản kế tốn, phương pháp tính giá, phương pháp tổng hợp, cân đối kế tốn và tổ chức bộ máy kế tốn nhằm thu thập, xử lý, hệ thống hố và cung cấp thơng tin kinh tế đáp ứng yêu cầu cơng tác quản lý kinh tế của đơn vị. Quan điểm này chưa cho thấy quy trình tổ chức cơng việc kế tốn, chưa chú trọng đúng mức đối với cơng tác kế tốn quản trị và chưa thể hiện đầy đủ mục đích cung cấp thơng tin kế tốn của đơn vị.
Từ những vấn đề trên, cho thấy cần phải tiếp cận nội dung tổ chức cơng tác kế tốn theo hướng tổ chức áp dụng các phương pháp kế tốn trong quy trình cơng tác kế tốn nhằm thu nhận, xử lý, hệ thống hố và cung cấp thơng tin kế tốn theo mục đích của cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Theo đĩ, nội dung tổ chức cơng tác kế tốn bao gồm các vấn đề cơ bản như sau:
Thứ nhất, tổ chức bộ máy kế tốn và lao động kế tốn.
Bộ máy kế tốn được hiểu là tập hợp các bộ phận kế tốn và những người làm kế tốn của đơn vị được phân cơng nhiệm vụ, bố trí cơng việc vừa cĩ tính độc lập, vừa cĩ quan hệ với nhau trong quá trình thực hiện cơng việc thu nhận, xử lý, hệ thống hố và cung cấp thơng tin kế tốn.
Tổ chức bộ máy kế tốn là lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phù hợp với đơn vị, xác lập và phân cơng nhiệm vụ cho các
phần hành kế tốn và người làm kế tốn, đảm bảo sự phối hợp tốt nhất giữa các bộ phận kế tốn và người làm kế tốn để cùng thực hiện chức năng của kế tốn, phục vụ cơng tác quản lý kinh tế của đơn vị.
Hiện nay, cĩ nhiều mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn và theo tiêu thức khác nhau, mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn được chia thành những loại khác nhau.
- Theo đặc điểm phân cấp quản lý, mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn chia thành ba loại: mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung, mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán và mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán.
+ Đối với mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung, tồn bộ cơng việc kế tốn từ khâu thu nhận chứng từ kế tốn, ghi sổ kế tốn và lập báo cáo kế tốn đều được tập trung thực hiện ở phịng kế tốn của đơn vị chính. Các đơn vị trực thuộc khơng tổ chức kế tốn riêng mà chỉ cĩ những nhân viên kế tốn làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch tốn ban đầu, thu nhận, kiểm tra và phân loại chứng từ kế tốn, sau đĩ nộp chứng từ kế tốn về phịng kế tốn đơn vị chính.
+ Đối với mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán, ở các đơn vị trực thuộc đều cĩ tổ chức kế tốn riêng làm nhiệm vụ thu nhận chứng từ kế tốn, ghi sổ kế tốn và định kì lập báo cáo kế tốn nộp về phịng kế tốn đơn vị chính. Phịng kế tốn đơn vị chính cĩ nhiệm vụ hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phịng đơn vị chính và tổng hợp báo cáo của các đơn vị trực thuộc để lập báo cáo kế tốn chung tồn đơn vị chính.
+ Đối với mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn vừa tập trung vừa phân tán, trong đơn vị chính sẽ cĩ những đơn vị trực thuộc cĩ tổ chức kế tốn riêng, mang tính chất của tổ chức bộ máy kế tốn phân tán, đồng thời cĩ những đơn vị trực thuộc khơng tổ chức kế tốn riêng, mang tính chất của tổ chức bộ máy kế tốn tập trung. Các đơn
vị trực thuộc cĩ tổ chức kế tốn riêng sẽ thực hiện việc thu nhận chứng từ kế tốn, ghi sổ kế tốn và định kì lập báo cáo kế tốn nộp về phịng kế tốn đơn vị chính. Các đơn vị trực thuộc khơng tổ chức kế tốn riêng sẽ bố trí nhân viên kế tốn làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch tốn ban đầu, thu nhận chứng từ kế tốn, kiểm tra và phân loại chứng từ kế tốn, sau đĩ nộp về phịng kế tốn đơn vị chính.
- Theo mối quan hệ giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị, chia thành ba loại mơ hình:
+ Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn tài chính tách rời với kế tốn quản trị (cịn gọi là mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn riêng biệt). Theo mơ hình này, bộ máy kế tốn của đơn vị sẽ cĩ hai bộ phận kế tốn riêng biệt là bộ phận kế tốn tài chính và bộ phận kế tốn quản trị, cơng tác kế tốn tài chính và cơng tác kế tốn quản trị được tách rời nhau, thực hiện một cách riêng rẽ, độc lập với nhau.
+ Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn kết hợp kế tốn tài chính với kế tốn quản trị (cịn gọi là mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn kết hợp). Tổ chức cơng tác kế tốn theo mơ hình này sẽ cĩ sự kết hợp chặt chẽ giữa kế tốn tài chính với kế tốn quản trị trong tất cả nội dung tổ chức cơng tác kế tốn, như tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn, hệ thống sổ kế tốn và tổ chức lập báo cáo kế tốn.
+ Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn hỗn hợp giữa kế tốn tài chính và kế tốn quản trị (cịn gọi là mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn hỗn hợp). Theo mơ hình này, trong bộ máy kế tốn của đơn vị sẽ cĩ những nội dung được tổ chức riêng biệt, đồng thời sẽ cĩ những nội dung được tổ chức kết hợp giữa kế tốn tài chính với kế tốn quản trị.
Các mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn trên đây đều cĩ đặc điểm riêng, cĩ ưu điểm và hạn chế riêng, thích hợp với từng đơn vị cĩ đặc điểm, điều kiện riêng. Chính vì vậy, cần phải nghiên cứu để lựa
chọn được mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phù hợp với đơn vị, nhằm phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế của mơ hình tổ chức bộ máy cơng tác kế tốn mà đơn vị lựa chọn.
Đồng thời với việc lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn là xây dựng các bộ phận, phần hành kế tốn, phân cơng nhiệm vụ cho từng phần hành kế tốn, cho từng nhân viên kế tốn. Để thực hiện cơng việc này một cách khoa học, hợp lý phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của đơn vị, căn cứ vào đặc điểm tổ chức hoạt động, tổ chức quản lý và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Thứ hai, tổ chức lựa chọn chính sách kế tốn áp dụng tại
đơn vị.
Thực hiện nội dung này là lựa chọn cơ sở kế tốn, lựa chọn chuẩn mực kế tốn, chế độ kế tốn, nguyên tắc kế tốn, phương pháp kế tốn, kỳ kế tốn năm và đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế tốn.
Đối với việc lựa chọn cơ sở kế tốn áp dụng tại đơn vị, phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị, bản chất của các giao dịch và yêu cầu quản lý để lựa chọn kế tốn theo cơ sở tiền hay theo cơ sở dồn tích. Lựa chọn được cơ sở kế tốn áp dụng phù hợp với hoạt động chủ yếu của đơn vị sẽ đảm bảo phản ánh đúng đắn, khách quan bản chất của giao dịch, cung cấp được những thơng tin, số liệu kinh tế hữu ích, trung thực về thực trạng tài chính, về tình hình và kết quả hoạt động của đơn vị, đáp ứng yêu cầu cơng tác quản lý kinh tế của đơn vị.
Các lựa chọn khác thuộc nội dung chính sách kế tốn cũng cần phải phù hợp với đặc điểm của đơn vị và quy định trong các văn bản pháp lý về kế tốn hiện hành. Chẳng hạn, khi lựa chọn áp dụng hệ thống chuẩn mực kế tốn Việt Nam hiện hành, các doanh nghiệp nhỏ và vừa chỉ áp dụng 19 chuẩn mực và cĩ 7 chuẩn mực khơng áp dụng. Khi lựa chọn chế độ kế tốn áp dụng tại đơn vị, phải nghiên
cứu để quyết định áp dụng chế độ kế tốn phù hợp, chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, chế độ kế tốn doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Thơng tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, chế độ kế tốn doanh nghiệp siêu nhỏ ban hành theo Thơng tư số 132/2018/TT-BTC ngày 28/12/2018 của Bộ Tài chính, chế độ kế tốn đơn vị hành chính sự nghiệp ban hành theo Thơng tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính.
Thứ ba, tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn.
Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn là khâu đầu tiên, quan trọng trong chu trình cơng tác kế tốn, cĩ ý nghĩa rất lớn đối với chất lượng cơng tác kế tốn của đơn vị. Tính trung thực và tính pháp lý của thơng tin kế tốn trước hết phụ thuộc vào khâu tổ chức thu nhận thơng tin. Việc tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn cần phải được thực hiện để phục vụ cho cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.
Đối với tổ chức thu nhận thơng tin phục vụ kế tốn tài chính, là tổ chức lập hoặc tiếp nhận chứng từ kế tốn, tổ chức kiểm tra và hồn chỉnh chứng từ kế tốn, tổ chức luân chuyển chứng từ kế tốn, tổ chức lưu trữ và huỷ bỏ chứng từ kế tốn.
Đối với tổ chức thu nhận thơng tin phục vụ kế tốn quản trị, là tổ chức thu nhận thơng tin phục vụ cho việc lập kế hoạch, thu nhận thơng tin trong quá trình thực hiện, thu nhận thơng tin phục vụ cho việc kiểm tra và thu nhận thơng tin phục vụ cho việc ra quyết định.
Thứ tư, tổ chức xử lý, hệ thống hố thơng tin kế tốn.
Thu nhận thơng tin kế tốn là việc cần thiết, nhưng để sử dụng được thơng tin, làm cho thơng tin kế tốn phát huy được tác dụng, phục vụ tốt nhất cho cơng tác quản lý kinh tế của đơn vị, thì phải xử lý, hệ thống hố thơng tin theo yêu cầu của cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.
Để xử lý, hệ thống hố thơng tin theo yêu cầu của kế tốn tài chính, trước hết đơn vị phải đưa ra được phương pháp và nguyên tắc tính giá các đối tượng cụ thể áp dụng tại đơn vị, như tính giá tài sản cố định, tính giá hàng tồn kho, chi phí, thu nhập và dự phịng tổn thất tài sản. Tiếp đến, tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn và sổ kế tốn để ghi chép, phản ánh tình hình và sự biến động của các nội dung đối tượng kế tốn trong đơn vị theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các đơn vị căn cứ vào hệ thống tài khoản kế tốn của chế độ kế tốn do Bộ Tài chính ban hành để vận dụng và chi tiết hố hệ thống tài khoản kế tốn phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Hiện nay, đơn vị được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế tốn và hình thức ghi sổ kế tốn cho riêng mình, nhưng phải đảm bảo cung cấp thơng tin về giao dịch một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, kiểm sốt và đối chiếu. Trường hợp khơng tự xây dựng được biểu mẫu sổ kế tốn và hình thức ghi sổ kế tốn cho riêng mình, đơn vị cĩ thể áp dụng các hình thức sổ kế tốn theo hướng dẫn của Bộ Tài chính trong chế độ kế tốn phù hợp với đặc điểm của đơn vị.
Thứ năm, tổ chức cung cấp và phân tích thơng tin kế tốn.
Thơng tin do kế tốn cung cấp cĩ tác dụng trên nhiều mặt đối với cơng tác quản lý kinh tế của đơn vị, được nhiều đối tượng quan tâm, sử dụng với những mục đích khác nhau. Việc tổ chức cung cấp và phân tích thơng tin kế tốn là khâu cuối cùng trong chu trình cơng tác kế tốn, đảm bảo cho kế tốn thực hiện hồn thành chức năng và nhiệm vụ của mình. Theo mục đích sử dụng và yêu cầu đối với thơng tin, các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn của đơn vị cĩ thể chia thành hai nhĩm, nhĩm bên ngồi đơn vị và nhĩm bên trong đơn vị.
- Nhĩm đối tượng bên ngồi đơn vị gồm các cơ quan quản lý chức năng của Nhà nước, như cơ quan tài chính, cơ quan thuế, cơ
quan thống kê và các đối tượng khác cĩ liên quan đến hoạt động của đơn vị như người bán, người mua, các nhà đầu tư. Các đối tượng này yêu cầu thơng tin kế tốn phải phản ánh được tình hình tài chính, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế của đơn vị thơng qua hệ thống chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp trên các báo cáo kế tốn. Để cung cấp thơng tin kế tốn đáp ứng yêu cầu của nhĩm đối tượng này, cần phải tổ chức lập các báo cáo tài chính, như Bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính. Đây là những báo cáo tài chính mà đơn vị phải lập theo đúng quy định trong chế độ kế tốn về mẫu biểu báo cáo, kỳ lập báo cáo, thời hạn nộp báo cáo, nơi nhận báo cáo, nguyên tắc lập và trình bày báo cáo. Thơng tin kế tốn trình bày trên các báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực, hợp lý tình hình tài chính, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị, phải được trình bày đầy đủ trên mọi khía cạnh trọng yếu, phải đảm bảo cĩ thể kiểm chứng và dễ hiểu, phải trình bày nhất quán và cĩ thể so sánh được giữa các kỳ kế tốn.
- Nhĩm đối tượng bên trong đơn vị gồm các nhà quản trị nội bộ của đơn vị như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các bộ phận quản lý theo chức năng trong đơn vị. Với các đối tượng này, yêu cầu về thơng tin kế tốn khơng chỉ là các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp được phản ánh trên các báo cáo tài chính mà cịn cả những thơng tin chi tiết theo từng bộ phận, từng hoạt động của đơn vị và khơng chỉ là những thơng tin liên quan đến hoạt động của đơn vị trong quá khứ mà cịn cả những thơng tin liên quan đến hoạt động của đơn vị trong tương lai, nhằm giúp cho các nhà quản trị nội bộ đơn vị thực hiện các chức năng quản trị như lập kế hoạch, điều hành, kiểm tra và đưa ra quyết định trong quá trình quản lý đơn vị. Để cung cấp