TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN
3.3.2. Tổ chức thu nhận thơng tin trong quá trình thực hiện
Đối với chức năng thực hiện, KTQT cần được cung cấp thơng tin tài chính và phi tài chính về các chỉ tiêu hoạt động. Để cĩ các thơng tin này, phần lớn các chứng từ phục vụ cho KTQT cĩ cùng nguồn gốc với KTTC, nhưng do mục đích cung cấp thơng tin khác nhau nên mức độ xử lý chứng từ cĩ khác nhau. Ngồi ra, cũng cần thiết thu thập số liệu từ các nguồn khác như: số liệu về thống kê thị phần các mặt hàng trên thị trường, số liệu về lao động, về thị trường lao động…
Tổ chức thu nhận thơng tin trong quá trình thực hiện của KTQT là tổ chức thiết lập hệ thống các chứng từ kế tốn để ghi vào các sổ kế tốn và lập các báo cáo phục vụ mục đích quản trị. Tùy thuộc vào mục đích quản trị mà tổ chức thu nhận thơng tin được thực hiện tương ứng để đáp ứng yêu cầu.
Với chức năng thu thập thơng tin phục vụ quá trình thực hiện, nhà quản trị cần nắm rõ thơng tin kế tốn, nhất là thơng tin KTQT. Nhờ cĩ thơng tin do KTQT cung cấp mà nhà quản trị mới cĩ thể đề ra quyết định đúng đắn trong quá trình lãnh đạo, phù hợp với mục tiêu chung.
Thơng tin phục vụ quá trình thực hiện được xử lý bởi bộ phận kế tốn và các bộ phận liên quan như bộ phận kinh doanh, dự án, nhân sự.... Trong trường hợp đơn vị áp dụng phần mềm quản trị tồn đơn vị, cịn cĩ sự tham gia của các bộ phận khác theo từng nội dung liên quan.
Để xác định các thơng tin phục vụ quá trình thực hiện bao gồm các nội dung sau:
- Tổ chức phản ánh các giao dịch kinh tế phát sinh vào các chứng từ kế tốn theo mục đích quản trị và cung cấp cho các đối tượng cĩ nhu cầu.
- Thu thập và cung cấp các thơng tin phi tài chính như các loại định mức kinh tế kỹ thuật. Các thơng tin dạng này chủ yếu là:
+ Tiêu chuẩn chất lượng, thơng số kỹ thuật, yêu cầu cơ bản, năng lực thực hiện, trình độ tổ chức, hạ tầng cơng nghệ;
+ Quy định pháp luật hiện hành về chế độ làm việc của người lao động;
+ Điều kiện thực tế hoạt động của các đơn vị sự nghiệp về nguồn nhân lực, cơ sở vật chất trang thiết bị, nguồn lực tài chính;
+ Số liệu thống kê hàng năm và các tài liệu cĩ liên quan. Tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật, quy trình xác định định mức kinh tế - kỹ thuật chuyên ngành và quy định đã ban hành để xác định mức tiêu hao đối với từng cơng việc, trên cơ sở đĩ tính tốn, xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật.
Dựa trên yêu cầu các thơng tin phục vụ cho chức năng thực hiện của KTQT, việc thu thập thơng tin được tiến hành như sau:
Thứ nhất, tổ chức phản ánh các giao dịch kinh tế phát sinh vào các chứng từ kế tốn theo mục đích quản trị và cung cấp cho các đối tượng cĩ nhu cầu.
Để tổ chức phản ánh các giao dịch kinh tế phát sinh vào các chứng từ kế tốn theo mục đích quản trị, trong KTQT thường dựa vào hệ thống chứng từ trong KTTC để thu thập thơng tin chi tiết theo yêu cầu quản trị trên cơ sở bổ sung thêm các chỉ tiêu, các thơng tin chi tiết hơn cho mục đích quản trị như chi tiết theo từng loại hoạt động, từng nhĩm sản phẩm, sản phẩm, quy cách hay chi tiết theo bộ phận, theo người chịu trách nhiệm… hoặc cĩ thể cần thiết thiết lập một hệ thống chứng từ kế tốn riêng phục vụ cho các thơng tin quản
trị mà chưa được thể hiện trong các hệ thống chứng từ của KTTC như liên quan đến các thơng tin tương lai về kế hoạch, định mức, dự báo.... Các chứng từ sử dụng trong KTQT cần được thiết kế linh hoạt, theo yêu cầu quản lý.
Thứ hai, thu thập và cung cấp các thơng tin phi tài chính như các loại định mức kinh tế kỹ thuật
Để thu thập và cung cấp các thơng tin phi tài chính phục vụ chức năng thực hiện của KTQT thì các bộ phận phối hợp cĩ liên quan sẽ tiến hành thu thập và cung cấp thơng tin dựa trên các căn cứ:
Căn cứ số liệu thống kê hàng năm hoặc trong các kỳ báo cáo (số liệu thống kê phải đảm bảo độ tin cậy, pháp lý trong thời gian ba năm liên tục trước thời điểm xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật) và dựa vào kinh nghiệm thực tế hoặc các thơng số so sánh để xây dựng định mức kinh tế - kỹ thuật.
Căn cứ vào các tiêu chuẩn, quy định của nhà nước về thời gian lao động, chế độ nghỉ ngơi để xây dựng định mức lao động cho từng cơng việc.
Trên cơ sở triển khai khảo sát, thực nghiệm theo từng quy trình, nội dung cơng việc để phân tích, tính tốn từng yếu tố cấu thành định mức (lựa chọn những cơng việc khơng xác định được qua hai phương pháp trên hoặc xác định được nhưng chưa chính xác mà cần phải kiểm nghiệm thực tế).