TỔ CHỨC BỘ MÁY, LỰA CHỌN CHÍNH SÁCH KẾ TỐN VÀ KIỂM TRA KẾ TỐN
2.1.4.1. Các mơ hình tổ chức bộ máy theo phân cấp quản lý
Theo phân cấp quản lý, tổ chức bộ máy kế tốn ở các đơn vị được thực hiện theo một trong ba mơ hình sau:
- Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung - Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán, và
- Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn hỗn hợp vừa tập trung vừa phân tán.
Mỗi mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn theo cách thức phân loại này cĩ đặc điểm riêng, thích hợp với từng đơn vị kế tốn cụ thể cĩ quy mơ và các điều kiện phân cấp quản lý khác nhau.
a. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung
Tại các đơn vị, tổ chức cĩ địa bàn hoạt động tập trung, bộ máy kế tốn thường được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung - cịn gọi là mơ hình tổ chức kế tốn một cấp. Theo mơ hình này, tồn đơn
vị kế tốn chỉ tổ chức một phịng kế tốn trung tâm duy nhất (ở đơn vị chính), cịn các đơn vị phụ thuộc đều khơng cĩ tổ chức kế tốn riêng. Vì thế, đơn vị kế tốn chỉ mở một bộ sổ kế tốn để thực hiện tất cả các phần hành kế tốn. Phịng kế tốn trung tâm của đơn vị phải thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn từ thu nhận, ghi sổ, xử lý và lập báo cáo kế tốn, báo cáo quản trị. Trường hợp cĩ các đơn vị phụ thuộc, thì các đơn vị phụ thuộc khơng được mở sổ kế tốn và khơng cĩ bộ máy kế tốn riêng, tại các đơn vị phụ thuộc này phịng kế tốn trung tâm chỉ bố trí nhân viên kế tốn làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch tốn ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ để định kỳ chuyển về phịng kế tốn trung tâm; tồn bộ cơng việc ghi sổ các hoạt động đều thực hiện ở phịng kế tốn trung tâm. Cĩ thể khái quát mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung theo Sơ đồ 2.1 dưới đây.
Quan hệ chỉ đạo trực tiếp
Quan hệ tác nghiệp giữa các phần hành cĩ liên quan
Sơ đồ 2.1. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung cĩ ưu điểm là bộ máy kế tốn gọn nhẹ, tiết kiệm, việc xử lý và cung cấp thơng tin nhanh chĩng, đảm bảo sự chỉ đạo tập trung thống nhất, dễ dàng cho việc kiểm tra, giám sát và báo cáo kế tốn, đồng thời thuận tiện cho
Kế tốn thanh tốn Kế tốn tiền lương Kế tốn trưởng Kế tốn … Kế tốn TSCĐ & XDCB Kế tốn chi phí Kế tốn (doanh thu)
việc tin học hĩa cơng tác kế tốn vì tất cả các cơng việc kế tốn tập trung xử lý tại một địa chỉ duy nhất.
Tuy nhiên, nếu địa bàn hoạt động phân tán, khối lượng cơng việc kế tốn gia tăng sẽ khiến cho thơng tin xử lý khơng kịp thời việc kiểm tra, giám sát ở các đơn vị phụ thuộc khơng tổ chức kế tốn riêng về tuân thủ các quy định trong hạch tốn ban đầu sẽ bị hạn chế, vì thế sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của thơng tin kế tốn.
Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn tập trung thường phù hợp với những đơn vị kế tốn cĩ quy mơ vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động tập trung. Mơ hình này trở nên khơng phù hợp với đơn vị kế tốn cĩ quy mơ lớn, địa bàn hoạt động phân tán ở nhiều địa phương.
b. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán thích hợp với các đơn vị quy mơ lớn, cĩ nhiều đơn vị trực thuộc, địa bàn phân tán, phân cấp quản lý tồn diện cho các đơn vị trực thuộc.
Theo đĩ, tồn bộ cơng tác kế tốn khơng chỉ được thực hiện tại đơn vị cấp trên (văn phịng kế tốn trung tâm) mà cịn được thực hiện cả ở các đơn vị cấp dưới (đơn vị trực thuộc). Vì vậy, bộ máy kế tốn được phân cấp thành bộ phận kế tốn trung tâm (văn phịng chính) và bộ phận kế tốn trực thuộc. Kế tốn trung tâm và kế tốn trực thuộc đều cĩ bộ máy kế tốn riêng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Bộ phận kế tốn trung tâm cĩ nhiệm vụ:
- Thực hiện các phần hành cơng việc kế tốn phát sinh ở đơn vị kế tốn cấp trên và cơng tác tài chính của đơn vị;
- Hướng dẫn và kiểm tra cơng tác kế tốn ở các đơn vị kế tốn cơ sở;
- Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế tốn của các đơn vị cơ sở trực thuộc gửi lên và cùng với tài liệu, báo cáo kế tốn về phần hành cơng việc kế tốn ở đơn vị kế tốn cấp trên để lập báo cáo kế tốn tổng hợp, báo cáo tài chính tồn đơn vị.
Bộ phận kế tốn ở các đơn vị trực thuộc cĩ nhiệm vụ:
- Thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn phát sinh ở đơn vị kế tốn cấp cơ sở: tổ chức ghi chép ban đầu, xử lý và hệ thống hĩa tồn bộ thơng tin kế tốn ở đơn vị mình;
- Tổ chức lập các báo cáo kế tốn, định kỳ gửi về phịng kế tốn trung tâm theo sự phân cấp quy định;
- Từng bộ phận kế tốn ở đơn vị trực thuộc phải căn cứ vào khối lượng cơng việc kế tốn ở đơn vị mình để xây dựng bộ máy kế tốn cho phù hợp.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán được trình bày theo Sơ đồ 2.2 dưới đây.
Quan hệ chỉ đạo trực tiếp
Quan hệ tác nghiệp giữa các phần hành cĩ liên quan
Sơ đồ 2.2. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán cĩ ưu điểm là cơng tác kế tốn được thực hiện ngay tại các đơn vị trực thuộc tạo điều
Kế tốn trưởng đơn vị cấp trên
Bộ phận kiểm tra cơng tác kế tốn Kế tốn chi phí Phụ trách kế tốn ở các đơn vị trực thuộc Bộ phận kế tốn tổng hợp Bộ phận kế tốn văn phịng đơn vị cấp trên Kế tốn tiền lương Kế tốn TSCĐ và XDCB Kế tốn … Bộ phận tài chính
kiện cho việc kiểm tra, quản lý, giám sát hoạt động của đơn vị cơ sở được kịp thời. Tuy nhiên, nếu tổ chức bộ máy kế tốn khơng hợp lý sẽ dẫn đến lãng phí do dư thừa lao động kế tốn và chồng chéo trong cơng việc chuyên mơn.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán thường phù hợp với những đơn vị kế tốn cĩ quy mơ lớn, địa bàn hoạt động rộng ở nhiều địa phương khác nhau, các bộ phận, đơn vị trực thuộc cĩ mức độ phân cấp quản lý ở trình độ cao, hoạt động tương đối độc lập.
c. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn hỗn hợp vừa tập trung vừa phân tán
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn hỗn hợp vừa tập trung vừa phân tán thích hợp với các đơn vị nếu tổ chức bộ máy kế tốn theo một trong 2 mơ hình trên đều khơng phù hợp.
Theo mơ hình này, ở đơn vị cấp trên vẫn lập phịng kế tốn trung tâm, cịn ở các đơn vị trực thuộc thì tùy vào quy mơ, yêu cầu quản lý và trình độ quản lý sẽ cĩ những đơn vị trực thuộc cĩ tổ chức kế tốn riêng, đồng thời cĩ những đơn vị phụ thuộc khơng tổ chức kế tốn riêng.
Nhiệm vụ của phịng kế tốn trung tâm như sau:
- Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của tồn đơn vị; - Tổ chức thực hiện các phần hành cơng việc kế tốn phát sinh ở cấp trên và ở các đơn vị trực thuộc khơng cĩ tổ chức kế tốn riêng;
- Hướng dẫn, kiểm tra cơng việc kế tốn ở tất cả các đơn vị kế tốn cấp cơ sở và các nhân viên kế tốn ở các đơn vị kế tốn cấp cơ sở cĩ tổ chức kế tốn riêng;
- Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế tốn của các đơn vị trực thuộc gửi lên;
- Tổng hợp số liệu, lập báo cáo tổng hợp tồn đơn vị.
Đối với những đơn vị trực thuộc hoạt động tương đối tồn diện, sẽ tổ chức kế tốn riêng, tổ chức kế tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình, định kỳ lập báo cáo kế tốn gửi về phịng
kế tốn đơn vị chính. Những đơn vị này thực hiện cơng tác kế tốn phân tán.
Đối với những đơn vị phụ thuộc quy mơ nhỏ, khơng tổ chức kế tốn riêng, chỉ bố trí nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, kiểm tra chứng từ, sau đĩ gửi về phịng kế tốn đơn vị chính. Những đơn vị này thực hiện cơng tác kế tốn tập trung.
Như vậy, mức độ phân tán hay tập trung tùy thuộc vào trình độ phân cấp quản lý và hạch tốn giữa đơn vị chính với các đơn vị trực thuộc cĩ tổ chức hạch tốn riêng hoặc khơng. Cĩ thể khái quát mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn hỗn hợp vừa tập trung vừa phân tán như Sơ đồ 2.3 dưới đây.
Quan hệ chỉ đạo trực tiếp
Quan hệ tác nghiệp giữa các phần hành cĩ liên quan
Sơ đồ 2.3. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn hỗn hợp
Bộ phận kiểm tra kế tốn Bộ phận tài chính Bộ phận kế tốn tổng hợp Kế tốn TSCĐ và XDCB Kế tốn thanh tốn Kế tốn trưởng Kế tốn …
Đơn vị phụ thuộc khơng tổ chức kế tốn riêng Kế tốn chi phí Kế tốn thanh tốn Kế tốn TSCĐ Kế tốn … Phịng kế tốn ở các đơn vị trực thuộc cĩ tổ chức kế tốn riêng
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn này phù hợp với những đơn vị kế tốn cĩ quy mơ lớn, cĩ nhiều bộ phận, đơn vị trực thuộc cĩ quy mơ, đặc điểm hoạt động, trình độ phân cấp quản lý khác nhau.
Đơn vị kế tốn cĩ thể lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung, mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán, hay mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn phân tán hỗn hợp vừa tập trung vừa phân tán. Tuy nhiên, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin sẽ làm cho sự khác biệt giữa các mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn khơng cịn rõ ràng như trước. Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cĩ thể giúp cho đơn vị kế tốn giải quyết các khĩ khăn trong việc thu thập dữ liệu, xử lý và cung cấp thơng tin do các ảnh hưởng của khơng gian, thời gian, vị trí địa lý hay khối lượng giao dịch, dữ liệu cần xử lý quá lớn. Do đĩ, nếu đơn vị kế tốn cĩ cơ sở hạ tầng thơng tin tốt (hệ thống mạng, máy chủ, hệ quản trị dữ liệu, khả năng kết nối, truy cập internet…) thì mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung vẫn cĩ thể được áp dụng cho đơn vị cĩ quy mơ lớn, cĩ nhiều đơn vị thành viên, khối lượng nghiệp vụ và giao dịch nhiều, phức tạp, hoạt động ở nhiều địa bàn… Khi đĩ, đơn vị chỉ phải giải quyết vấn đề là lựa chọn một phần mềm kế tốn hoặc phần mềm quản trị phù hợp, cĩ thể cho phép truy xuất, cập nhật dữ liệu trên nền của các giao thức mạng, kiểm sốt truy cập hệ thống tốt. Đơn vị kế tốn cũng cĩ thể sử dụng mơ hình tổ chức bộ máy phân tán nếu điều đĩ cần thiết cho các đơn vị nội bộ trong quá trình hoạt động. Như vậy, việc áp dụng mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung, phân tán, hay hỗn hợp vừa tập trung vừa phân tán sẽ khơng cịn lệ thuộc quá nhiều vào quy mơ, địa bàn hoạt động, khối lượng nghiệp vụ, trình độ nhân viên kế tốn… của đơn vị chính và các đơn vị nội bộ, mà sẽ phụ thuộc vào khả năng và mức độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong đơn vị kế tốn. Hiện nay, cĩ nhiều đơn vị, tổ chức cĩ quy mơ lớn và hạ tầng kỹ thuật cơng nghệ thơng tin mạnh, thường tổ
chức quản lý bộ máy kế tốn phân tán - mỗi đơn vị nội bộ cĩ bộ máy kế tốn riêng, nhưng tổ chức xử lý dữ liệu kế tốn lại tập trung tại trung tâm cơ sở dữ liệu của tồn đơn vị. Điều này mang lại lợi ích đáng kể cho đơn vị trong quá trình điều hành, quản lý hoạt động.