TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN
3.3. TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN PHỤC VỤ KẾ TỐN QUẢN TRỊ
QUẢN TRỊ
Việc tổ chức thu nhận thơng tin phục vụ KTQT về cơ bản cĩ nhiều điểm tương đồng với việc thu nhận thơng tin phục vụ KTTC, đĩ là đều tổ chức thu nhận thơng tin từ bộ phận kế tốn. Tuy nhiên, KTQT cịn tiếp nhận thơng tin từ các bộ phận, phịng ban khác trong và ngồi đơn vị. Tổ chức thu nhận thơng tin là giai đoạn khởi đầu của tồn bộ quy trình KTQT, cĩ ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản trị đơn vị. Về nội dung, cơng tác thu nhận thơng tin ban đầu về KTQT bao gồm tổ chức thu nhận thơng tin quá khứ và tổ chức thu nhận thơng tin tương lai. Những thơng tin đĩ cĩ thể là thơng tin được thu thập lần đầu cho một mục đích cụ thể nào đĩ hoặc là những thơng tin đã cĩ từ trước đĩ được sử dụng cho mục đích khác (thơng tin thứ cấp). Để đáp ứng nhu cầu thơng tin đa dạng phục vụ cho cơng tác quản trị, điều hành đơn vị,
thơng tin về KTQT được thu nhận ban đầu phải đa dạng và phong phú, địi hỏi cơng tác thu thập thơng tin phải được tổ chức một cách khoa học.
Hệ thống thu nhận dữ liệu phục vụ KTQT bao gồm:
- Nhân sự để tổ chức thu nhận dữ liệu: Nhân viên KTQT phối hợp với các bộ phận khác của đơn vị trong quá trình thu thập dữ liệu. Để cĩ thơng tin xây dựng được hệ thống định mức và dự tốn, các đơn vị phải xây dựng một quy trình thống nhất từ việc thu nhận thơng tin đầu vào đến sắp xếp, phân loại và tổng hợp theo từng yêu cầu quản lý. Thơng tin để lập định mức và lập dự tốn cĩ thể thu thập từ nhiều bộ phận khác nhau trong đơn vị như bộ phận kỹ thuật, bộ phận thị trường, bộ phận kinh doanh...
- Tính chất của dữ liệu: Thơng tin ban đầu mà hệ thống thơng tin KTQT thu nhận cĩ thể là thơng tin quá khứ (nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra), thơng tin kế hoạch (dự tốn, dự tính) hoặc thơng tin tương lai (dự báo, dự đốn).
- Nguồn dữ liệu: Dữ liệu KTQT được thu nhận từ bộ phận KTTC và KTQT (phịng kế tốn; dữ liệu tiếp nhận từ các bộ phận, phịng ban khác trong và ngồi đơn vị như: cơ quan quản lý Nhà nước, đối thủ cạnh tranh, từ báo cáo phân tích của các chuyên gia... Cụ thể tiếp nhận thơng tin định mức từ bộ phận kế hoạch, thơng tin về nhân sự, đơn giá tiền lương từ bộ phận nhân sự, thơng tin dự tốn bán từ bộ phận thị trường,...
- Phương pháp thu thập dữ liệu: phương pháp chứng từ kế tốn, phương pháp quan sát, điều tra, khảo sát, phỏng vấn, thống kê, phương pháp thực nghiệm…
- Các thủ tục khi nhập dữ liệu: Việc sử dụng phần mềm cần phải tuân thủ các quy trình, thủ tục để đảm bảo phần mềm hoạt động một cách hiệu quả.
Thu thập thơng tin ban đầu cĩ thể được thực hiện theo mơ hình thơng tin từ trên xuống hoặc mơ hình thơng tin từ dưới lên.
Mơ hình thơng tin từ trên xuống: Các thơng tin được định ra từ cấp quản lý cao nhất sau đĩ chuyển xuống cho cấp quản lý trung gian, cấp quản lý trung gian xem xét sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở làm mục tiêu, kế hoạch tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong đơn vị. Theo mơ hình này mang nặng tính áp đặt từ quản lý cấp cao nên dễ gây ra tình trạng khơng thực hiện được. Do đĩ địi hỏi các nhà quản lý cấp cao phải xem xét khả năng thực hiện của các bộ phận so với chỉ tiêu áp đặt xuống nhằm tăng tính thực tiễn.
Sơ đồ 3.4. Mơ hình cung cấp thơng tin từ trên xuống
Mơ hình thơng tin từ dưới lên: Các bộ phận cấp thấp nhất căn cứ vào khả năng, năng lực hiện cĩ của mình lập các chỉ tiêu của bộ phận mình sau đĩ sẽ trình quản lý cấp trung gian. Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu của các cấp cơ sở và căn cứ vào năng lực và tính thực tiễn của bộ phận mình để tiến hành lập dự tốn trình lên
Quản trị cấp cao
Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp bộ phận Quản trị cấp bộ phận Quản trị cấp bộ phận Quản trị cấp bộ phận
quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao sẽ tổng hợp số liệu và kết hợp với tính khả thi, mục tiêu của tổ chức để đưa ra dự tốn chính thức làm căn cứ thực hiện kế hoạch trong kỳ.
Sơ đồ 3.5. Mơ hình cung cấp thơng tin từ dưới lên
Nhà quản trị cấp cao là các nhà quản trị ở cấp bậc cao nhất trong tổ chức, chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức. Họ là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo nhân viên; tạo ra các mục tiêu, phương hướng, chiến lược cho tổ chức. Vị trí của các nhà quản trị cấp cao là: chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc…
Nhà quản trị cấp trung gian là người nhận chỉ huy từ các quản trị viên cao cấp và đứng ra chỉ huy các nhà quản trị cấp cơ sở. Cơng việc của nhà quản trị cấp trung gian là nhận chiến lược, kế hoạch từ các nhà quản trị cấp cao. Sau đĩ, họ sẽ triển khai thành các mục tiêu cụ thể cho các nhà quản trị cấp cơ sở thi hành. Quản trị viên cấp trung gian cần xác định rõ hàng hĩa, dịch vụ cần được sản xuất, đưa hàng hĩa, dịch vụ đến người tiêu dùng bằng cách nào… Họ sẽ là
Quản trị cấp cao
Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp bộ phận Quản trị cấp bộ phận Quản trị cấp bộ phận Quản trị cấp bộ phận
người phân bổ nguồn lực một cách hợp lý nhất để tổ chức vừa tiết kiệm nguồn lực, vừa đạt hiệu quả cao. Vị trí của các nhà quản trị cấp trung gian: Quản đốc, trưởng phịng, trưởng khoa…
Nhà quản trị viên cơ sở (hoạt động) là những nhà quản trị cĩ vị trí thấp nhất về quyền lực. Nhà quản trị cấp cơ sở là người trực tiếp làm việc với hàng hĩa, dịch vụ của đơn vị. Họ nhận lệnh từ các quản trị viên cấp trung gian và trực tiếp hướng dẫn, đốc thúc các nhân viên trong tổ chức để hồn thành mục tiêu chung. Vị trí thường thấy: tổ trưởng, trưởng bộ phận, quản đốc…
Hệ thống thơng tin KTQT là kết quả của việc phân loại hệ thống thơng tin kế tốn theo đặc điểm, tính chất của thơng tin; là q trình sắp xếp, bố trí các nguồn lực để tiến hành thu thập thơng tin theo một trình tự nhất định để phân tích và cung cấp thơng tin cho các đối tượng sử dụng bên trong đơn vị nhằm mục đích quản trị nội bộ. Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phục vụ cho KTQT là một nội dung quan trọng trong quá trình cung cấp thơng tin của hệ