TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN
3.2.4. Tổ chức chuyển giao và sử dụng chứng từ kế tốn
Tổ chức chuyển giao chứng từ kế tốn thực chất là thiết lập đường đi cho các chứng từ kế tốn đến các bộ phận cĩ liên quan để phục vụ cho việc ghi sổ kế tốn và quản lý chứng từ. Tất cả các chứng từ kế tốn sau khi được kiểm tra và hồn chỉnh đều phải được chuyển về phịng kế tốn của đơn vị để luân chuyển và ghi sổ kế tốn. Đơn vị phải xây dựng quy trình chuyển giao chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế tốn liên quan cĩ thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ kế tốn và ghi sổ kế tốn. Yêu cầu của tổ chức chuyển giao chứng từ kế tốn là phải đảm bảo sự ổn định, khoa học, hợp lý cho cho quy trình kế tốn; tiết kiệm thời gian, chi phí; tránh trùng lặp hay bỏ sĩt nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong kỳ kế tốn. Để đáp ứng được yêu cầu trên, cần xác định chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong đơn vị. Trình tự chuyển giao, thời gian chuyển giao chứng từ phải tuân thủ chương trình luân chuyển chứng
từ, được quy định cụ thể của từng đơn vị. Kế tốn trưởng đơn vị là người trực tiếp xây dựng chương trình luân chuyển từng loại chứng từ kế tốn. Khi xây dựng chương trình luân chuyển cho chứng từ kế tốn, kế tốn trưởng phải căn cứ vào: đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn và bộ máy quản lý của đơn vị; yêu cầu tổ chức hệ thống thơng tin kinh tế, tài chính ở đơn vị; yêu cầu quản lý của đơn vị; đặc thù của từng loại chứng từ kế tốn.
Nội dung của chương trình luân chuyển chứng từ kế tốn:
Thứ nhất: Xác định kiểu đường đi cho từng loại chứng từ kế
tốn, theo kiểu liên tiếp hoặc song song.
Ví dụ: Kiểu đường đi liên tiếp đối với phiếu thu đối với đơn vị
khơng cĩ bộ phận kiểm tra kế tốn riêng. Ở trường hợp này phịng kế tốn sử dụng 01 liên phiếu thu. Bộ phận kế tốn tiền sau khi kiểm tra và ghi sổ sẽ chuyển phiếu thu cho bộ phận kế tốn thanh tốn.
Bộ phận Cơng việc Nghiệp vụ Kế tốn tiền Kế tốn thanh tốn Bảo quản lưu trữ 1. Lập phiếu thu
2. Kiểm tra phiếu thu, ghi sổ kế tốn tiền 3. Ghi sổ kế tốn
thanh tốn
4. Bảo quản, lưu trữ
Ghi chú: Cung cấp thơng tin trực tiếp
Kiểm tra đối chiếu bổ sung
Ví dụ: Kiểu đường đi song song đối với phiếu thu đối với đơn
vị cĩ bộ phận kiểm tra kế tốn riêng. Ở trường hợp này phịng kế tốn sử dụng 02 liên phiếu thu. Bộ phận kiểm tra kế tốn sau khi kiểm tra sẽ chuyển đồng thời cho bộ phận kế tốn tiền và bộ phận kế tốn thanh tốn, mỗi bộ phận 1 liên.
Bộ phận Cơng việc Nghiệp vụ Kiểm tra kế tốn Kế tốn tiền Kế tốn thanh tốn Bảo quản lưu trữ 1. Lập phiếu thu 2. Kiểm tra phiếu thu 3. Ghi sổ kế tốn tiền 4. Ghi sổ kế tốn thanh tốn 5. Bảo quản, lưu trữ Ghi chú:
Cung cấp thơng tin trực tiếp Kiểm tra đối chiếu bổ sung
Sơ đồ 3.2: Kiểu đường đi song song của chứng từ kế tốn Thứ hai: Trình tự luân chuyển, thời gian lưu giữ chứng từ kế
tốn ở từng bộ phận kế tốn và trách nhiệm chuyển chứng từ kế tốn cho bộ phận khác.
Ví dụ: Trình tự ln chuyển của Phiếu thu
A: Người nộp tiền chuẩn bị tiền để nộp (1) Kế tốn tiền viết phiếu thu
(2) Bộ phận cĩ thẩm quyền ký duyệt
(3) Bộ phận cĩ thẩm quyền trả lại 3 liên cho kế tốn tiền, kế tốn tiền lưu liên 1
(4) Kế tốn tiền chuyển liên 2, 3 cho thủ quỹ (5) Thủ quỹ thu tiền và ký vào phiếu thu
(6,7) Người nộp tiền ký vào phiếu thu và giữ liên 3 trả liên 2 cho thủ quỹ. Thủ quỹ ghi sổ
(8) Thủ quỹ chuyển phiếu thu cho kế tốn tiền (9) Kế tốn tiền ghi sổ quỹ
(10,11) Kế tốn tiền chuyển phiếu thu cho các bộ phận cĩ liên quan sau đĩ phiếu thu quay về kế tốn tiền
(12) Kế tốn lưu phiếu thu B: Kết thúc quy trình
Thứ ba: Trách nhiệm của các bộ phận cĩ liên quan. Các bộ
phận cĩ liên quan tiếp nhận chứng từ và thu nhận thơng tin để phục vụ cho hoạt động của bộ phận mình cũng như cơng tác quản lý.