TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN
3.3.4. Tổ chức thu nhận thơng tin phục vụ cơng tác ra quyết định
quyết định
Phần lớn thơng tin do KTQT cung cấp nhằm phục vụ chức năng ra quyết định. Thơng tin phục vụ chức năng ra quyết định mà KTQT cung cấp khơng chỉ giúp các nhà quản trị ra các quyết định bằng cách cung cấp thơng tin thích hợp mà cịn vận dụng các kỹ thuật phân tích vào những tình huống khác nhau, để từ đĩ lựa chọn, ra các quyết định phù hợp.
Để cĩ những quyết định đúng đắn, nhà quản trị đơn vị đã dựa vào rất nhiều thơng tin do các bộ phận cung cấp. Trong đĩ, thơng tin kế tốn đĩng vai trị hết sức quan trọng. Thơng tin để ra các quyết định tại đơn vị chủ yếu dựa trên số liệu dự tốn, định mức. Do vậy, một yêu cầu đặt ra cho cơng tác kế tốn là phải đáp ứng nhu cầu thơng tin nhanh, trung thực cho nhà quản trị nhằm hồn thành tốt việc ra quyết định. Thơng tin kế tốn càng chi tiết, tỷ mỉ càng hữu
hiệu cho nhà quản trị trong việc hoạch định và kiểm sốt các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật của đơn vị.
Trong các đơn vị, việc lập dự tốn được thực hiện bởi hai bộ phận: bộ phận kinh tế, kỹ thuật và bộ phận kế tốn. Bộ phận kinh tế, kỹ thuật lập dự tốn căn cứ vào bản thiết kế, các thơng số kỹ thuật, vào các quy định về chi phí đầu tư xây dựng và đơn giá áp dụng… Để lập dự tốn cho từng khoản mục, bộ phận kinh tế, kỹ thuật cần căn cứ vào các cơ sở cho việc lập dự tốn và định mức. Tại bộ phận kế tốn, dự tốn được lập dựa trên bảng tổng hợp giá trị dự tốn do bộ phận kinh tế, kỹ thuật lập.
Đối với thơng tin phục vụ nhu cầu ra quyết định, thơng tin đối với nhà quản trị là tồn bộ thơng tin phục vụ cho các chức năng của họ trong quá trình điều hành hoạt động. Do mỗi đơn vị cĩ cơ cấu tổ chức khác nhau nên việc phân cấp quản trị cũng khơng giống nhau. Từ đĩ, nhu cầu thơng tin kế tốn của các cấp quản trị cũng khác nhau.
Nhà quản trị cấp cao: thường đưa ra quyết định chiến lược. Quyết định chiến lược là quyết định do cán bộ quản lý cấp cao nhất đưa ra để xác định những mục tiêu cơ bản dài hạn của một đơn vị và hình thành kế hoạch chung để đạt được chúng.
Nhà quản trị cấp trung gian: thường đưa ra quyết định chiến thuật. Quyết định chiến thuật là quyết định nhằm giải quyết những vấn đề lớn, bao quát một lĩnh vực hoạt động. Đây là loại quyết định khá đa dạng và thường xuyên như: quyết định đầu tư trang thiết bị, quyết định giá bán sản phẩm, quyết định sản xuất, quyết định mua vật tư, quyết định tín dụng cho khách hàng…
Nhà quản trị cấp cơ sở: thường đưa ra quyết định tác nghiệp, chịu trách nhiệm triển khai thực hiện các hoạt động cụ thể mà nhà quản trị cấp trên đưa ra.
Thơng tin là cơ sở cốt lõi để các nhà quản trị đưa ra quyết định, do vậy thu thập thơng tin là giai đoạn quan trọng. Các loại thơng tin kế tốn, nguồn thu thập thơng tin phục vụ chức năng ra các loại quyết định của nhà quản trị các cấp được tổng hợp qua bảng sau:
Bảng 3.1. Thơng tin kế tốn phục vụ chức năng ra quyết định của nhà quản trị Loại thơng tin Loại quyết định Cấp quản trị Nguồn
thơng tin Thời gian
Mục đích sử dụng Thơng tin chiến lược QĐ chiến lược Nhà quản trị cấp cao Bên trong và bên ngồi
Tương lai Lập kế hoạch chiến lược và thực hiện chiến lược Thơng tin chiến thuật QĐ chiến thuật Nhà quản trị cấp trung Chủ yếu bên trong Tương lai, hiện tại Lập kế hoạch hoạt động và điều hành hoạt động Thơng tin tác nghiệp QĐ tác nghiệp Nhà quản trị cấp cơ sở Bên trong đơn vị
Hiện tại Thực hiện kế hoạch hoạt động
Tương ứng với từng chức năng, nhiệm vụ của từng cấp quản trị thì nhu cầu của việc thu nhận thơng tin phục vụ cơng tác ra quyết định của từng cấp quản trị khác nhau nên việc tổ chức thu nhận thơng tin cho việc ra quyết định bao gồm các nội dung sau:
Đối với nhà quản trị cấp cao: nhà quản trị cấp cao tiến hành việc lập kế hoạch chiến lược và chỉ đạo thực hiện kế hoạch này nên cần các thơng tin kế tốn chiến lược giúp nhà quản trị xác định chiến lược, vị thế chiến lược của đơn vị. Thơng tin kế tốn chiến lược là thơng tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ
yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đốn tương lai. Loại thơng tin này địi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Do đĩ, thơng tin cần thiết cho việc ra loại quyết định này khơng chỉ cĩ yếu tố bên trong đơn vị mà cịn phải xem xét đến các yếu tố bên ngồi như: mơi trường kinh doanh, đối thủ cạnh tranh… Bên cạnh đĩ, thơng tin cần cung cấp phải giúp nhà quản trị cấp cao xác định được các rủi ro để cĩ phương án giảm thiểu hoặc phương án hành động khác, cho phép các tổ chức theo dõi tiến trình thực hiện chiến lược.
Thơng tin phải bao gồm các dữ liệu tài chính và phi tài chính. Đối với nhà quản trị thơng tin tài chính và phi tài chính vơ cùng quan trọng, bởi các loại thơng tin này khái quát được các dạng thơng tin khác nhau cho nhà quản trị. Tuy nhiên, để ra được các quyết định đúng đắn, phù hợp thì thơng tin tài chính cần được lượng hĩa chuẩn xác, thơng tin phi tài chính thì phải đáng tin cậy khi tổng hợp, đánh giá.
Các thơng tin tài chính bao gồm: các thơng tin về chi phí như chi phí chất lượng, chi phí mục tiêu, chi phí hoạt động…; thơng tin ra quyết định quản trị chiến lược như chi phí chiến lược, chiến lược giá, giá trị thương hiệu...; thơng tin về kế tốn của các đối thủ cạnh tranh như giá thành sản phẩm, giá bán hàng hĩa,… của đối thủ cạnh tranh.
Các thơng tin phi tài chính bao gồm: các thơng tin chiến lược về vịng đời sản phẩm, chất lượng, mục tiêu, thuộc tính chi phí, xác định vị trí cạnh tranh, nhận định thương hiệu của đối thủ cạnh tranh, phân tích lợi ích khách hàng...
Nguồn thơng tin thu thập cần cĩ sự liên kết từ quá khứ, hiện tại và tương lai, nghĩa là thơng tin cĩ tính liên tục giúp nhà quản trị cĩ cái nhìn xuyên suốt hoạt động của đơn vị từ trước, để cĩ thể nhận biết được những dấu hiệu cảnh báo sớm, kịp thời và đưa ra giải pháp khắc phục.
Đối với nhà quản trị cấp trung gian: nhà quản trị cấp trung gian thực hiện việc lập kế hoạch hoạt động và điều hành hoạt động để đưa ra các quyết định chiến thuật. Vì vậy, thơng tin cần cung cấp cho việc ra loại quyết định này là thơng tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, linh hoạt với từng điều kiện cụ thể. Loại thơng tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn địi hỏi phải cĩ mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Đây là loại thơng tin cần được cung cấp định kỳ.
Các thơng tin chủ yếu cần thu thập bao gồm:
i) Các thơng tin về quản lý sản xuất kinh doanh: như là thơng tin về quản lý nguyên vật liệu sản xuất, thơng tin lập kế hoạch nguyên vật liệu, thơng tin về kiểm sốt quá trình sản xuất, thơng tin về quá trình mua hàng, nhận hàng…
ii) Các thơng tin về kế tốn như: thơng tin kế tốn các nghiệp vụ, phần hành, thơng tin về dữ liệu, thơng tin về lập dự báo, phân tích các chỉ tiêu…
iii) Các thơng tin tài chính như: thơng tin ngân sách của đơn vị, thơng tin về vốn, thơng tin về các nguồn thu - chi, thơng tin dự báo tình hình tài chính của đơn vị…
Đối với nhà quản trị cấp cơ sở: nhà quản trị cấp cơ sở thực hiện kế hoạch hoạt động để đưa ra các quyết định tác nghiệp. Quyết định tác nghiệp sẽ được các nhà quản trị cấp cơ sở thực hiện để giải quyết những vấn đề mang tính chuyên mơn nghiệp vụ trong các bộ phận. Thơng tin tác nghiệp sử dụng cho cơng tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của đơn vị. Đây là loại thơng tin cần được cung cấp thường xuyên.
Vì vậy, thơng tin cung cấp cho việc ra loại quyết định này là thơng tin cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong đơn vị. Các thơng tin này chủ yếu bao gồm:
i) Các thơng tin về sản xuất, định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng mới, quyết định mua vật tư, quyết định đặt hàng gia cơng hay tự sản xuất sản phẩm...
ii) Các thơng tin phục vụ xây dựng định mức chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nhân cơng trực tiếp, định mức chi phí sản xuất chung, định mức chi phí bán hàng và chi phí quản lý; các loại định mức kinh tế kỹ thuật... Việc xây dựng định mức thường được thực hiện xây dựng từ đầu năm căn cứ vào đặc điểm kinh tế kỹ thuật, đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị và tình hình thực hiện định mức năm trước.
Ra quyết định là một cơng việc phức tạp, khĩ khăn và hết sức quan trọng của các nhà quản trị. Để ra được một quyết định đúng đắn các nhà quản trị cần rất nhiều thơng tin. Thơng tin và quá trình thu nhận thơng tin cho việc ra quyết định của nhà quản trị là hết sức phức tạp, phong phú và đa dạng. Các thơng tin này cần được thu thập cả từ nguồn bên trong và bên ngồi đơn vị. Các thơng tin thu thập từ nguồn bên trong giúp nhà quản trị hiểu rõ nội bộ đơn vị, xác định được vị thế cạnh tranh của mình. Các thơng tin thu thập từ nguồn bên ngồi giúp đơn vị xác định cơ hội, rủi ro trong kinh doanh... Từ đĩ cĩ cơ sở, tiền đề cần thiết để ra quyết định và định hướng phát triển.
Tĩm tắt chương
Chương 3 đã trình bày các nội dung liên quan tới: (i) Thơng tin kế tốn, bao gồm: khái niệm, yêu cầu của thơng tin kế tốn, phân loại thơng tin kế tốn; (ii) Tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn trong đơn vị kế tốn, bao gồm: yêu cầu của tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn, tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phục vụ kế tốn tài chính và kế tốn quản trị. Trong đĩ, tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phục vụ kế tốn tài chính gắn với các khâu: tổ chức xây dựng danh mục và thiết kế mẫu chứng từ kế tốn, tổ chức lập và tiếp nhận chứng từ kế tốn, tổ chức kiểm tra và hồn thiện chứng từ kế tốn, tổ chức luân chuyển chứng từ kế tốn, tổ chức lưu trữ và hủy bỏ chứng từ kế tốn; tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phục vụ kế tốn quản trị gắn với các chức năng quản trị bao gồm lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra/kiểm sốt, đánh giá và ra quyết định.
CÂU HỎI ƠN TẬP, BÀI TẬP VÀ NHIỆM VỤ TỰ HỌC Câu hỏi ơn tập Câu hỏi ơn tập
3.1. Thơng tin kế tốn là gì? Phân loại thơng tin kế tốn?
3.2. Yêu cầu của tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phục vụ KTTC?
3.3. Yêu cầu của tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phục vụ KTQT?
3.4. Trình bày nội dung tổ chức thu nhận thơng tin phục vụ KTTC?
3.5. Trình bày nội dung tổ chức thu nhận thơng tin phục vụ KTQT?
Bài tập vận dụng
Bài 3.1: Tìm hiểu và vận dụng việc xây dựng danh mục, thiết
kế mẫu chứng từ kế tốn cho quy trình mua hàng - thanh tốn tại một doanh nghiệp trong thực tế?
Bài 3.2: Tìm hiểu và vận dụng việc xây dựng danh mục, thiết
kế mẫu chứng từ kế tốn cho quy trình bán hàng - thu tiền tại một doanh nghiệp trong thực tế?
Bài 3.3: Tìm hiểu và vận dụng việc xây dựng danh mục, thiết
kế mẫu chứng từ kế tốn cho chỉ tiêu lao động tiền lương tại một đơn vị hành chính sự nghiệp trong thực tế?
Bài 3.4: Tìm hiểu quy trình xử lý, luân chuyển chứng từ kế
tốn hàng tồn kho tại một doanh nghiệp trong thực tế và đưa ra giải pháp hồn thiện (nếu cĩ).
Bài 3.5: Tổ chức thu nhận thơng tin cho các chức năng quản
trị (lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và ra quyết định) tại một đơn vị cụ thể cĩ tổ chức cơng tác KTQT?
Nhiệm vụ tự học
Làm các bài tập vận dụng, nghiên cứu tìm hiểu về việc tổ chức thu nhận thơng tin phục vụ KTTC và KTQT tại các đơn vị khác nhau (thương mại, sản xuất, xây dựng, hành chính sự nghiệp).