TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN
3.2.1. Tổ chức xây dựng danh mục và thiết kế mẫu chứng từ kế tốn
hồn thiện chứng từ kế tốn; tổ chức luân chuyển chứng từ kế tốn; tổ chức lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế tốn.
3.2.1. Tổ chức xây dựng danh mục và thiết kế mẫu chứng từ kế tốn từ kế tốn
Chứng từ kế tốn là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đã hồn thành, làm căn cứ ghi sổ kế tốn. Chứng từ kế tốn gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại phản ánh các chỉ tiêu khác nhau. Do đĩ cần tổ chức hệ thống chứng từ để bảo đảm cơ sở pháp lý và lựa chọn các loại chứng từ phù hợp với đặc thù riêng cĩ của đơn vị.
Chứng từ kế tốn phải được kiểm tra, phê duyệt luân chuyển đến các bộ phận thích hợp để ghi sổ và lưu trữ, đảm bảo cho việc ghi sổ, lưu trữ khoa học và hợp lý.
Tổ chức xây dựng danh mục các mẫu chứng từ kế tốn là xác định chủng loại, số lượng, nội dung, kết cấu và quy chế quản lý, sử dụng chứng từ kế tốn cho các đối tượng kế tốn phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Tổ chức thiết kế mẫu chứng từ kế tốn là thiết kế danh mục chứng từ kế tốn cần sử dụng trong đơn vị và thiết kế mẫu biểu chứng từ phục vụ cơng tác hạch tốn ban đầu trên hệ thống các bảng chứng từ hợp lý, hợp pháp theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Để xây dựng được danh mục và thiết kế mẫu chứng từ kế tốn phù hợp, các đơn vị cần căn cứ vào các giao dịch kinh tế và mối quan hệ giữa các đối tượng kế tốn cĩ liên quan phát sinh tại đơn vị.
Danh mục chứng từ kế tốn phải được xây dựng sao cho cĩ thể ghi nhận và đáp ứng được đầy đủ nhu cầu thơng tin cho cơng tác quản lý và ghi sổ kế tốn.
Đối với việc xây dựng danh mục và thiết kế mẫu biểu chứng từ kế tốn, đơn vị được chủ động xây dựng danh mục, thiết kế mẫu chứng từ kế tốn phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị, nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế tốn và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm sốt và đối chiếu, cung cấp được những thơng tin theo quy định của pháp luật kế tốn.
Theo Điều 16 của Luật kế tốn số: 88/2015/QH13 [18], chứng từ kế tốn phải cĩ các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên và số hiệu của chứng từ kế tốn; b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế tốn;
c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế tốn;
d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế tốn;
đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế tốn dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người cĩ liên quan đến chứng từ kế tốn.
Ngồi những nội dung chủ yếu của chứng từ kế tốn quy định trên, chứng từ kế tốn cĩ thể cĩ thêm những nội dung bổ sung khác tùy theo từng loại chứng từ như phương thức thanh tốn, quy đổi tỷ giá, phương thức bảo hành...
Hiện nay, Chính phủ đã ban hành Nghị định quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính trong đĩ quy định cụ thể về giá trị pháp lý của chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử là chứng từ kế tốn và cĩ giá trị pháp lý như chứng từ được lập bằng bản giấy khi đáp ứng các điều kiện nhất định của pháp luật. Do đĩ, các quy định khi xây dựng danh mục và thiết kế chứng từ điện tử cũng giống như chứng từ bằng giấy.
Chứng từ điện tử khơng thể hiện bằng bản giấy mà được hệ thống bởi các dữ liệu điện tử, được mã hĩa mà khơng bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thơng hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh tốn.
Theo đĩ, chứng từ điện tử cĩ giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau:
- Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cĩ trách nhiệm liên quan;
- Hệ thống thơng tin cĩ biện pháp bảo đảm tồn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống…
- Biện pháp khác mà các bên tham gia giao dịch thống nhất lựa chọn, bảo đảm tính tồn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử.
Trường hợp đơn vị khơng tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, đơn vị cĩ thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế tốn theo hướng dẫn tại chế độ kế tốn mà đơn vị áp dụng (Phụ lục 3.1).
Theo quy định, hệ thống các danh mục và biểu mẫu chứng từ tùy thuộc vào chế độ kế tốn đơn vị áp dụng. Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế tốn thuộc loại bắt buộc quy định. Theo quy định của chế độ kế tốn hiện
hành đối với đơn vị hành chính sự nghiệp các chứng từ bắt buộc gồm: phiếu thu, phiếu chi; giấy đề nghị thanh tốn tạm ứng; biên lai thu tiền. Ngồi các chứng từ này đơn vị hành chính, sự nghiệp cĩ thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế tốn theo hướng dẫn tại chế độ kế tốn hành chính, sự nghiệp hoặc được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị. Các mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế tốn (Phụ lục 3.2).
Mọi mẫu chứng từ kế tốn phải được người cĩ thẩm quyền trong đơn vị phê duyệt mới cĩ giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải được đăng ký mẫu biểu với cơ quan quản lý, cĩ chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.