TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN
3.1.2.1. Yêu cầu của tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phục vụ KTTC
phục vụ KTTC
Thu nhận thơng tin kế tốn là việc ghi nhận ban đầu các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thơng qua phương pháp chứng từ kế tốn (biểu hiện là các bản chứng từ kế tốn và trình tự luân chuyển chứng từ kế tốn). Với khâu này, tồn bộ các nghiệp vụ phát sinh ban đầu được ghi nhận vào các bản chứng từ kế tốn một cách trung thực, hợp lý, đầy đủ nhằm làm cơ sở nền tảng cho các khâu tiếp theo của quá trình kế tốn. Thơng tin kế tốn phản ánh tồn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, cần thiết và hữu ích phục vụ cơng tác quản lý kinh tế tài chính vi mơ, vĩ mơ, vì vậy những thơng tin này phải cĩ chất lượng và độ tin cậy cao, đáp ứng yêu cầu quản lý và điều hành đơn vị.
Thơng tin KTTC chủ yếu cung cấp cho các đối tượng bên trong đơn vị, để đảm bảo tính khách quan, thống nhất KTTC phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ hiện hành về kế tốn của từng quốc gia. Thơng tin KTTC cung cấp là những thơng tin thực hiện về những hoạt động đã phát sinh, đã xảy ra mang tính tổng hợp thể hiện dưới hình thái giá trị. Vì vậy, việc tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn phục vụ cho KTTC cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Phải tổ chức thu nhận, phản ánh đúng, đủ nội dung các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hồn thành theo
thời gian và địa điểm phát sinh của nghiệp vụ kinh tế. Đáp ứng yêu cầu trên nhằm đảm bảo tính trung thực, khách quan của hoạt động kinh tế, tài chính ở đơn vị và giúp cho việc kiểm tra, xác định trách nhiệm vật chất của người liên quan khi cần thiết.
- Phải tổ chức thu nhận, phản ánh rõ các thơng tin bắt buộc trên chứng từ kế tốn như: tên, địa chỉ của những người cĩ liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ; các chỉ tiêu số lượng, giá trị của nghiệp vụ kinh tế; tính tốn xác định các chỉ tiêu này để cĩ thể kiểm tra trách nhiệm của họ khi cần thiết và đảm bảo độ tin cậy của thơng tin.
- Phải tổ chức thu nhận, đảm bảo thơng tin kế tốn kịp thời: việc ghi nhận thơng tin kế tốn phải kịp thời nhằm phản ánh đúng thực tế tình hình tài sản và sự vận động của tài sản ở đơn vị, phục vụ tốt cho cơng việc điều hành và quản lý kinh tế, tài chính.
- Yêu cầu của việc tổ chức thu nhận thơng tin kế tốn trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin: Khác với kế tốn thủ cơng, thơng tin kế tốn trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin cĩ những đặc thù nhất định. Theo đĩ, đối với thu nhận thơng tin kế tốn chỉ cần ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào các phần mềm kế tốn thơng qua các thao tác với các giao diện nhập liệu phù hợp để làm cơ sở cho phần mềm thực hiện xử lý ở những khâu tiếp theo. Chất lượng thơng tin kế tốn khơng chỉ dừng ở việc đáp ứng bản chất, bối cảnh và biểu hiện của thơng tin mà vấn đề truy cập an tồn thơng tin cũng rất quan trọng. Do đĩ, chất lượng thơng tin kế tốn khơng tin cậy hoặc khơng thực hiện được nếu thơng tin khơng thể truy cập hoặc khơng an tồn. Như vậy, ngồi các yêu cầu đảm bảo nội dung thơng tin chính xác, đầy đủ thì yêu cầu chất lượng thơng tin cịn tập trung chủ yếu vào các yếu tố đảm bảo sự an tồn, bảo mật và sẵn sàng sử dụng của thơng tin đối với người sử dụng.