TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN
3.2.5.1 Tổ chức lưu trữ chứng từ kế tốn
Chứng từ kế tốn sau khi ghi sổ kế tốn phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, trình tự thời gian và bảo quản an tồn theo quy định của pháp luật. Kết thúc niên độ kế tốn, chứng từ sẽ được đưa vào lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước. Chứng từ lưu giữ phải là chứng từ gốc.
Chứng từ phải được bảo quản cẩn thận, khơng được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ cĩ giá phải được quản lý như tiền. Các đơn vị cĩ sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt động kinh tế, tài chính và ghi sổ kế tốn thì phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp luật về chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo tồn dữ liệu, thơng tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử khơng đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế tốn ở dạng nguyên bản mà nĩ được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải cĩ đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
Chứng từ kế tốn nĩi riêng và tài liệu kế tốn nĩi chung phải được đơn vị kế tốn bảo quản đầy đủ, an tồn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Chứng từ kế tốn khi lưu trữ phải đảm bảo tính khoa học để thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết. Trường hợp tài liệu kế tốn bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải cĩ biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu kế tốn đĩ; nếu tài liệu kế tốn bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải cĩ biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận. Tài liệu kế tốn phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế tốn năm hoặc kết thúc cơng việc kế tốn. Thời gian lưu trữ theo quy định hiện hành tại Luật Kế tốn: Tối thiểu là 5 năm đối với các chứng từ khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính; tối thiểu là 10 năm đối với chứng từ kế tốn sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính; và lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế tốn cĩ tính sử liệu, cĩ ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phịng. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế tốn.
Sơ đồ 3.3: Trình tự luân chuyển của Phiếu thu