TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN
3.1.1.1. Bản chất của thơng tin kế tốn
Để hoạt động quản lý cĩ hiệu quả phụ thuộc vào nhiều nguồn thơng tin như: thơng tin kế tốn, tài chính; thơng tin marketing; thơng tin quản trị nhân sự... Trong đĩ thơng tin kế tốn là bộ phận thơng tin quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế của đơn vị.
Thơng tin kế tốn là thơng tin về tồn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, là thơng tin hữu ích và cần thiết cho cơng tác quản
lý kinh tế. Hay nĩi cách khác, thơng tin kế tốn là những thơng tin về sự vận động của các đối tượng kế tốn: tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí… trong một đơn vị kế tốn.
Thơng tin kế tốn được hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hồn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị. Thơng tin kế tốn phải đáp ứng nhu cầu thơng tin của người sử dụng, hữu ích và quan trọng cho q trình kiểm tra, kiểm sốt và ra các quyết định. Các thơng tin kế tốn cần cung cấp rất đa dạng và ngày càng địi hỏi cao hơn về chất lượng cũng như sự kịp thời.
Thơng tin kế tốn cĩ vai trị quan trọng đối với các đối tượng sử dụng khác nhau, đặc biệt trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế với những yêu cầu về minh bạch thơng tin ngày càng cao và ứng dụng cơng nghệ thơng tin (CNTT) ngày càng nhiều.
Dựa trên các nguyên tắc và phương pháp kế tốn để thực hiện nhiệm vụ thu thập thơng tin kế tốn cần thiết, phù hợp với nhu cầu của người sử dụng, nhằm đạt được mục tiêu nhất định. Để thơng tin kế tốn đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng và hữu ích trong việc ra quyết định, thơng tin kế tốn phải thoả mãn các yêu cầu sau:
Thứ nhất, thơng tin kế tốn phải trung thực. Các thơng tin và
số liệu kế tốn phải được ghi chép và báo cáo trên cơ sở các bằng chứng đầy đủ, khách quan và đúng với thực tế về hiện trạng, bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Thứ hai, thơng tin kế tốn phải đảm bảo khách quan. Các
thơng tin và số liệu kế tốn phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, khơng bị xuyên tạc, khơng bị bĩp méo.
Thứ ba, thơng tin kế tốn cung cấp phải đảm bảo tính đầy đủ.
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến kỳ kế tốn phải được ghi chép và báo cáo đầy đủ khơng bị bỏ sĩt. Thơng tin kế
tốn cung cấp phải phản ánh đầy đủ các mặt hoạt động, các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị nhằm giúp các nhà quản lý, các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn cĩ thể nhận biết một cách tồn diện, đầy đủ các mặt hoạt động, để việc điều hành quản lý đơn vị được thực hiện vừa cĩ tính tồn diện, vừa cĩ tính trọng điểm.
Thứ tư, thơng tin kế tốn phải kịp thời và hữu ích, tức là các thơng tin và số liệu kế tốn phải được ghi chép và báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời hạn quy định, khơng được chậm trễ. Cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời sẽ giúp cho các nhà quản lý, các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn cĩ thể ra được những quyết định kinh tế kịp thời, đúng lúc, hiệu quả, sát với thực tế và tương lai của đơn vị.
Thứ năm, thơng tin kế tốn phải dễ hiểu. Điều này yêu cầu
thơng tin được trình bày trong các báo cáo tài chính do kế tốn cung cấp phải dễ hiểu đối với tất cả những người sử dụng cĩ kiến thức ở mức trung bình về kế tốn, về kinh tế và tài chính. Nĩi cách khác, các báo cáo kế tốn phải được lập và trình bày sao cho những người sử dụng cĩ thể đọc và hiểu được các con số, các chỉ tiêu và các mối quan hệ trong các báo cáo này.
Thứ sáu, thơng tin kế tốn phải đảm bảo cĩ thể so sánh được.
Điều này yêu cầu đơn vị phải sử dụng thống nhất các khái niệm, nguyên tắc, phương pháp kế tốn trong suốt kỳ kế tốn. Nếu kỳ sau cĩ thay đổi phải giải trình rõ ảnh hưởng của việc thay đổi này đến các báo cáo tài chính như thế nào để người sử dụng thơng tin cĩ thể so sánh các báo cáo giữa các kỳ khác nhau.
Thứ bảy, thơng tin kế tốn phải phù hợp, tức là thơng tin phải
đáp ứng nhu cầu của người sử dụng. Nhu cầu thơng tin kế tốn của từng đối tượng sử dụng rất khác nhau và thường xuyên thay đổi theo yêu cầu thực tế.
Thứ tám, thơng tin kế tốn phải đáng tin cậy, tức là phải trung
thực hiện trạng tài chính và hoạt động của đơn vị đúng như nĩ đã xảy ra, khơng sai lệch so với thực tế, khơng xuyên tạc bĩp méo thơng tin, phản ánh đầy đủ và kịp thời mọi hoạt động diễn ra trong đơn vị, khơng được bỏ sĩt thì mới đảm bảo tính đáng tin cậy của thơng tin.
Ngồi ra, đối với thơng tin kế tốn phục vụ KTQT, cần thỏa mãn thêm các yêu cầu sau: chi tiết, cụ thể hơn so với KTTC; linh hoạt; đa dạng và phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý và đặc điểm hoạt động của đơn vị…