TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN
3.3.3. Tổ chức thu nhận thơng tin phục vụ cơng tác kiểm tra, kiểm sốt
tra, kiểm sốt
KTQT cần cung cấp các thơng tin theo mục tiêu quản lý đặt ra cho từng cấp quản trị. Các thơng tin này được hình thành trên cơ sở tổ chức hạch tốn chi tiết, bằng phương pháp kế tốn và bằng phương pháp phân tích đồ thị biểu diễn các thơng tin do kế tốn và các bộ phận khác cung cấp.
Chức năng kiểm tra/kiểm sốt nhằm đảm bảo nguồn thơng tin đã sử dụng để lập kế hoạch và để thực hiện cĩ phù hợp, đáng tin cậy. Từ đĩ, đánh giá nhằm xác định trách nhiệm của từng bộ phận đối với kết quả thực hiện. Việc thực hiện cơng tác kiểm tra, kiểm sốt và đánh giá được thực hiện ở các cấp quản trị. Nhìn chung, việc kiểm tra/ kiểm sốt ở các cấp đều được thực hiện ở giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện. Vì vậy trong giai đoạn này cần kiểm tra lại các thơng tin liên quan đến việc lập kế hoạch và thơng tin thực hiện và cĩ thể điều chỉnh được kịp thời định mức, điều chỉnh cơng tác lập kế hoạch hoặc điều chỉnh cơng tác triển khai tình hình thực hiện dự tốn… Thơng tin về dự tốn và kế hoạch là cơ sở để đơn vị triển khai hoạt động trong thực tế. Căn cứ vào thơng tin thực tế đã thu thập được, kế tốn tiến hành so sánh, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, thực hiện dự tốn. Thơng qua đĩ, cĩ thể xác định được từng nhân tố ảnh hưởng và trách nhiệm của đối tượng, bộ phận liên quan,… Từ đĩ, nhà quản trị đưa ra các giải pháp khắc phục những tồn tại, khai thác khả năng tiềm tàng để sử dụng các nguồn lực của đơn vị cĩ hiệu quả hơn. Chi phí phát sinh thực tế cĩ thể cao hơn hoặc thấp hơn so với dự kiến (định mức, dự tốn ban đầu), điều này tạo nên sự biến động chi phí.
Nhà quản trị sau khi thu nhận thơng tin để lập kế hoạch đầy đủ, hợp lý và tổ chức thực hiện kế hoạch địi hỏi phải kiểm tra, đánh giá thơng tin đĩ. Phương pháp thường dùng là so sánh đối chiếu số liệu, thơng tin kế hoạch hoặc dự tốn với số liệu, thơng tin thực hiện ở từng cấp quản trị; để từ đĩ nhận diện và xác định các thơng tin sai lệch giữa thơng tin thực hiện với thơng tin kế hoạch. Để làm được điều này, nhà quản trị cần được cung cấp thêm các thơng tin thực hiện trong kỳ, cĩ tác dụng như một bước phản hồi giúp nhà quản trị nhận diện những vấn đề cần phải điều chỉnh.
Ngồi ra, các đơn vị cịn thực hiện kiểm tra/kiểm sốt thơng qua phương pháp thống kê, phương pháp phân tích. Dựa trên kết
quả thống kê, phân tích, bộ phận KTQT sẽ cĩ được các thơng tin để lập các báo cáo liên quan đến phần chênh lệch giữa dự tốn và thực tế thực hiện. Từ đĩ, phục vụ cho việc điều chỉnh định mức thơng qua các tiêu chuẩn kỹ thuật khi định mức đã bị lỗi thời; điều chỉnh cơng tác lập kế hoạch trong trường hợp dự báo khơng sát với tình hình thực tế hoặc điều chỉnh cơng tác triển khai tình hình thực hiện dự tốn do trong khâu thực hiện chưa làm tốt chức năng của mình. Thơng qua đĩ, nhà quản trị cĩ thể biết được các nguyên nhân làm tăng (giảm) các yếu tố từ đĩ cĩ biện pháp điều chỉnh nhằm gia tăng hoặc tiết giảm các khoản mục, nhằm đạt mục tiêu quản trị trong từng thời kỳ.
Từ những vấn đề nêu trên, việc tổ chức thu nhận thơng tin phục vụ cơng tác kiểm tra/kiểm sốt bằng cách: phân tích so sánh đối chiếu thơng tin kế hoạch, thơng tin thực hiện ở từng cấp quản trị, xác định chênh lệch, tìm nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.