TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN
3.2.3. Tổ chức kiểm tra và hồn chỉnh chứng từ kế tốn
Trước khi ghi sổ kế tốn, cán bộ kế tốn phải kiểm tra thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trên các chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo tính chính xác của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và tính chính xác của việc ghi chép và cung cấp thơng tin. Kiểm tra chứng từ kế tốn cĩ ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của cơng tác kế tốn, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế tốn trước khi tiến hành ghi sổ
kế tốn. Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra chứng từ kế tốn, việc kiểm tra chứng từ kế tốn phải được quy định rõ ràng, chặt chẽ về nội dung, trách nhiệm và cách thức kiểm tra.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế tốn bao gồm:
- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo tuân thủ các chế độ kế tốn, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính hiện hành, hạn chế hành vi vi phạm làm tổn hại đến tài sản của đơn vị;
- Kiểm tra tính đúng đắn của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị nhằm ngăn chặn và phát hiện những sai sĩt, những hiện tượng giả mạo chứng từ kế tốn để tham ơ hoặc thanh tốn khống;
- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự tốn hoặc các định mức kinh tế, kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp đồng đã ký kết...;
- Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong chứng từ kế tốn;
- Kiểm tra việc tính tốn các chỉ tiêu phản ánh trong chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế tốn;
- Kiểm tra việc ghi chép đầy đủ các yếu tố của chứng từ kế tốn nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ.
Khi kiểm tra chứng từ kế tốn nếu phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Khơng xuất quỹ, thanh tốn, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc đơn vị (Thủ trưởng đơn vị) biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế tốn lập khơng đúng thủ tục, nội dung và chữ số khơng
rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đĩ mới làm căn cứ ghi sổ. Chứng từ sau khi được kiểm tra xong phải hồn chỉnh, bổ sung những nội dung thơng tin cần thiết để kế tốn ghi sổ được nhanh chĩng, chính xác. Đĩ là:
- Ghi giá trên chứng từ theo đúng nguyên tắc tính giá theo quy định hiện hành.
- Lập định khoản kế tốn.
- Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kinh tế từng thời điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế tốn, tổng hợp chứng từ cùng loại để luân chuyển đến các bộ phận kế tốn cần sử dụng thuộc phạm vi họ phụ trách.