TỔ CHỨC BỘ MÁY, LỰA CHỌN CHÍNH SÁCH KẾ TỐN VÀ KIỂM TRA KẾ TỐN
2.1.1. Cơ sở của tổ chức bộ máy kế tốn
Bộ máy kế tốn của một đơn vị là tập hợp những người làm kế tốn cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính tốn, xử lý tồn bộ thơng tin liên quan đến cơng tác kế tốn từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thơng tin kinh tế, tài chính về các hoạt động của đơn vị.
Bộ máy kế tốn trong một đơn vị kế tốn là tập hợp nhân lực kế tốn trên cơ sở đảm bảo tính độc lập trong thực hiện từng cơng việc kế tốn cụ thể, đồng thời lại trong mối quan hệ cĩ tính hỗ trợ và
hợp tác nhằm đảm bảo tồn bộ khối lượng cơng tác kế tốn của đơn vị được thực hiện. Thực chất của tổ chức bộ máy kế tốn trong một đơn vị kế tốn là sự phân cơng nhiệm vụ giữa các phần hành kế tốn trong phịng, ban kế tốn đến từng nhân viên kế tốn. Mục tiêu của tổ chức bộ máy kế tốn là cĩ được một bộ máy gọn nhẹ và hiệu quả. Vấn đề nhân sự để thực hiện cơng tác kế tốn cĩ ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tổ chức cơng tác kế tốn của một đơn vị kế tốn. Tổ chức lao động kế tốn như thế nào để từng cá nhân phát huy được tốt nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận hoặc cá nhân khác cĩ liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế tốn. Chính vì thế, tổ chức bộ máy kế tốn là nội dung đầu tiên trong tổ chức cơng tác kế tốn của các đơn vị. Thực hiện nội dung này, trước hết phải xác định được mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Sau đĩ, phân cơng nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, phần hành và nhân viên kế tốn đảm bảo sự phối hợp tốt nhất giữa các bộ phận và nhân viên kế tốn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.
Để tổ chức bộ máy kế tốn khoa học, hợp lý đơn vị kế tốn cần dựa vào một số cơ sở quan trọng sau đây:
- Đặc điểm tổ chức hoạt động của đơn vị, ví dụ: đối với các đơn vị kế tốn là DN thì xem xét loại hình và lĩnh vực sản xuất kinh doanh; đối với các đơn vị kế tốn là đơn vị sự nghiệp cơng lập thì căn cứ vào loại hình dịch vụ cơng mà đơn vị đang thực hiện và mức độ tự chủ tài chính của các đơn vị này.
- Quy mơ, địa bàn hoạt động của đơn vị kế tốn, đây là căn cứ phản ánh mức độ tập trung hay phân tán của thơng tin kế tốn. Nếu đơn vị kế tốn cĩ quy mơ lớn, cĩ nhiều đơn vị trực thuộc cĩ tư cách pháp nhân cần cĩ một cơ cấu bộ máy kế tốn phù hợp đủ để đáp ứng yêu cầu xử lý và cung cấp thơng tin trong nội bộ và cung cấp thơng tin cho các đối tượng bên ngồi. Nếu đơn vị kế tốn cĩ quy mơ nhỏ, cĩ hay khơng cĩ các đơn vị trực thuộc và các đơn vị cĩ tư
cách pháp nhân, cơ cấu bộ máy kế tốn sẽ đơn giản hơn. Do đĩ, khi tổ chức bộ máy kế tốn cần phân tích kỹ đặc điểm về quy mơ và các đơn vị trực thuộc của đơn vị kế tốn đĩ. Bên cạnh cơ cấu quản lý của đơn vị kế tốn, cách thức phân định nhiệm vụ các bộ phận phịng, ban trong đơn vị và các mối quan hệ nội bộ cũng sẽ ảnh hưởng đến việc phân chia các phần hành kế tốn và phân cơng cơng việc cho nhân viên kế tốn.
- Mức độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính trong nội bộ đơn vị kế tốn, vì mức độ phân cấp càng cao thì cũng địi hỏi phân cấp kế tốn cĩ sự phù hợp tương ứng. Thơng thường mức độ phân cấp quản lý kinh tế - tài chính phụ thuộc vào quy mơ của đơn vị. Dựa trên mức độ phân cấp và ủy quyền giữa đơn vị chính với các đơn vị trực thuộc hoặc giữa cấp trên với cấp dưới trong nội bộ đơn vị kế tốn, cĩ thể chia thành 3 cấp độ phân cấp quản lý như sau: (i) quản lý tập trung: là mơ hình cĩ rất ít (hoặc khơng cĩ) phân cấp trong quản lý giữa cấp trên với các đơn vị cấp dưới, mọi quyết định đều tập trung tại đơn vị chính. Mơ hình này chỉ áp dụng đối với các đơn vị kế tốn quy mơ nhỏ, khơng phát huy được tính tự chủ của các đơn vị cấp dưới vì thế sẽ khơng thích hợp khi quy mơ của đơn vị ngày càng được mở rộng, hoạt động phân tán; (ii) quản lý phân tán: là mơ hình cĩ sự phân chia trách nhiệm giữa cấp trên và cấp dưới, cĩ sự ủy quyền và phê chuẩn trong thực thi các hoạt động trong nội bộ đơn vị kế tốn. Vì thế mơ hình này tạo ra nhiều trung tâm trách nhiệm quản lý, phát huy được sự năng động, sáng tạo của các nhà quản lý cơ sở, đảm bảo các quyết định sát với thực tiễn và thích hợp với các đơn vị cĩ quy mơ lớn, hoạt động phân tán; (iii) quản lý vừa tập trung vừa phân tán: là sự kết hợp một cách hài hịa cả hai mơ hình nêu trên khi mà trình độ của các đơn vị phụ thuộc trong nội bộ đơn vị kế tốn chưa cĩ sự đồng nhất.
- Khối lượng cơng việc kế tốn, định biên bộ máy kế tốn và năng lực, trình độ chuyên mơn của nhân viên kế tốn. Khối lượng
cơng việc của bộ máy kế tốn được ước tính dựa trên đặc điểm hoạt động của đơn vị và được đánh giá mức độ phức tạp dựa trên mức độ phức tạp của hoạt động, của yêu cầu thơng tin và yêu cầu quản lý trong đơn vị. Khi tổ chức bộ máy kế tốn cần căn cứ vào khối lượng cơng việc và mức độ phức tạp của cơng việc để cĩ kế hoạch tuyển dụng nhân viên: cần bao nhiêu người? trình độ, năng lực của mỗi nhân viên được tuyển dụng ra sao?... Đồng thời sắp xếp, bố trí nhân sự cho phù hợp. Sau khi phân tích khối lượng cơng việc dựa vào các chính sách kế tốn đã được xây dựng, các báo cáo cần được lập, người chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế tốn sẽ xác định đầy đủ các chức năng kế tốn cần cĩ để từ đĩ định hướng xây dựng bộ máy kế tốn.
- Khả năng về tài chính, mức độ trang bị các phương tiện kỹ thuật tính tốn sử dụng cho cơng tác kế tốn, đặc biệt là ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý nĩi chung, trong kế tốn nĩi riêng. Cơng nghệ thơng tin làm thay đổi cơ bản cơng việc của nhân viên kế tốn: giảm khối lượng cơng việc ghi chép, xử lý, giảm các hạn chế liên quan đến khối lượng nghiệp vụ, hạn chế về khơng gian và thời gian… Nhân viên kế tốn cĩ thể chuyển từ việc ghi sổ, nhập liệu kế tốn sang việc kiểm sốt, phân tích dữ liệu và cung cấp thơng tin kế tốn. Do vậy, khi tổ chức bộ máy kế tốn cần lưu ý đến các vấn đề sau:
+ Đặc điểm hệ thống trang thiết bị và cơ sở hạ tầng kỹ thuật hiện cĩ của đơn vị: máy chủ, máy trạm, mạng máy tính, Internet…
+ Định hướng ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác quản lý: ví dụ đơn vị sẽ sử dụng phần mềm kế tốn hay hệ thống ERP. Nếu đơn vị ứng dụng ERP, một phần lớn dữ liệu đầu vào sẽ do các bộ phận phịng ban khác nhập liệu, nhân viên kế tốn chỉ kiểm tra, kiểm sốt dữ liệu, xử lý và cung cấp thơng tin. Nếu đơn vị định hướng sử dụng phần mềm kế tốn thì việc nhập liệu ban đầu do nhân viên kế tốn đảm nhận. Đây cũng là căn cứ để đưa ra các yêu
cầu về năng lực của nhân viên kế tốn khi tuyển dụng hay lên kế hoạch đào tạo nhân sự.