4. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của đề tài
2.1. Cơ sở lý luận về quản trị chuỗi cung ứng và quản trị mua hàng trong chuỗi cung ứng
2.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị chuỗi cung ứng
2.1.4.1. Ảnh hưởng về sự bất ổn của môi trường
Sự bất ổn về môi trường gồm môi trường cơng ty, hỗ trợ của Chính phủ và sự bất ổn từ mơi trường bên ngồi.
Thứ nhất là vấn đề môi trường công ty: Yếu tố này liên quan đến mối quan hệ của công ty với các nhà cung cấp và mức độ cam kết và tin tưởng giữa các bên. Môi trường công ty cũng liên quan đến những kỳ vọng của công ty về chất lượng, thời gian giao hàng, đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực này, và mức độ cạnh tranh giữa các công ty. Ví dụ như để đáp ứng hiệu quả về nhu cầu, công ty nhận ra rằng hàng nhập khẩu là một trong những lựa chọn tốt để đạt được sự linh hoạt, mặc dù làm việc với nước ngoài cũng làm tăng sự khơng chắc chắn. Chính điều này ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty. Nhưng sự khơng chắc chắn này có thể được giảm bớt nếu công ty tạo dựng mối quan hệ chiến lược với các nhà cung cấp quan trọng. Vì vậy cơng ty cần phải thực hiện các chiến lược để đối phó với bất trắc của mơi trường để chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả.
Thứ hai là sự hỗ trợ của Chính phủ: Thể hiện khi nhập khẩu nguyên vật liệu thơ hoặc sản phẩm từ nước ngồi hay sử dụng nguyên liệu trong nước. Nó bao gồm việc Chính phủ sử dụng các chuẩn mực, chế độ, chính sách, tiêu chuẩn ngành để can thiệp, điều tiết q trình trao đổi mua bán. Chính phủ có thể làm một loạt các cải cách để khuyến khích xuất khẩu bằng cách nâng cao ưu thế để tăng năng lực cạnh tranh của ngành, phải triển thương mại quốc tế.
Thứ ba là sự bất ổn từ mơi trường nước ngồi: Khi cơng ty tìm kiếm nguồn nguyên liệu thơ, sản phẩn từ thị trường nước ngồi, điều quan trọng là nhận biết sự
tồn tại của các yếu tố mơi trường như bất ổn chính trị ở các nước có thể làm tăng rủi ro cho các nhà cung cấp, dẫn đến các quyết định đầu tư, thay đổi chiến lược và quyết định kinh doanh của công ty. Những bất ổn xã hội như tôn giáo, môi trường, ngơn ngữ, vấn đề văn hóa, hạn chế giao tiếp và công nghệ sử dụng cũng ảnh hưởng đến chức năng và hoạt động của chuỗi cung ứng
2.1.4.2. Ảnh hưởng của công nghệ thông tin
Công nghệ thơng tin và cơng nghệ máy tính trong chuỗi cung ứng cho phép tất cả các yếu tố có thể giao tiếp với nhau. Cơng nghệ thơng tin được áp dụng cho phép các nhà cung cấp, các nhà sản xuất, nhà phân phối, nhà bán lẻ và khách hàng giảm thời gian chờ, giảm thủ tục giấy tờ và hoạt động không cần thiết khác. Công nghệ thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản trị chuỗi cung ứng qua hai cơng cụ chính là cơng cụ truyền thơng và công cụ lập kế hoạch.
Công cụ truyền thông được sử đụng để hỗ trợ cho việc chuyển giao dữ liệu và giao tiếp giữa các bên thương mại, cụ thể bao gồm các công cụ như trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), chuyển tiền điện tử (EFT), mạng nội bộ, internet và extranet. Công cụ EDI được sử dụng cho việc mua hàng (đơn đặt hàng, tình trạng đơn hàng và theo dõi đơn hàng). EDO như catalog điện tử giúp khách hàng có thể nhận được thơng tin, kích thước, và chi phí về một sản phẩm cụ thể. Công cụ EFT dùng để chuyển tiền từ một tài khoản khác thông qua một mạng lưới giá trị gia tăng (VAN) hoặc internet. Việc sử dụng công nghệ thông tin là một công cụ truyền thông chiến lược để cải thiện khả năng cạnh tranh của cơng ty, giúp cơng ty giảm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Công cụ lập kế hoạch được sử dụng phổ biến nhất là công cụ hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP), công cụ này cho phép cơng ty có thể lên kế hoạch hoạt động sản xuất để đáp ứng thời hạn cụ thể dựa trên định mức nguyên vật liệu và mức độ tồn kho, cộng cụ hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp là một hệ thống có thể bao gồm các cơng việc như quản lý đơn hàng, kiểm kê đơn hàng, lập kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch tài chính và dịch vụ khách hàng…
2.1.4.3. Ảnh hưởng của mối quan hệ trong chuỗi cung ứng
Mối quan hệ đóng vai trị quan trọng trong việc đạt được các mục tiêu của cơng ty. Sự phối hợp và tích cực các hoạt động giữa các nhà cung cấp và nhu cầu của khách hàng mang lại những lợi ích to lớn cho cơng ty. Vì vậy mối quan hệ chiến lược với nhà cung cấp và khách hàng là những thành phần chính trong thực tiễn quản lý chuỗi cung ứng của công ty. Các cơng ty có xu hướng làm việc với nhà cung cấp khác nhau theo những cách khác nhau. Điều quan trọng là mối quan hệ với các nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu của công ty. Mối quan hệ này chủ yếu dựa vào giá cả giữa người mua và nhà cung cấp. Nó sẽ đạt hiệu quả khi các bên liên quan chia sẻ thông tin, chia sẻ rủi ro, phối hợp kế hoạch, cải thiện chuỗi cung ứng hai bên cùng đạt được lợi ích
Đối với mối quan hệ với khách hàng: Thị trường toàn cầu cung cấp một loạt các sản phẩm có chất lượng và chi phí khác nhau. Kết quả là các cơng ty luôn cạnh tranh và cố gắng để cải thiện chất lượng và giảm chi phí cho khách hàng có nhiều sự lựa chọn hơn, ưu tiên dịch vụ tốt hơn, chất lượng tốt hơn và giao hàng nhanh hơn. Vì vậy thiết lập mối quan hệ với khách hàng đã trở thành vấn đề chiến lược của các công ty ngày nay.
2.1.5. Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị chuỗi cung ứng
Xây dựng hệ thống thước đo mở rộng trong nhiều kênh để đánh giá thành công tổng hợp của một chuỗi cung ứng hiệu quả, hướng tới người tiêu dùng cuối cùng chính là những chỉ tiêu đánh giá sự thành công của quản trị chuỗi cung ứng. Dù nhìn nhận dưới góc độ nào thì tựu trung việc đánh giá hiệu quả của quản trị chuỗi cung ứng trong mối liên kết chặt chẽ giữa các chức năng của chuỗi cung ứng được thể hiện ở các chỉ tiêu sau:
2.1.5.1. Tăng trưởng doanh số và lợi nhuận
Trước hết, hiệu quả quản trị chuỗi cung ứng được thể hiện qua tốc độ tăng trưởng về doanh số. Đồng nghĩa với tăng trưởng doanh số là mức độ đáp ứng thị trường của chuỗi cung ứng đó đối với nhu cầu thị trường khơng giảm và thị phần của doanh nghiệp tăng lên. Điều này còn thể hiện sức mạnh của nhà sản xuất, nhà cung cấp đối với những loại hàng hóa do họ tạo ra để đưa đến cho nhà cung ứng phân phối
cho thị trường. Ngồi ra nó cũng thể hiện vai trị quản trị của doanh nghiệp cung ứng trong mối quan hệ với các nhà cung cấp, thông qua thị trường để xác lập, điều chỉnh mối quan hệ với những người sản xuất, cung cấp hàng hóa và ngược lại vận dụng linh hoạt quan hệ này để tác động vào thị trường nhằm làm cho lượng hàng hóa do mình cung ứng là nhiều nhất trong một vịng quay thời gian.
2.1.5.2. Tối ưu hóa việc sử dụng tài sản và kiểm sốt chi phí
Khi nhà phân phối có nhu cầu khơng đồng nhất với nhu cầu thực tế của người tiêu dùng và hệ quả đã tạo ra mức tồn kho khơng thể dự đốn được, buộc lượng hàng tồn kho phải cao trong khi khơng thể ngăn chặn được tình trạng thiếu hàng do hàng cần cho sản xuất thì khơng có mà hàng khơng cần đến thì lại đang tồn kho. Việc chia sẻ thơng tin về nhu cầu thực tế giữa nhà phân phối với nhà sản xuất cần bắt đầu thực hiện và nhà sản xuất bắt đầu quản lý tồn kho cho nhà phân phối. Sự phối hợp của kế hoạch sản xuất và quyết định tồn kho nếu tương ứng với nhau tốt sẽ giúp cải thiện doanh số, các chi phí và lượng hàng tồn kho cho các bên liên quan. Các đơn hàng hoàn hảo là thời điểm chúng sẵn sàng khi có yêu cầu, hồn thiện, được định giá chính xác và khơng bị lỗi. Hơn nữa nhà quản trị chuỗi cung ứng được xem là tối ưu cần xác định khả năng sinh lời thực sự của dịch vụ bằng việc tìm ra chi phí và doanh thu thực tế của các hoạt động có liên quan đến việc cung ứng hàng hóa tới khách hàng. Một chuỗi cung ứng hồn hảo khi nó được duy trì với chi phí thấp hơn và hiệu quả cao hơn, do vậy địi hỏi tầm nhìn sáng suốt hơn – nhìn nhận chi phí của các nhà cung cấp cũng chính là chi phí của nhà cung ứng. Khi đặt một đơn hàng với nhà cung cấp, cần xác định rằng nhà cung cấp đó phải cùng chia sẻ mục tiêu cắt giảm chi phí trong chuỗi cung ứng để giảm giá bán ra của sản phẩm và gia tặng lợi nhuận. Đây chính là việc cùng chia sẻ lợi ích để đảm bảo mọi nhân tố tham gia vào chuỗi cung ứng cùng đóng góp vào khả năng sinh lợi nhuận lớn hơn.
2.1.5.3. Mức độ hài lòng của khách hàng
Đối với một chuỗi ung ứng, thành công cụ thể nhất thể hiện ở sự cân bằng giữa dịch vụ khách hàng và sự tăng trưởng lợi nhuận của cơng ty. Bằng việc quyết định những gì khách hàng cần và làm thế nào phối hợp các nỗ lực trong chuỗi cung ứng
để đáp ứng yêu cầu này nhanh hơn, rẻ hơn và tốt hơn. Các nhà cung ứng sẽ nâng cao sự hài lòng của khách hàng cũng như hiệu quả kinh doanh của mình. Việc thiết lập các dịch vụ được đánh giá bởi tất cả khách hàng so với những tiêu chuẩn xác định ban đầu có thể giúp nhà cung ứng phát triển các danh mục, chương trình quản lý chuỗi cung ứng và tạo ra các gói dịch vụ cho những phân khúc khách hàng nhất định, từ đó tạo ra sự chọn lựa tốt nhất của từng phân khúc cụ thể. Thực hiện việc nghiên cứu chỉ số hài lòng của khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp cung ứng tiếp cận và giải quyết được vấn đề liên quan tới tiêu thụ cho người tiêu dùng cuối cùng. Qua đó các nhà quản trị chuỗi cung ứng sẽ có những kết quả cụ thể về đánh giá, cảm nhận của khách hàng đối với từng sản phẩm – dịch vụ mà họ cung ứng. Đây cũng là cơ sở vững chắc cho việc cải tiến chất lượng, xây dựng các chiến lược cạnh tranh tiếp thị, chiến lược xây dựng thương hiệu, xúc tiến thương mại của chính nhà cung ứng đó trong phạm vi địa bàn hoạt động cũng như trong ngành kinh doanh.
2.1.6. Nội dung của hoạt động quản trị chuỗi cung ứng sản phẩm
Điều quan trọng đối với giải pháp quản trị chuỗi cung ứng chính là việc làm thế nào để hiểu được sức mạnh của các nguồn tài nguyên và mối tương quan giữa chúng trong toàn bộ chuỗi cung ứng sản xuất. Về cơ bản quản trị chuỗi sẽ cung ứng giải pháp cho toàn bộ các hoạt động đầu vào của doanh nghiệp, từ việc đặt mua hàng của nhà cung cấp cho đến các giải pháp tồn kho an tồn của cơng ty.
Từ khái niệm chúng ta hiểu rõ hơn về nội dung quản trị chuỗi cung ứng, đó là việc quản trị các chức năng khác nhau trong chuỗi cung ứng. Hoạt động quản trị chuỗi cung ứng có thể bao gồm các hoạt động như mua hàng, sản xuất, tồn trữ, phân phối, theo dõi đơn hàng và dịch vụ sau khi bán hàng. Mỗi hoạt động của chuỗi sẽ liên kết với nhau một cách nhịp nhàng.
2.1.6.1. Quản trị mua hàng
Quá trình thu mua sẽ từ khâu định vị các nguồn nguyên vật liệu, nguồn hàng và thị trường cung cấp tiềm năng. Việc định vị tốt sẽ giúp hoạt động của sản xuất và cung cấp sản phẩm được tiến hành một cách hiệu quả và nhanh chóng. Để làm được điều này, doanh nghiệp phải tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn được nhà cung cấp thích
hợp, duy trì và tạo dựng mối quan hệ với nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp có được nguồn hàng có chất lượng ổn định, phù hợp với yêu cầu trong sản xuất, tiết giảm được chi phí. Ngồi ra cần thiết lập quy trình định giá, đặt hàng, giao nhận và thanh toán cụ thể với nhà cung cấp, nhà phân phối. Về cơ bản, quản trị mua hàng bao gồm những hoạt động như dự báo lượng cầu, lựa chọn nhà cung cấp để xác định các nhà cung cấp chiến lược, soạn thảo, đàm phán ký kết hợp đồng để tối thiểu hóa chi phí, được hưởng dịch vụ tốt nhất.
Để quản trị mua hàng đạt được hiệu quả cao thì trong quá trình thu mua cần phải dựa trên các nguyên tắc sau:
- Quy tắc thu mua 1: Mua hàng của nhiều nhà cung cấp
Doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu như doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng: nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải như thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình cơng, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi”. Ngồi ra ngun tắc này cịn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ được mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút người mua về phía mình.
Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn và
thường xun. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận được nhiều ưu đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí cịn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (được hưởng tín dụng mại khi thiếu vốn, được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm,…) và doanh nghiệp thường trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp. Ngược lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn.
- Quy tắc thu mua 2: luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp
Nếu người bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người mua hàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hỗn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm được những điều kiện mua hàng tốt hơn. Đi mua hàng là giải một số bài tốn với vơ số ràng buộc khác nhau. Có những “ràng buộc chặt” (điều kiện khơng thể nhân nhượng được) và có những “ràng buộc lỏng” (điều kiện có thể nhân nhượng được). Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đưa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán hàng… nếu không tỉnh táo, quyền chủ