X Pị-Pq l2-li = P1-P
10 cơng ty hố chất 8 công ty dược
7.3.1. Phương pháp lập báo cáo chuẩn (Pro Forma Statement)
Statement)
Phương pháp bao quát (toàn diện) nhất của dự báo tài chính là phát triển một loạt các báo cáo tài chính chuẩn hay báo cáo tài chính kê' hoạch. Chúng ta sẽ đặc biệt lưu ý tối báo cáo thu nhập chuẩn; báo cáo ngân sách và bảng cân đơ'i kê' tốn chuẩn. Dựa trên các báo cáo kê' hoạch, cơng ty có thể dự báo được quy mơ khoản phải thu, hàng tồn kho, khoản phải trả và một sô' khoản mục khác cũng như lợi nhuận dự tính và các u cầu đi vay của mình. Sau đó các nhân viên tài chính có thể theo dõi cẩn thận các diễn biến thực tê' so sánh với kê' hoạch để có thể đưa ra các điều chỉnh cần thiết. Mặt khác, các ngân hàng và những người cho vay khác cũng thường đòi hỏi các báo cáo này cho những chỉ dẫn trong tương lai.
Để phát triển các báo cáo chuẩn cần phải có một cách tiếp cận mang tính hệ thống. Trưóc hết chúng ta cần thiết lập một báo cáo thu nhập chuẩn dựa trên dự kiến doanh số và kế hoạch sản xuất, sau đó sử dụng các dữ liệu này để lập ra dự toán ngân sách và cuối cùng là tổng hợp tất cả các dữ liệu trên vào bảng cân đối kê tốn chuẩn. Q trình phát triển các báo cáo tài chính chuẩn nay được mơ tả trong hình 7.3:
Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ sử dụng khuôn khổ thời gian 6 tháng để tạo thuận lợi cho việc phân tích, mặc dù thủ tục tương tự có thể được mở rộng cho một năm hoặc kỳ dài hơn.
Báo cáo thu nhập chuẩn
Giả sử công ty Việt An cần phải lập các báo cáo tài chính chuẩn cho nửa năm 2005. Báo cáo thu nhập chuẩn sẽ cung cấp một kế hoạch về lượng lợi nhuận công ty dự kiến tạo ra trong kỳ. Đe phát triển báo cáo thu nhập chuẩn, chúng ta cần tuân thủ bốn bưốc quan trọng sau:
(1) Thiết lập một dự báo doanh sô'bán;
(2) Xác lập kê hoạch sản xuất và việc sử dụng nguyên liệu, lao động trực tiếp, chi phí quản lý mới đi kèm để tạo ra lãi gộp;
(4) Xác định lợi nhuận bằng cách hoàn chỉnh báo cáo chuẩn thực tế.
Lập dự háo doanh số hán
Để phục vụ cho việc phân tích, chúng ta giả thiết rằng cơng ty Việt An có hai sản phẩm chính là A và B. Kế hoạch sản xuất của chúng ta đòi hỏi bán 1.000 sản phẩm A và 2.000 sản phẩm B với giá là 30.000đ và 35.000đ. Tổng doanh số thể hiện ở bảng sau:
Sản phẩm A Sản phẩm B
Số lượng 1.000 2.000
Giá bán (đ) 30.000 35.000
Doanh số bán (đ) 30.000.000 70.000.000
Tổng (đ) 100.000.000
Xác định kế hoạch sản xuất và lãi gộp
Dựa trên doanh số đã dự báo, chúng ta có thể xây dựng được kế hoạch sản xuất cần thiết cho kỳ 6 tháng. Sô' lượng sản phẩm được sản xuất sẽ tuỳ thuộc vào tồn kho ban đầu của sản phẩm A và B, kế hoạch doanh số và mức tồn kho cuối kỳ mong muôn. Giả sử vào ngày 1 tháng 1 năm 2005 công ty Việt An có tình hình tồn kho như ở bảng 7.2: Bảng 7.2. Tồn kho đầu kỳ Sản phẩm A Sản phẩm B Sô' lượng 85 180 Giá trị (đ) 16.000 20.000 Tổng giá trị (đ) 1.360.000 3.600.000 Cộng (đ) 4.960.000
Chúng ta sẽ cộng thêm lượng sản phẩm dự kiến bán trong 6 tháng tối vào lượng tồn kho mong muôn cuối kỳ và trừ đi số tồn kho đầu kỳ để xác định nhu cầu sản xuất của chúng ta. Tức là:
Mức bán dự kiến + Tồn kho cuối kỳ - Tồn kho đầu kỳ = Yêu cầu sản xuất. Kết quả bước này thể hiện trên bảng 7.3.
Bảng 7.3. Yêu cầu sản xuất 6 tháng
Sản phẩm A Sản phẩm B
- số sản phẩm bán dự kiến 1.000 2.000
- Tồn kho cuối kỳ mong muốn (Giả thiết bằng
10% sô' bán ra trong kỳ) 100 200
-Tồn kho đầu kỳ 85 180
- Số sản phẩm cần sản xuất 1.015 2.020
Bây giờ chúng ta phải xác định chi phí để sản xuất các sản phẩm này. Như bảng 7.2 cho thấy, giá trị của 1 sản phẩm tồn kho là 16.000đ và 20.000đ đốỉ vối A và B. Chúng ta giả thiết rằng, giá của nguyên liệu, lao động và chi phí quản lý đưa vào sản phẩm mới đốỉ với 2 sản phẩm bây giờ là 18.000đ và 22.000đ như ở bảng 7.4 dưới đây: Bảng 7.4. Giá trị 1 sản phẩm (đ) Sản phẩm A Sản phẩm B Nguyên liệu 10.000 12.000 Lao động 5.000 6.000 Chi phí quản lý 3.000 4.000 Cộng 18.000 22.000
Tổng chi phí địi hỏi đơì với các sản phẩm mới cho 6 tháng được thể hiện trong bảng 7.5:
Báng 7.5. Tổng chi phí sản xuất Sản phẩm A Sản phẩm B Số sản phẩm 1.015 2.020 Chi phí 1 sản phẩm (đ) 18.000 ■ 22.000 Tổng chi phí (đ) 18.270.000 44.440.000 62.710.000 Giá bán sản phẩm
Cân nhắc chính trong việc thiết lập một báo cáo thu nhập chuẩn là các chi phí đi liền với các sản phẩm được bán ra trong kỳ
xem xét (giá bán sản phẩm). Lưu ý rằng trong trường hợp sản phẩm A chúng ta dự kiến bán 1.000 sản phẩm nhưng đang sản xuất 1.015 sản phẩm để tăng mức tồn kho lên 15 sản phẩm. Đe xác định lợi nhuận, chúng ta sẽ khơng tính 15 sản phẩm thêm này vào doanh số hiện hành. Mặt khác, để xác định giá trị của 1.000 sản phẩm được bán trong kỳ, chúng ta sẽ giả thiết Công ty Việt An sử dụng phương pháp kế toán FIFO (Nhập trước, xuất trước) và do vậy công ty sẽ trước hết phân bổ vào giá trị của doanh số hiện hành phần tồn kho đầu kỳ và sau đó là phần hàng hố được sản xuất trong kỳ.
Trong bảng 7.6 thể hiện thu nhập, chi phí đi kèm với hàng hố được bán và lãi gộp đốì với cả 2 sản phẩm.
Bảng 7.6. Phân bổ chi phí sản xuất và xác định lãi gộp
Sản phẩm A Sản phẩm B Tổng hợp Số lượng bán ra 1.000 2.000 3.000 Giá bán (1000đ) 30 35 Doanh thu (1000đ) 30.000 70.000 100.000 Giá trị của hàng bán Tồn kho cũ Số lượng 85 180 Giá trị 1 sản phẩm (1000đ) 16 20 Tổng (1000đ) 1.360 3.600 Tồn kho mới Số lượng 915 1.820 Giá trị 1 sản phẩm (1000đ) 18 22 Tổng (1000đ) 16.470 40.040 Tổng giá trị của hàng bán (1000đ) 17.830 43.640 61.470 Lãi gộp (1000đ) 12.170 26.360 38.530
Chẳng hạn, 1.000 sản phẩm A được bán với tổng doanh thu là 30.000.000đ. Trong 1.000 sản phẩm này có 85 sản phẩm từ tồn kho ban đầu với trị giá 16.000đ/l sản phẩm và 915 sản phẩm lấy
từ sản xuất hiện hành với trị giá 18.000đ/lsản phẩm. Như vậy, tổng giá trị hàng bán ra đối với A là 17.830.000đ và lãi gộp thu được là 12.170.000đ. Tương tự đối với sản phẩm B, vối doanh số 70.000.000đ, giá trị của hàng bán là 43.640.000đ và lãi gộp là 26.360.000đ. Doanh số tổng hợp của cả hai sản phẩm là 100.000.000d với giá trị hàng bán là 61.470.000đ và lãi gộp là 38.530.000đ.
Đến đây, chúng ta cũng tính được giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ nhằm sử dụng cho việc lập báo cáo tài chính sau này. Kết quả được thể hiện như sau:
Tồn kho đầu kỳ: 4.960.000 đ Tổng giá trị sản xuất: 62.710.000đ Tổng hàng tồn kho có thể bán: 67.670.000đ Giá trị của hàng bán: 61.470.000đ Tồn kho cuối kỳ: 6.200.000đ Các khoản mục chi phí khác
Sau khi đã có tổng doanh thu, trị giá của hàng bán và lãi gộp chúng ta phải trừ đi các khoản chi phí khác để tính được giá trị lợi nhuận thuần. Chúng ta sẽ phải khấu trừ các chi phí hành chính và quản lý chung cũng như tiền lãi khỏi lãi gộp để được thu nhập trước thuế, sau đó trừ đi thuế để xác định thu nhập sau thuế và cuối cùng trừ đi lợi tức cổ phiếu để xác định phần đóng góp vào thu nhập để lại. Trong ví dụ của chúng ta, giả thiết cơng ty Việt An có chi phí hành chính và quản lý chung là 12.000.000đ, tiền lãi là 1.500.000đ và lợi tức cổ phiếu là 1.500.000đ.
Báo cáo thu nhập chuẩn thực tế.
Kết hợp lãi gộp trong bảng 7.6 và các giả thiết về các khoản chi phí khác, chúng ta có thể lập được báo cáo thu nhập chuẩn như trong bảng 7.7:
Bảng 7.7. Báo cáo thu nhập chuẩn 30/6/2005 Chỉ tiêu Số tiền (1000đ) Doanh số 100.000 Giá trị hàng bán 61.470 Lãi gộp 38.530 Chi phí hành chính và quản lý 12.000
Lợi nhuận hoạt động (Thu nhập trước thuế và lãi vay - EBIT) 26.530
Lãi tiền vay 1.500
Thu nhập trước thuế (EBT) 25.030
Thuế (20%) 5.006
Thu nhập sau thuế (EAT) 20.024
Lợi tức cổ phiếu thường 1.500
Tăng về thu nhập để lại 18.524
Ngàn sách vốn
Như trên đã chỉ ra, việc tạo ra doanh thu và lợi nhuận không nhất thiết đảm bảo sẽ có một lượng tiền tương ứng trong tay để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính khi chúng đến hạn. Một doanh số có khả năng sinh lợi có thể tạo ra khoản phải thu trong ngắn hạn nhưng không phải là khoản tiền ngay lập tức để đáp ứng các thanh tốn đến hạn. Vì lý do này, chúng ta phải chuyển báo cáo thu nhập chuẩn thành luồng tiền. Trong quá trình này, chúng ta chia báo cáo thu nhập chuẩn dài hơn thành các khoảng thòi gian nhỏ hơn và chi tiết hơn để đánh giá theo từng mùa và tháng các luồng tiền vào và ra. Một số tháng có thể thể hiện một doanh số rất cao hoặc thấp hoặc có thể địi hỏi lợi tức cổ phiếu, thuế hay chi phí tư bản.
Các khoản thu
Trong trường hợp của cơng ty Việt An, chúng ta sẽ chia báo cáo thu nhập chuẩn nửa đầu của năm 2005 thành một chuỗi ngân sách theo tháng vói các số liệu giả thiết như sau:
Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6
Một phân tích thận trọng các số liệu về doanh thu và các khoản phải thu quá khứ cho thấy 20% doanh thu được thu trong tháng bán hàng và 80% trong tháng tiếp theo. Các khoản thu liên quan đến doanh số bán hàng tháng được thể hiện trong bảng 7.8 vối giả thiết doanh số tháng 12 năm 2004 là 12.000.000đ.
Đơn vị: 1000 đ Báng 7.8. Khoản thu hàng tháng Tháng 12 Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Doanh số 12.000 15.000 10.000 15.000 25.000 15.000 20.000 Khoản phải thu 3.000 2.000 3.000 5.000 3.000 4.000 (20% doanh sô' hiện hành)
Khoản phải thu (80% 9.6000 12.000 8.000 12.000 20.000 12.000 doanh số của tháng trước)
Tổng thu
12.600 14.000 11.000 17.000 23.000 16.000
Như bảng 7.8 cho thấy, luồng tiền vào dao động trong khoảng ll.000.000d đến 23.000.000đ với mức cao nhất vào tháng 5. Sau đây chúng ta sẽ xét tới luồng ra hàng tháng.
Các khoản chi
Cân nhắc cơ bản tới các khoản phải chi là các chi phí hàng tháng gắn với hàng tồn kho được sản xuất trong kỳ (nguyên liệu, lao động và chi phí quản lý) và các khoản chi phí hành chính chung, lãi vay, thuế và lợi tức cổ phiếu. Chúng ta cũng cân nhắc các khoản thanh tốn cho bất kỳ máy móc thiết bị và khoản mục mới nào thể hiện trên báo cáo thu nhập chuẩn của chúng ta. Các chi phí đi liền với các sản phẩm được chế tạo trong kỳ có thể được lấy từ các số liệu ở các phần trên. Trên cơ sở các dữ liệu trên chúng ta có bảng tổng hợp sau:
Bảng 7.9. Tổng hợp chi phí sản xuất Sản phẩm A Sản phẩm B Chi phí kết hợp (1000đ) Số sản phẩm Chi phí /sp (1000đ) Tổng chi phí (1000đ) Số sản phẩm Chi phí /sp (1000đ) Tổng chi phí (1000đ) Nguyên liệu 1.015 10 10.150 2.020 12 24.240 34.390 Lao động 1.015 5 5.075 2.020 6 12.120 17.195 Chi phí quản lý Tổng 1.015 3 3.045 2.020 4 8.080 11.125 62.710
Như bảng 7.9 cho thấy, tổng chi phí hợp thành trong hai sản phẩm gồm nguyên liệu 34.390.OOOđ; Lao động 17.195.000đ và chi phí quản lý 11.125.000đ. Giả thiết rằng tất cả các chi phí này gánh chịu như nhau mỗi tháng trong kỳ 6 tháng. Mặc dù doanh thu khác nhau giữa các tháng, giả thiết rằng chúng ta đang áp dụng mức sản xuất hàng tháng nhằm đảm bảo hiệu quả tơì đa trong việc sử dụng các nguồn lực sản xuất khác nhau. Chi phí trung bình hàng tháng của các yếu tố được thể hiện trong bảng 7.10 dưởi đây.
Bảng 7.10. Chi phí sản xuất trung bình hàng tháng
Tổng chi phí Thời gian Chi phí bình qn tháng
Ngun liệu 34.390.000 6 tháng 5.732.00
Lao động 17.195.000 6 tháng 2.866.000
Chi phí quản lý 11.125.000 6 tháng 1.864.000
Giả thiết rằng nguyên liệu được thanh toán một tháng sau khi mua. Lao động và chi phí quản lý thể hiện luồng tiền ra trực tiếp hàng tháng, lãi vay, thuế và lợi tức cổ phiếu cũng tương tự và giả thiết mua 8.000.000đ thiết bị mới vào tháng 2 và 10.000.000d vào tháng 6. Tổng hợp luồng tiền ra được thể hiện trên bảng 7.11.
Đơn vị: 1000đ Bảng 7.11. Tổng hợp luồng tiền ra các tháng Tháng 12 Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 - Mua nguyên liệu tháng 4.500 5.732 5.732 5.732 5.732 5.732 5.732 - Thanh toán nguyên liệu 4.500 5.732 5.732 5.732 5.732 5.732 - Chi phí lao động tháng 2.866 2.866 2.866 2.866 2.866 2.866 - Chi phí quản lý tháng 1.854 1.854 1.854 1.854 1.854 1.854 - Chi phí hành chính và 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 quản lý chung - Lãi vay 1.500 - Thuế 2.503 2.503 - Lợi tức cổ phiếu 1.500
- Mua thiết bị mới 8.000 10.000
- Tổng thanh toán 11.220 20.452 14.955 12.452 12.452 27.953
Ngân sách thực tế
Bây giờ chúng ta sẽ kết hợp luồng tiền nhận được vói luồng thanh tốn hàng tháng thành báo cáo luồng tiền thể hiện trong bảng 7.12 dưới đây để xác định luồng tiền thuần.
Bảng 7.12. Luồng tiền hàng tháng
Đơn vị: 1000đ
Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tổng thu 12.600 14.000 11.000 17.000 23.000 16.000 Tổng chi 11.220 20.452 14.955 12.452 12.452 27.953 Luồng tiền thuần 1.380 (6.452) (3.955) 4.548 10.548 (11.953)
Mục đích cơ bản của ngân sách vốn là cho phép công ty dự đốn được nhu cầu ngân quỹ từ bên ngồi vào cuối mỗi tháng. Trong trường hợp trên, chúng ta giả thiết rằng cơng ty Việt An mong muốn có số dư tiền tối thiểu 5.000.000đ suốt thời kỳ. Nếu nó thấp hơn mức tiền này, công ty sẽ vay vôn từ ngân hàng. Nếu nó trên mức này và cơng ty có một khoản vay, nó sẽ dùng số tiền vượt mức để giảm khoản vay. Dạng tài trợ này được thể hiện trên bảng 7.13 trong đó thể hiện đầy đủ cả các khoản đi vay và trả nợ.
Bảng 7.13. Ngân sách vốn có tính cả khoản đi vay và trả nợ
Đơn vị: 1000đ
Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 1. Luồng tiền thuần 1.380 (6.452) (3.955) 4.548 10.548 (11.953) 2. Dư đầu kỳ 5.000 6.380 5.000 5.000 5.000 11.069 3. Dư tích luỹ 6.380 (72) 1.045 9.548 15.548 (884) 4. Vay hoăc trả vay hàng tháng - 5.072 3.955 (4.548) (4.479) 5.884 5. DưnỢ tích luỹ - 5.072 9.027 4.479 - 5.884 6. Dư cuối kỳ 6.380 5.000 5.000 5.000 11.069 5.000
Trong dòng thứ nhất của bảng 7.13 cho thấy luồng tiền thuần được thêm vào số dư đầu kỳ để tính được số dư tích luỹ. Dịng thứ tư là tiền vay hoặc trả nợ hàng tháng nhằm duy trì số dư tối thiểu 5.000.000đ. Dịng thứ năm thể hiện nợ tích luỹ hiện hành của tất cả các tháng. Cuốĩ cùng, dòng thứ sáu là số dư cuối các tháng.
Vào cuối tháng 1 cơng ty có 6.380.000đ nhưng vào cì tháng 2
số dư tích luỹ của cơng ty lại âm, do đó cần một khoản vay là
5.072.000đ nhằm duy trì số dư õ.OOO.OOOđ. Cơng ty có khoản vay trên sổ sách tính tới tháng 5, khi đó số dư cuối kỳ là 11.069.000đ. Trong tháng 4 và tháng 5, số dư tích luỹ lớn hơn số dư tối thiểu yêu cầu (õ.OOO.OOOđ) nên khoản tiền trả nợ vay 4.548.000đ và 4.479.000đ được thực hiện để thanh toán hết nợ vay vào tháng 5. Trong tháng 6, công ty lại phải vay 5.884.000đ để đảm bảo dư cuối kỳ õ.OOO.OOOđ.
Bảng cân đối kế toán chuẩn
Bây giờ chúng ta sẽ phối hợp báo cáo thu nhập chuẩn với ngân sách vốn để lập thành bảng cân đốì kế tốn chuẩn. Bởi vì bảng cân đối thể hiện các thay đổi tích luỹ của cơng ty theo thời