TỔ CHỨC THU NHẬN THƠNG TIN KẾ TỐN
3.2.2. Tổ chức lập, tiếp nhận chứng từ kế tốn
Để thu nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thơng tin kế tốn phát sinh ở đơn vị, kế tốn trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế tốn thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong đơn vị, xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung thơng tin phản ánh trong chứng từ kế tốn.
Thơng tin, số liệu trên chứng từ kế tốn là căn cứ để ghi sổ kế tốn. Tính trung thực của thơng tin phản ánh trong chứng từ kế tốn quyết định tính trung thực của số liệu kế tốn, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thơng tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế tốn cĩ ý nghĩa quyết định đối với chất lượng cơng tác kế tốn tại đơn vị.
Theo quy định của Luật Kế tốn thì:
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế tốn phải lập chứng từ kế tốn. Chứng từ kế tốn chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Chứng từ kế tốn phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế tốn chưa cĩ mẫu thì đơn vị kế tốn được tự lập chứng từ kế tốn nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Luật Kế tốn.
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế tốn khơng được viết tắt, khơng được tẩy xĩa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, khơng ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ kế tốn bị tẩy xĩa, sửa chữa khơng cĩ giá trị thanh tốn và ghi sổ kế tốn. Khi viết sai chứng từ kế tốn thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Chứng từ kế tốn phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế tốn cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế tốn phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế tốn.
Chứng từ kế tốn được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Luật Kế tốn. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định. Trường hợp khơng in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an tồn, bảo mật thơng tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
Chứng từ kế tốn phải cĩ đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế tốn phải được ký bằng loại mực khơng phai. Khơng được ký chứng từ kế tốn bằng mực màu đỏ hoặc đĩng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế tốn của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế tốn của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ. Chữ ký trên chứng từ kế tốn phải do người cĩ thẩm quyền hoặc người
được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế tốn khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Chứng từ kế tốn chi tiền phải do người cĩ thẩm quyền duyệt chi và kế tốn trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế tốn dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chứng từ điện tử phải cĩ chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử cĩ giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Lập chứng từ kế tốn là một cơng việc quan trọng cĩ ảnh hưởng mang tính quyết định đến chất lượng thơng tin của tồn bộ cơng tác kế tốn. Do vậy, lập chứng từ kế tốn cần phải được tổ chức một cách chặt chẽ và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc quy định bởi pháp luật. Tổ chức lập chứng từ kế tốn và tiếp nhận chứng từ kế tốn thuộc phạm vi chức năng của kế tốn đơn vị. Việc lập chứng từ kế tốn cĩ thể do bên trong hoặc bên ngồi đơn vị lập. Chứng từ bên trong đơn vị cĩ thể do bộ phận kế tốn, hay do các bộ phận chức năng khác trong đơn vị lập. Đơn vị tiếp nhận chứng từ bên ngồi cĩ liên quan đến đơn vị.
Tổ chức lập chứng từ kế tốn ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị bao gồm các nội dung:
- Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thơng tin vào chứng từ ban đầu (lập chứng từ) ở từng bộ phận trong đơn vị khi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Việc lập các chứng từ kế tốn cũng cĩ thể sử dụng các chứng từ thủ cơng (chứng từ trên giấy) hoặc chứng từ điện tử.
- Hướng dẫn người lập chứng từ cách ghi nhận thơng tin vào chứng từ, đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế tốn và cĩ thể kiểm tra, kiểm sốt được nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong chứng từ.
Đối với các chứng từ được lập bởi các bộ phận chức năng khác của đơn vị, bộ phận kế tốn tổ chức hướng dẫn và kiểm tra việc lập
chứng từ. Các chứng từ được lập bởi các bộ phận chức năng khác của đơn vị gồm:
- Các chứng từ phản ánh chỉ tiêu lao động tiền lương: bảng chấm cơng; Bảng chấm cơng làm thêm giờ; phiếu xác nhận khối lượng sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành; bảng thanh tốn tiền thuê ngồi; hợp đồng giao khốn;...
- Các chứng từ phản ánh chỉ tiêu hàng tồn kho: phiếu nhập kho; phiếu xuất kho; biên bản kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hĩa; phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ; biên bản kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hĩa; bảng kê mua hàng;...
- Các chứng từ phản ánh chỉ tiêu bán hàng: hĩa đơn giá trị gia tăng; bảng thanh tốn hàng đại lý, ký gửi; thẻ quầy hàng;...
- Các chứng từ phản ánh chỉ tiêu tiền tệ: giấy đề nghị tạm ứng; giấy đề nghị thanh tốn; biên lai thu tiền; bảng kiểm kê quỹ; bảng kê chi tiền;...
- Các chứng từ phản ánh chỉ tiêu tài sản cố định: biên bản giao nhận tài sản cố định; biên bản thanh lý tài sản cố định; biên bản đánh giá lại tài sản cố định; biên bản kiểm kê tài sản cố định;...
Đối với các chứng từ thuộc trách nhiệm lập của kế tốn: với loại chứng từ này, kế tốn trưởng chịu trách nhiệm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành hoặc quy định mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập đối với các chứng từ khơng được ban hành trong hệ thống chứng từ, đối với các chứng từ đơn vị tự thiết kế, xây dựng; phân cơng trách nhiệm lập cho từng bộ phận, cá nhân và tổ chức giám sát kiểm tra việc thực hiện. Theo quy định và hướng dẫn trong hệ thống chứng từ, bộ phận kế tốn lập các chứng từ sau:
- Các chứng từ lao động tiền lương, bộ phận kế tốn tiền lương chịu trách nhiệm lập: bảng thanh tốn lương; bảng thanh tốn tiền
thưởng; bảng thanh tốn tiền làm thêm giờ; bảng kê trích nộp các khoản theo lương; bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
- Các chứng từ hàng tồn kho, bộ phận kế tốn hàng tồn kho chịu trách nhiệm lập: bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, cơng cụ, dụng cụ.
- Các chứng từ tiền, bộ phận kế tốn quỹ và thanh tốn chịu trách nhiệm lập: phiếu thu; phiếu chi; giấy thanh tốn tạm ứng.
- Các chứng từ tài sản cố định, bộ phận kế tốn tài sản cố định chịu trách nhiệm lập: bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định.
Ngồi ra, đối với các chứng từ kế tốn khơng được ban hành trong hệ thống chứng từ như chứng từ phản ánh các nghiệp vụ nội sinh (bảng phân bổ chi phí sản xuất chung; bảng phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý đơn vị...); chứng từ kế tốn tổng hợp, bộ phận kế tốn chịu trách nhiệm lập các chứng từ kế tốn này theo sự phân cơng và hướng dẫn của kế tốn trưởng.
Đối với các chứng từ tiếp nhận về từ các bộ phận khác trong đơn vị lập hoặc từ các đối tượng bên ngồi đơn vị nhưng liên quan đến tài sản của đơn vị như: hĩa đơn GTGT, giấy báo nợ, giấy báo cĩ ngân hàng,… kế tốn sẽ tiếp nhận lập các chứng từ nội bộ hoặc chứng từ xuất ra phù hợp, liên quan nội dung kinh tế nghiệp vụ theo các quy định của pháp luật kế tốn và của đơn vị.