TỔ CHỨC BỘ MÁY, LỰA CHỌN CHÍNH SÁCH KẾ TỐN VÀ KIỂM TRA KẾ TỐN
2.1.5.1. Nhân sự phịng kế tốn
Mục tiêu của cơng tác nhân sự phịng kế tốn là xây dựng các phần hành kế tốn hay các bộ phận, các tổ kế tốn; phân cơng nhiệm vụ cho từng phần hành (bộ phận, tổ) kế tốn một cách khoa học, hợp lý.
Khi tổ chức bộ máy kế tốn, cần quy định rõ ràng các mối quan hệ của bộ phận kế tốn trong việc chỉ đạo, kiểm tra, báo cáo; xây dựng các phần hành kế tốn và quy định mối quan hệ giữa các phần hành kế tốn trong quá trình xử lý dữ liệu và cung cấp thơng tin. Việc xác định các phần hành kế tốn phụ thuộc vào các chu trình nghiệp vụ, khối lượng dữ liệu… Trong điều kiện ứng dụng cơng nghệ thơng tin, do nhiều cơng việc cĩ thể được tập trung trong một chức năng nhập liệu và xử lý của phần mềm, nền cần quy định rõ chức năng của từng bộ phận, từng phần hành kế tốn trong việc truy cập và xử lý dữ liệu. Cần lưu ý do đặc điểm kế tốn trong mơi trường cơng nghệ thơng tin, việc hạch tốn tổng hợp và hạch tốn chi tiết thường được thực hiện trên cùng một thao tác nhập liệu; việc nhập liệu khơng trùng lặp giữa các phần hành kế tốn và việc nhập liệu một lần nhưng cĩ thể sử dụng cho nhiều phần hành kế tốn
khác; do đĩ việc xây dựng cơ cấu nhân sự phịng kế tốn cần phải hợp lý và hiệu quả.
Cĩ hai cách tiếp cận khi thực hiện cơng tác nhân sự phịng kế tốn.
Cách thứ nhất, tiếp cận theo quá trình xử lý các đối tượng kế
tốn. Với cách tiếp cận này, các phần hành kế tốn sẽ được phân chia theo các đối tượng kế tốn hay nhĩm đối tượng kế tốn cùng loại và đặt tên phần hành kế tốn theo tên đối tượng kế tốn. Ví dụ: Kế tốn tiền mặt; Kế tốn tiền gửi ngân hàng, Kế tốn các khoản phải thu, Kế tốn Tài sản cố định… Cơng việc của mỗi phần hành kế tốn sẽ được hình thành từ các chính sách kế tốn đã xây dựng liên quan đến đối tượng kế tốn đĩ.
Cách thức tổ chức này dễ tiếp cận, nhưng khi phân cơng cơng việc cần lưu ý phải xác định rõ ràng các nghiệp vụ do phần hành kế tốn nào đảm nhiệm. Ví dụ: nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt sẽ cần xác định do phần hành kế tốn tiền mặt hoặc phần hành kế tốn ngân hàng nhập liệu vào phần mềm. Việc xác định phạm vi cơng việc của từng phần hành kế tốn cần được trình bày đầy đủ và chi tiết trong bảng mơ tả cơng việc của từng phần hành kế tốn.
Cách thứ hai, các phần hành kế tốn được xây dựng theo các
hoạt động của đơn vị, hoặc theo chu trình nghiệp vụ. Ví dụ một DN thương mại cĩ thể cĩ phần hành kế tốn Mua hàng, kế tốn Bán hàng, kế tốn Thanh tốn… hoặc một DN kinh doanh dịch vụ khách sạn cĩ thể cĩ phần hành kế tốn kinh doanh phịng nghỉ, phần hành kế tốn kinh doanh nhà hàng, phần hành kế tốn dịch vụ thể thao, chăm sĩc sức khỏe… Việc đặt tên các phần hành kế tốn trong trường hợp này cĩ thể đặt tên theo nội dung hoạt động, nội dung nghiệp vụ hay đặt tên theo chu trình nghiệp vụ. Phạm vi cơng việc
của mỗi phần hành cũng được xác định trong bảng mơ tả cơng việc của mỗi phần hành.
Đơn vị kế tốn cĩ thể chọn một trong hai cách tiếp cận hay phối hợp cả hai cách, tùy theo đặc điểm tổ chức quản lý, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý và kiểm sốt khi tổ chức bộ máy kế tốn. Cần lưu ý, để đảm bảo yêu cầu kiểm sốt, thủ quỹ khơng thuộc biên chế phịng kế tốn. Thủ quỹ thuộc bộ phận tài vụ hoặc bộ phận ngân quỹ.
Mỗi phần hành kế tốn cần cĩ một bảng mơ tả cơng việc. Bảng mơ tả cơng việc cần trình bày đầy đủ và chi tiết các nội dung sau:
- Phạm vi của phần hành kế tốn - Trách nhiệm của phần hành kế tốn
- Cơng việc thường xuyên: Căn cứ vào chính sách kế tốn đã xây dựng để xác định cơng việc phù hợp cho từng phần hành kế tốn, phân chia khơng trùng lắp giữa các phần hành.
- Cơng việc định kỳ - Trách nhiệm lập báo cáo - Tiêu chuẩn đánh giá
Sau đây là ví dụ minh họa mơ tả tổ chức cơng việc của phần hành kế tốn thanh tốn các khoản phải thu, phải trả.
Trước hết, kế tốn trưởng hoặc người phụ trách cơng tác kế tốn của đơn vị sẽ thiết lập sơ đồ của phần hành kế tốn (Sơ đồ 2.7).
Sơ đồ 2.7. Phần hành kế tốn các khoản phải thu, phải trả
Sơ đồ phần hành kế tốn sẽ là cơ sở cho Bảng mơ tả chi tiết cơng việc của kế tốn, bao gồm: mục tiêu, nhiệm vụ chủ yếu, các biểu mẫu sẽ sử dụng và yêu cầu về chuyên mơn, nghiệp vụ, kỹ năng (Bảng 2.3).
Bảng 2.3. Bảng mơ tả cơng việc của phần hành kế tốn phải thu, phải trả
Kế tốn các khoản phải thu khách hàng, phải trả ngƣời bán
Bộ phận/Phịng ban Kế tốn - tài chính Báo cáo cho Kế tốn trưởng
Quan hệ nội bộ đơn vị Tồn bộ nhân viên kế tốn, Bộ phận bán hàng/mua hàng (Phịng kinh doanh) Quan hệ với bên ngồi Khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan thuế
Quản lý các khoản phải thu/phải trả Quản lý khách hàng/nhà cung cấp Bù trừ cơng nợ phải thu/ phải trả Thanh tốn Ghi nhận cơng nợ phải thu/ phải trả Cập nhật danh mục KH/ NCC Cập nhật số liệu Thu hồi/ thanh tốn nợ Bù trừ cơng nợ Trả trước
Mục tiêu:
Ghi chép và kiểm tra, đối chiếu tồn bộ nghiệp vụ bán chịu (mua chịu), quản lý và cung cấp thơng tin về hoạt động bán chịu (mua chịu), các khoản phải thu khách hàng (phải trả người bán). Kiểm tra, đối chiếu tình hình thanh tốn của khách hàng (phải trả người bán). Đảm bảo tính chính xác và hợp lý của số liệu kế tốn phải thu khách hàng (phải trả người bán) nhằm cung cấp thơng tin kịp thời cho việc lập BCTC cuối kỳ và các báo cáo nội bộ khác. Kiểm tra, đối chiếu các thơng tin liên quan đến thuế giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào nhằm đảm bảo tính xác thực của các thơng tin liên quan tới Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Thực hiện đúng và cung cấp các thơng tin phản hồi kịp thời nhằm hồn thiện và chuẩn hĩa các quy trình xử lý nghiệp vụ kế tốn trong đơn vị.
Nhiệm vụ chủ yếu của kế tốn phải thu của khách hàng (phải trả người bán) như sau:
1. Xử lý các nghiệp vụ liên quan tới phải thu khách hàng:
- Khi phát sinh Hợp đồng bán hàng của các bộ phận gửi về, kế tốn phải thu khách hàng thực hiện:
o Tiếp nhận, kiểm tra nội dung hợp đồng: thơng tin khách hàng, điều khoản thanh tốn, chính sách ưu đãi…
o Nhập thơng tin vào Bảng tổng hợp theo dõi hợp đồng kinh tế (bán ra)
o Đặt mã khách hàng
- Hàng ngày, căn cứ số liệu kế tốn của Kế tốn bán hàng, Kế tốn kho, Kế tốn thanh tốn thì Kế tốn phải thu khách hàng phải kiểm tra tính chính xác của các giao dịch bán hàng, thanh tốn tiền của khách hàng để ghi nhận diễn biến phát sinh tăng, phát sinh giảm khoản phải thu khách hàng vào các sổ kế tốn tổng hợp và chi tiết.
- Căn cứ vào hợp đồng bán hàng, các chương trình, chính sách kinh doanh của cơng ty để kế tốn các khoản giảm trừ phải thu mà khách hàng được hưởng.
- Định kỳ theo yêu cầu quản lý (thường là cuối mỗi tháng), thực hiện đối chiếu cơng nợ đối với từng khách hàng, chốt số liệu phải thu khách hàng thơng qua Biên bản đối chiếu cơng nợ.
- Định kỳ theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo tổng hợp các khoản phải thu khách hàng, báo cáo phân tích tuổi nợ, xác định nợ phải thu khĩ địi…
- Cung cấp số liệu và phối hợp với bộ phận kinh doanh trong việc thu hồi nợ phải thu khách hàng.
2. Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến nợ phải trả người bán
- Khi phát sinh Hợp đồng mua hàng của các bộ phận gửi về, kế tốn nợ phải trả người bán thực hiện:
o Tiếp nhận, kiểm tra nội dung hợp đồng: thơng tin nhà cung cấp, điều khoản thanh tốn, chính sách ưu đãi (nếu cĩ),…
o Nhập thơng tin vào Bảng tổng hợp theo dõi hợp đồng kinh tế mua vào
o Đặt mã nhà cung cấp
- Hàng ngày, căn cứ số liệu kế tốn của Kế tốn mua hàng, Kế tốn kho, Kế tốn thanh tốn, Kế tốn nợ phải trả người bán phải kiểm tra tính chính xác của các giao dịch mua hàng, thanh tốn tiền hàng, ghi nhận diễn biến phát sinh tăng, phát sinh giảm của nợ phải trả trên các sổ kế tốn tổng hợp và chi tiết.
- Căn cứ vào hợp đồng mua hàng, các chương trình chính sách kinh doanh của bên bán, hạch tốn các khoản giảm trừ cơng nợ mà DN được hưởng.
- Định kỳ theo yêu cầu quản lý (thường là cuối mỗi tháng), thực hiện đối chiếu cơng nợ với từng nhà cung cấp, chốt số liệu cơng nợ thơng qua Biên bản đối chiếu cơng nợ.
- Định kỳ theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo tổng hợp nợ phải trả.
- Lên kế hoạch thanh tốn các khoản nợ đến hạn trả.
3. Các biểu mẫu báo cáo
- Báo cáo tổng hợp các khoản phải thu khách hàng - Báo cáo tổng hợp nợ phải trả người bán
- Báo cáo chi tiết phải thu khách hàng - Báo cáo chi tiết phải trả người bán
- Các báo cáo phân tích phải thu khách hàng, phân tích nợ khĩ địi
- Các báo cáo khác theo yêu cầu quản trị.
4. Các kỹ năng cần thiết
- Nắm vững nghiệp vụ chuyên mơn kế tốn
- Sử dụng tốt Excel và hiểu về các phần mềm kế tốn thơng dụng - Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình tốt
- Kỹ năng phân tích và tham mưu
- Cĩ nhân cách tốt, trung thực, thẳng thắn - Sức khỏe tốt, năng động, chuyên cần
- Cẩn thận, ngăn nắp và cĩ tinh thần trách nhiệm với cơng việc - Nhiệt tình, tự tin, cĩ tinh thần đồng đội và khả năng hợp tác và làm việc nhĩm tốt
- Nhanh nhẹn và chịu được áp lực cơng việc cao
- Cá nhân phải xây dựng và xác định lịch trình cơng tác, xác định thời điểm hồn thành số liệu, báo cáo làm căn cứ cho đánh giá hiệu quả thực hiện cơng tác vào cuối mỗi kỳ kế tốn.
Sau khi xây dựng bảng mơ tả cơng việc cho từng phần hành kế tốn, cần sốt xét lại nhằm đảm bảo bao quát tồn bộ khối lượng cơng tác kế tốn trong đơn vị, khơng bỏ sĩt nghiệp vụ, khơng trùng lắp giữa các phần hành, đảm bảo kiểm sốt trong hệ thống. Căn cứ vào các bảng mơ tả cơng việc đã được xây dựng, căn cứ vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị kế tốn để ước lượng khối lượng nghiệp vụ cần xử lý và mức độ phức tạp của nghiệp vụ, là cơ sở cho sắp xếp, bố trí nhân sự cho mỗi phần hành kế tốn.