TỔ CHỨC BỘ MÁY, LỰA CHỌN CHÍNH SÁCH KẾ TỐN VÀ KIỂM TRA KẾ TỐN
2.1.4.2. Các mơ hình tổ chức bộ máy theo mối quan hệ giữa KTTC và KTQT
KTTC và KTQT
Thơng tin kế tốn trong các đơn vị bao gồm thơng tin kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Vì thế khi tổ chức bộ máy kế tốn cần thực hiện cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Đơn vị kế tốn cĩ thể lựa chọn theo một trong ba mơ hình sau đây:
- Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn tài chính tách biệt với kế tốn quản trị (mơ hình tách biệt KTTC - KTQT)
- Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn tài chính kết hợp với kế tốn quản trị (mơ hình kết hợp KTTC - KTQT)
- Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn hỗn hợp (mơ hình hỗn hợp KTTC - KTQT)
a. Mơ hình tách biệt KTTC - KTQT
Theo mơ hình này, tồn bộ nội dung tổ chức cơng tác kế tốn tài chính và tổ chức cơng tác kế tốn quản trị được thực hiện riêng biệt, độc lập. Khi đĩ tổ chức bộ máy kế tốn của đơn vị kế tốn sẽ gồm hai bộ phận là bộ phận KTTC và bộ phận KTQT, mỗi bộ phận đảm nhận các chức năng, nhiệm vụ cụ thể riêng biệt. Tùy theo đặc điểm tình hình cụ thể, tùy theo định biên nhân sự kế tốn mà đơn vị tổ chức các bộ phận kế tốn cho phù hợp để thực hiện từng nội dung kế tốn.
Bộ phận kế tốn tài chính thực hiện thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin phục vụ chủ yếu cho việc lập, trình bày BCTC của
đơn vị. Đơn vị kế tốn phải tổ chức thực hiện đầy đủ các nội dung của quy trình kế tốn như: chứng từ kế tốn, tài khoản kế tốn, sổ kế tốn và báo cáo tài chính đúng theo quy định của pháp luật và chế độ kế tốn hiện hành.
Bộ phận kế tốn quản trị cĩ chức năng thu thập, xử lý, phân tích các thơng tin kinh tế tài chính phục vụ nhu cầu sử dụng thơng tin cho các nhà quản trị nội bộ đơn vị kế tốn. Do vậy, đơn vị kế tốn phải xây dựng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế tốn và hệ thống báo cáo quản trị phù hợp với nhu cầu thơng tin cĩ tính đặt hàng từ các nhà quản lý nội bộ. Bên cạnh đĩ, bộ phận kế tốn quản trị cịn phải thu thập, phân tích các thơng tin mang tính chất dự báo phục vụ cho việc hồn thành các chức năng của nhà quản trị, như: lập kế hoạch, dự tốn hoạt động, đánh giá thành quả và ra quyết định trong ngắn và dài hạn.
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp
Quan hệ tác nghiệp giữa các bộ phận cĩ liên quan
Sơ đồ 2.4. Tổ chức bộ máy kế tốn tách biệt KTTC và KTQT
Cĩ thể tĩm tắt đặc điểm của tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình tách biệt như sau:
Kế tốn trưởng
Bộ phận Kế tốn quản trị Bộ phận Kế tốn tài chính
Bảng 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn tách biệt giữa KTTC và KTQT Nội dung KTTC KTQT Bộ máy kế tốn Trọng tâm là thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin để lập BCTC theo quy định Trọng tâm là thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin cho các báo cáo quản trị nội bộ đơn vị
Chứng từ kế tốn
Tổ chức thực hiện theo quy định hiện hành đối với chứng từ kế tốn
Xây dựng hệ thống chứng từ theo yêu cầu quản trị đơn vị với từng đối tượng kế tốn. Hệ thống tài khoản kế tốn Tổ chức áp dụng hệ thống tài khoản kế tốn theo quy định gồm các tài khoản cấp 1, 2, 3 Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết, phù hợp với yêu cầu quản lý của từng đối tượng kế tốn, từng đơn vị kế tốn.
Hệ thống sổ kế tốn
Tổ chức hệ thống sổ kế tốn theo quy định; đơn vị kế tốn lựa chọn áp dụng theo một hình thức phù hợp với đặc thù của đơn vị
Xây dựng hệ thống sổ kế tốn với nội dung, mẫu biểu tùy theo yêu cầu quản lý bao gồm cả chi tiết và tổng hợp
Hệ thống báo cáo
Tổ chức lập, trình bày và cơng bố thơng tin theo quy định về BCTC hiện hành
Xây dựng hệ thống báo cáo KTQT trên cơ sở thơng tin phục vụ cho các nhà quản trị nội bộ đơn vị, bao gồm báo cáo thực hiện, báo cáo dự đốn và báo cáo phân tích…
Mơ hình tách biệt giữa KTTC - KTQT cĩ ưu điểm là phát huy được vai trị cũng như chức năng của từng bộ phận kế tốn tài chính và kế tốn quản trị, cơng việc kế tốn chuyên mơn hĩa cao. Tuy
nhiên, mơ hình này cũng cĩ nhược điểm là tốn kém chi phí trong việc tổ chức vận hành bộ máy kế tốn, vì thế chỉ thích hợp với các đơn vị quy mơ lớn, nguồn lực tài chính mạnh, cĩ yêu cầu cao về thơng tin KTTC và thơng tin KTQT.
b. Mơ hình kết hợp KTTC - KTQT
Theo mơ hình này, trong từng phần hành kế tốn, ví dụ: kế tốn chi phí, kế tốn bán hàng, kế tốn vật tư, kế tốn thanh tốn… đều cĩ sự kết hợp chặt chẽ giữa KTTC và KTQT. Đơn vị kế tốn phải căn cứ vào chế độ quy định và đặc thù của đơn vị để tổ chức thực hiện, vận dụng cho phù hợp. Những nội dung của KTTC phải được thực hiện đầy đủ, đúng quy định; nhưng đơn vị cũng được linh hoạt trong việc xác định các nội dung của KTQT để cung cấp thơng tin phục vụ cho quản lý nội bộ của đơn vị kế tốn, như: thu thập, phân tích các thơng tin phục vụ việc lập dự tốn; thu thập, phân tích thơng tin phục vụ cho việc ra quyết định.
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp
Quan hệ tác nghiệp giữa các bộ phận cĩ liên quan
Sơ đồ 2.5. Tổ chức bộ máy kế tốn kết hợp KTTC và KTQT
Đặc trưng cơ bản của mơ hình kết hợp KTTC - KTQT như sau: - Đơn vị kế tốn cĩ thể sử dụng chung nguồn thơng tin đầu vào trên cơ sở hệ thống chứng từ kết hợp giữa các chỉ tiêu bắt buộc và
Kế tốn trưởng
Bộ phận kế tốn tổng hợp Các bộ phận KT theo phần hành
thực hiện cả KTTC & KTQT
Bộ phận tổng hợp, phân tích thơng tin của KTTC
Bộ phận tổng hợp, phân tích thơng tin của KTQT
bổ sung để phục vụ cho hai mục đích KTTC và KTQT. Bên cạnh đĩ, đơn vị cũng cĩ thể xây dựng thêm các chứng từ riêng biệt để thu thập các thơng tin sử dụng riêng cho mục tiêu của KTQT.
- Dựa vào hệ thống tài khoản của KTTC để tập hợp thơng tin cĩ tính bắt buộc của KTTC. Đồng thời, căn cứ vào yêu cầu quản lý cụ thể đối với từng đối tượng của KTQT để tổ chức chi tiết hơn nữa các tài khoản đến cấp 3, 4, 5… Ngồi ra, đơn vị kế tốn cĩ thể mở thêm các tài khoản chi tiết (sổ chi tiết) để phục vụ cho các yêu cầu quản trị cụ thể.
- Bộ phận kế tốn ngồi việc lập hệ thống BCTC định kỳ theo quy định cịn cĩ thể sử dụng nguồn thơng tin của KTTC để lập các báo cáo quản trị như: Bảng tổng hợp cân đối bộ phận; Báo cáo chi phí theo bộ phận; Báo cáo kết quả theo bộ phận, và các Báo cáo phân tích…
Tổ chức cơng tác kế tốn theo mơ hình kết hợp KTTC và KTQT cĩ thể tĩm tắt ở bảng dưới đây:
Bảng 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn kết hợp KTTC và KTQT
Nội dung KTTC KTQT
Bộ máy kế tốn - Bộ phận chung: thu thập, xử lý, cung cấp thơng tin theo yêu cầu quản lý tài chính và yêu cầu quản trị của đơn vị kế tốn nĩi chung
- Bộ phận riêng: thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin cụ thể của từng bộ phận, trung tâm trách nhiệm Chứng từ kế tốn Tổ chức thực hiện
theo quy định hiện hành của KTTC
- Sử dụng hệ thống chứng từ chung
- Xây dựng thêm các chứng từ của KTQT để thu thập thơng tin chi tiết phục vụ yêu cầu quản lý cụ thể
Nội dung KTTC KTQT Hệ thống tài khoản Áp dụng hệ thống tài khoản kế tốn thống nhất theo quy định
- Dựa vào hệ thống tài khoản theo quy định và mở chi tiết cho phù hợp với yêu cầu quản trị cụ thể của đơn vị kế tốn - Mở thêm các tài khoản khác theo yêu cầu quản lý
Hệ thống sổ kế tốn Tổ chức hệ thống sổ kế tốn theo quy định hiện hành, đơn vị kế tốn lựa chọn áp dụng một hình thức kế tốn phù hợp Sử dụng hệ thống sổ kế tốn theo hình thức kế tốn đang áp dụng và xây dựng thêm các sổ kế tốn theo yêu cầu quản trị, bao gồm cả sổ kế tốn chi tiết và sổ kế tốn tổng hợp Hệ thống báo cáo kế tốn Tổ chức lập, trình bày hệ thống BCTC theo quy định hiện hành Ngồi hệ thống BCTC, đơn vị cĩ thể xây dựng hệ thống báo cáo quản trị trên cơ sở thơng tin của kế tốn quản trị và kế tốn tài chính cung cấp phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị kế tốn
Tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình kết hợp cĩ ưu điểm gọn nhẹ nên sẽ tiết kiệm được chi phí tổ chức vận hành bộ máy kế tốn. Tuy nhiên, mơ hình này cũng cĩ nhược điểm là hiệu quả cơng tác khơng cao vì KTTC và KTQT tuân thủ những quy định, nguyên tắc khác nhau. Nhân viên kế tốn phải am hiểu cả KTTC và KTQT trong từng phần hành kế tốn.
c. Mơ hình hỗn hợp KTTC - KTQT
Là mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn cĩ sự kết hợp của hai mơ hình trên. Đặc trưng của mơ hình này là trong những nội dung của kế tốn cĩ những nội dung được tổ chức kế tốn tách biệt, cĩ những nội dung được tổ chức kết hợp.
- Đối với những nội dung kế tốn được tổ chức tách biệt: phải tổ chức bộ phận KTTC, bộ phận KTQT riêng.
- Đối với những nội dung kế tốn được tổ chức kết hợp: khơng phải tổ chức bộ phận kế tốn riêng mà bộ phận kế tốn này thu thập, xử lý và cung cấp thơng tin theo yêu cầu của KTTC và KTQT; sử dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế tốn vừa đáp ứng yêu cầu KTTC và đáp ứng yêu cầu KTQT. Sử dụng số liệu, thơng tin của kế tốn để lập BCTC cũng như báo cáo quản trị theo yêu cầu.
Trong các đơn vị kế tốn, nếu áp dụng mơ hình này thường tổ chức kế tốn riêng giữa KTTC và KTQT về kế tốn chi phí, giá thành, doanh thu, kết quả; cịn lại các nội dung khác được tổ chức theo mơ hình kết hợp.
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp
Quan hệ tác nghiệp giữa các bộ phận cĩ liên quan
Sơ đồ 2.6. Tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình hỗn hợp KTTC - KTQT
Các mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn trên thực tế cĩ sự giao thoa. Nếu theo phân cấp quản lý thì trước hết đơn vị kế tốn cĩ thể lựa chọn mơ hình tập trung hay mơ hình phân tán hoặc mơ hình hỗn
Kế tốn trưởng Các bộ phận kế tốn theo phần hành Bộ phận kế tốn chi phí và giá thành Bộ phận tổng hợp thơng tin KTQT Bộ phận tổng hợp thơng tin KTTC
hợp vừa tập trung vừa phân tán. Sau đĩ, tùy thuộc vào cách thức tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin, đơn vị cĩ thể cĩ tổ chức tách biệt bộ phận KTTC với KTQT, hoặc tổ chức kết hợp KTTC với KTQT, hoặc tổ chức hỗn hợp KTTC và KTQT như đã đề cập ở trên. Vì thế, khi xác định mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn rất cần cĩ quan điểm biện chứng và linh hoạt để lựa chọn mơ hình tổ chức bộ máy thích hợp, đảm bảo gọn nhẹ, hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu quản lý của đơn vị và cĩ khả năng thích nghi cao với mơi trường hoạt động luơn thay đổi.