TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN
3.3.1. Tổ chức thu nhận thơng tin phục vụ cơng tác lập kế hoạch
chức và đánh giá thực hiện kế hoạch; kiểm tra, đánh giá hoạt động và ra quyết định.
Thơng tin do kế tốn cung cấp về bản chất thường là thơng tin kinh tế - tài chính và dịng thơng tin này giúp cho nhà quản trị hồn thành các chức năng: lập kế hoạch; tổ chức và đánh giá thực hiện kế hoạch; kiểm tra đánh giá hoạt động và ra quyết định.
3.3.1. Tổ chức thu nhận thơng tin phục vụ cơng tác lập kế hoạch kế hoạch
Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho đơn vị của mình; gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định được các chức năng
khác cịn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra. Do đĩ, mỗi nhà quản trị ở từng cấp cĩ nhu cầu thơng tin khác nhau, được xác đinh trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng cấp. Nhà quản trị muốn cĩ thơng tin đem lại lợi ích thì thơng tin đĩ phải cĩ quan hệ trực tiếp với vấn đề đặt ra của đơn vị và địi hỏi phải cĩ cách thức thu thập thơng tin phù hợp.
Nhà quản trị cấp cao: dự báo khuynh hướng, kế hoạch hoạt động trong dài hạn, từ đĩ dự báo ngân sách trong dài hạn và lập kế hoạch: lợi nhuận, nguồn nhân lực...
Nhà quản trị cấp trung gian: quản lý, phân tích và dự tốn, kiểm sốt, lập kế hoạch các hoạt động cụ thể của đơn vị: ngân sách hàng năm, bán hàng, định giá bán, sản xuất...
Nhà quản trị cấp cơ sở: chịu trách nhiệm triển khai thực hiện các hoạt động cụ thể: kế hoạch thu mua, sản xuất, bán hàng, tuyển dụng, đào tạo...; xử lý các nghiệp vụ cụ thể: bán hàng, xác định giá bán, nghiên cứu thị trường, triển khai sản phẩm mới...; thực hiện cơng tác kế tốn.
Tương ứng với từng chức năng, nhiệm vụ của từng cấp quản trị thì nhu cầu của việc thu nhận thơng tin phục vụ cơng tác lập kế hoạch/hoạch định của từng cấp quản trị như sau:
Đối với nhà quản trị cấp cao: Các thơng tin về kế hoạch tổng thể và dài hạn; thơng tin dự báo ngân sách, kế hoạch lợi nhuận, kế hoạch nguồn nhân lực…
Đối với nhà quản trị cấp trung gian: Các thơng tin về kế hoạch của từng lĩnh vực kinh doanh, bộ phận hoạt động, từng trung tâm trách nhiệm… chi tiết thành từng năm, quý, tháng như: quản lý, phân tích bán hàng, kiểm sốt hàng tồn kho, lập kế hoạch sản xuất, phân tích lợi nhuận - chi phí, phân tích sự phân bố lao động, hợp đồng lao động.
Đối với nhà quản trị cấp cơ sở: Các thơng tin dữ liệu về định mức chi phí, dự tốn như dự tốn về chi phí sản xuất, sản lượng sản xuất, sản lượng tiêu thụ, dự tốn hàng tồn kho, dự tốn giá vốn, dự tốn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp…
Hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp cho việc lập kế hoạch bao gồm:
Thơng tin về những sản phẩm, dịch vụ đơn vị đang cung cấp ra thị trường.
Một số thơng tin tổng quan về thị trường, ngành, khách hàng trọng tâm, kênh phân phối, kênh truyền thơng, giá trị thương hiệu, chính sách thuế, hạn ngạch xuất nhập khẩu, chính sách hỗ trợ của Nhà nước, đối tác mà đơn vị đã và đang làm việc cùng.
Tài chính: Các thơng tin về tài sản, nguồn vốn, dịng tiền,… Quản trị rủi ro: Chính là những yếu tố rủi ro mà đơn vị cĩ thể mắc phải trong quá trình hoạt động kinh doanh.
Các mục tiêu của kỳ kế hoạch như chính sách bán hàng, phát triển sản phẩm, xác định giá bán, khuyến mại, nhu cầu nhân lực, tuyển dụng, huấn luyện, chính sách lương thưởng.
Báo cáo đánh giá thực hiện dự tốn kỳ trước.
Thơng tin dự báo hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng máy mĩc, nguyên vật liệu.
Từ chức năng nhiệm vụ của các cấp quản trị cĩ thể xác định việc tổ chức thu nhận thơng tin cho việc lập kế hoạch/ hoạch định, bao gồm các nội dung sau:
Với chức năng lập kế hoạch, nhà quản trị phải lập dự tốn ngân sách. KTQT cần được cung cấp các chỉ tiêu về số lượng và giá trị phù hợp với chỉ tiêu kế hoạch. Các dự tốn ngân sách được thực hiện dưới sự điều khiển của trưởng phịng kế tốn và sự giúp
đỡ của các nhân viên kế tốn. Đây chính là tài liệu xác lập các bước thực hiện mục tiêu của đơn vị. Để phục vụ cho việc lập kế hoạch, dữ liệu thơng tin cần cung cấp cho cơng tác KTQT bao gồm: thơng tin quá khứ và thơng tin tương lai. Để thu nhận thơng tin kế tốn phục vụ cho cơng tác lập kế hoạch, nhân viên KTQT phối hợp với nhân viên ở các bộ phận khác thu thập thơng tin cần thiết từ nhiều nguồn khác nhau bên trong và bên ngồi đơn vị. Nếu thơng tin ban đầu khơng chính xác và đầy đủ sẽ làm cho các kết quả phân tích thiếu độ tin cậy.
Thơng tin quá khứ (thơng tin thực hiện) là thơng tin về hiện tượng và sự kiện xảy ra, đã phát sinh. Thơng tin quá khứ cho thấy tình hình hoạt động của đơn vị trong thời kỳ đã qua. Điều đĩ giúp các nhà quản trị đánh giá được hiệu quả của việc thực hiện các quyết định, đánh giá mức độ kiểm sốt các hoạt động của đơn vị, của chính nhà quản trị, làm cơ sở tiền đề để hoạch định các chính sách trong thời kỳ tiếp theo. Tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh trong nội bộ đơn vị hay phát sinh trong mối liên hệ với bên ngồi đều được phân tích ảnh hưởng tới hoạt động của đơn vị. Sau đĩ, tổ chức hạch tốn và ghi nhận sự biến động của các hiện tượng này. Cuối cùng tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà cung cấp thơng tin dưới dạng phù hợp với các nhà quản trị các cấp cho việc lập kế hoạch.
Thơng tin tương lai là những thơng tin về các hiện tượng và sự kiện chưa xảy ra. Để ra được quyết định nhà quản trị cần rất nhiều thơng tin liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, đồng thời cũng được thu thập theo nhiều cách khác nhau. Để thu thập thơng tin ban đầu phục vụ cho cơng tác KTQT, các thơng tin tương lai, thơng tin mang tính dự báo cĩ ý nghĩa vơ cùng quan trọng trong cơng tác xây dựng dự tốn, cơng tác kế hoạch và điều hành hoạt động của đơn vị. Thơng tin tương lai quan trọng mà cung cấp KTQT là các thơng tin về định mức của các chỉ tiêu như định mức chi phí, chi phí trích trước… nhằm so sánh với các thơng tin thực hiện để phát hiện sai
lệch. Từ đĩ, phân tích và đề xuất các giải pháp giúp các nhà quản trị ra các quyết định điều chỉnh phù hợp.
Việc thu nhận thơng tin của kế tốn phần lớn được thực hiện thơng qua hệ thống chứng từ kế tốn. KTQT sử dụng những chứng từ đã được quy định của Nhà nước trong KTTC đồng thời kết hợp thiết kế một số chứng từ cần thiết để phản ánh các nội dung thơng tin thích hợp yêu cầu và mục đích của quản trị nội bộ như các chứng từ trung gian để tổng hợp định mức. Do vậy, cần đồng nhất hệ thống chứng từ kế tốn, để KTQT và KTTC đều áp dụng hệ thống chứng từ kế tốn sẽ thuận lợi, tiết kiệm cho việc thu nhập thơng tin kế tốn, tức là chỉ cần thu nhận một lần ngay từ ban đầu. Do vậy, trên cùng một hệ thống chứng từ chỉ cần thêm vào các nội dung chi tiết để phục vụ hạch tốn chi tiết theo yêu cầu của KTQT. Bên cạnh đĩ, tuỳ theo nhu cầu về thơng tin và thực tiễn thực hiện của đơn vị cĩ thể thiết kế thêm một số chứng từ riêng cho KTQT. Các nguyên tắc thiết kế hệ thống chứng từ của hệ thống KTQT bao gồm: tính tin cậy của dữ liệu; tính dễ truy cập và tính so sánh được. Nội dung của chứng từ KTQT phải cĩ các nội dung như: “lĩnh vực hoạt động”, “loại chi phí”, trung tâm trách nhiệm”…
Đơn vị cần thiết lập các định mức cho các khoản mục nhằm hồn thiện cơ sở dữ liệu ban đầu cho hệ thống, tạo tiền đề cho việc thu nhận thơng tin phục vụ cơng tác lập kế hoạch. Các đơn vị khi xây dựng định mức cho các khoản mục cĩ thể thực hiện theo một trong ba phương pháp sau: phương pháp thống kê kinh nghiệm, phương pháp kinh tế kỹ thuật, phương pháp thử nghiệm trực tiếp. Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của đơn vị để lựa chọn và áp dụng các phương pháp cho phù hợp nhằm xây dựng các định mức cho từng khoản mục khoa học và hợp lý.
Thiết lập các đối tượng cần thu thập thơng tin và mã hĩa các đối tượng này cĩ liên quan trực tiếp đến việc lựa chọn, thiết kế phần
mềm kế tốn, phần mềm quản lý của đơn vị. Do vậy, các đơn vị cần cĩ sự hiệu chỉnh và thiết kế hệ thống chứng từ kế tốn trước khi cài đặt và sử dụng phần mềm. Kết hợp với việc cài đặt các định mức các khoản mục vào các phần mềm quản lý, các đơn vị sẽ hồn thiện các thơng tin cơ sở của hệ thống thơng tin KTQT. Từ đĩ đảm bảo cho quá trình khai báo thơng tin và nhập liệu vào hệ thống thơng tin KTQT của đơn vị thơng qua các phương tiện hỗ trợ được chính xác và đầy đủ.
Ví dụ về thơng tin kế tốn cần cung cấp để KTQT chi phí lập kế hoạch chi phí sản xuất.
Định mức chi phí là khoản chi phí được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể. Định mức chi phí khơng những chỉ ra được các khoản chi dự kiến mà cịn xác định nên chi trong trường hợp nào. Tuy nhiên, trong thực tế chi phí luơn thay đổi, vì vậy các mức cần phải được xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng. Xây dựng hệ thống mức chi phí phù hợp, khoa học khơng chỉ thuộc trách nhiệm của nhân viên KTQT chi phí mà là kết quả của nhiều bộ phận với các phương pháp chuyên mơn khoa học: như nghiên cứu phương pháp làm việc, xây dựng các chỉ tiêu đánh giá từng cơng việc cụ thể, khảo sát thực tế, thống kê kinh nghiệm... Để cơng tác định mức chi phí được tốt cần nhiều kênh thơng tin khác nhau. Cụ thể:
+ Tiêu chuẩn kỹ thuật (bộ phận kỹ thuật cung cấp định mức về lượng);
+ Chi phí thực tế nhiều kỳ (bộ phận KTTC cung cấp định mức về giá);
+ Dự tốn chi phí các kì (kế tốn cung cấp);
+ Qua khảo sát, quan sát trực tiếp, thống kê điều kiện thực tế... + Tiêu chuẩn lao động (bộ phận nhân sự cung cấp).
Đơn vị cần định mức cả về đơn giá lẫn về lượng vì sự biến đổi của hai yếu tố này đều tác động đến sự thay đổi của chi phí. Sau đĩ, bộ phận KTQT sẽ lập dự tốn và kế hoạch theo yêu cầu cụ thể.