4. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của đề tài
3.3.2. Giải pháp 2: Tối ưu hóa chi phí Logistics trong khâu mua hàng
3.3.2.1. Mục tiêu
Theo Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam, chi phí logistics đóng góp 16 – 17% tổng sản phẩm quốc nội (GDP). Chi phí logistics cao là một trong những khó khăn hàng đầu về chi phí kinh doanh đối với doanh nghiệp Việt Nam. Cũng giống như bất kỳ doanh nghiệp nào khác, trong quá trình sản xuất kinh doanh
thì PAVCV cũng phải sử dụng các dịch vụ logistics trong việc mua NVL và bán thành phẩm đã được sản xuất. Đây là một chi phí lớn ngay sau chi phí về NVL trực tiếp của cơng ty. Vì vậy việc tối ưu chi phí Logistics là một trong những biện pháp giảm chi phí kinh doanh, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Mục tiêu của việc tối ưu chi phí Logistics trong khâu mua hàng là hiệu quả công tác mua hàng cao hơn với chi phí Logistics ít hơn. Mục tiêu này địi hỏi cơng ty phải tối thiểu hóa được chi phí, tức là với dịch vụ khách hàng định trước, công ty phải tối thiểu chi phí ở mức thấp nhất có thể, mang lại hiệu quả của việc mua lơ hàng cao nhất có thể, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của cơng ty.
Các mục tiêu cụ thể bao gồm: Tối ưu chi phí vận tải, tối ưu chi phí trao đổi thơng tin, tối ưu chi phí kho bãi, bảo quản, tối ưu chi phí dự trữ. Đây là những loại chi phí về Logistics có liên quan tới chi phí trong khâu mua hàng của Cơng ty.
3.3.2.2. Kế hoạch
Thứ nhất thực hiện tối ưu chi phí vận tải. Đây là khoản mục chi phí lớn nhất trong chi phí Logistics. Để thực hiện giải pháp tối ưu chi phí vận tải trong khâu mua hàng, cơng ty cần có kế hoạch cụ thể như:
Bước 1: Trên cơ sở số lượng NVL đã được đặt hàng, duyệt đặt hàng từ các nhà cung cấp khác nhau, bộ phận phụ trách quản lý về Logistics sẽ thực hiện gom các đơn hàng có cùng tiêu chuẩn bảo quản, vận chuyển, cùng khu vực cung cấp. Từ đó xác định chính xác lượng hàng theo từng tiêu chuẩn, từng khu vực.
Bước 2: Từ lượng hàng đã được xác định chính xác ở trên, thực hiện tính tốn lượng phương tiện, loại phương tiên phù hợp với trọng lượng, khối lượng, tiêu chuẩn của NVL.
Bước 3: Dựa vào số lượng, đặc điểm NVL cần vận chuyển, thời gian công ty cần sử dụng NVL, hệ thống giao thông của khu vực cần vận chuyển NVL, điều kiện tự nhiên của khu vực này để tiến hành lựa chọn tuyến đường vận chuyển đảm bảo tối ưu nhất, tức là đảm bảo được tiêu chí về thời gian vận chuyển, mức độ rủi ro trong vận chuyển, chi phí vận chuyển của tuyết đường này là thấp nhất trong số tất cả các lựa chọn tuyến đường khác.
Bước 4: Các nhà quản trị phải thực hiện giám sát chặt chẽ quá trình vận chuyển NVL về tới kho bãi của công ty như giám sát về tiêu hao nhiên liệu, việc sử dụng nhân lực trong quá trình vận chuyển bốc xếp NVL…
Thứ hai là việc tối ưu chi phí trao đổi thơng tin: Trong q trình mua hàng cơng ty phải bỏ ra một khoản chi phí trao đổi thơng tin với nhà cung cấp và các bộ phận khác có liên quan để giải quyết đơn đặt hàng, xác định nhu cầu thị hiếu của thị trường…. Vì thế cần xác định rõ các khoản chi phí liên quan để tính tốn được tổng chi phí Logistics trong khâu mua hàng ở mức thấp nhấp để giải quyết vấn đề đầu vào. Với giải pháp này, công ty cần thực hiện:
Bước 1: Cơng ty cần phải có quy chế về sự phối hợp trao đổi thông tin giữa các bộ phận có liên quan trong nội bộ của cơng ty. Trong quy chế cần có quy định rõ ràng về mặt thời gian và nội dung phối hợp. Việc làm này sẽ giúp cho bộ phận mua hàng của công ty tiết kiệm được thời gian và nhân lực trong việc tổng hợp các thơng tin cần thiết trong chính đơn vị mình khi giải quyết đơn hàng.
Bước 2: Bộ phận mua hàng của cơng ty cần phải tìm kiếm chủ động những thông tin trên nhiều kênh thông tin về nhà cung cấp, về đặc điểm NVL do nhà cung cấp đó cung cấp, hạn chế tối đa việc lấy thơng tin chủ quan từ nhà cung cấp. Ngồi ra khi đã chính thức lựa chọn nhà cung cấp, cần phải có một trao đổi chính thức về thơng tin NVL trong đơn hàng, tránh việc liên tục điều chỉnh vừa tăng chi phí trao đổi, vừa dễ gây nhầm lẫn đơn hàng. Đối với việc điều tra xác định nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng để từ đó có phương án đặt được những NVL phù hợp thì cần phải có kế hoạch điều tra cụ thể, dự toán nguồn ngân sách cho cuộc điều tra, trên những khu vực cần thiết để có được kết quả chính xác nhất...
Thứ ba là tối ưu hóa chi phí kho bãi, bảo quản NVL: Không thể thiếu trong chuỗi cung ứng cũng như trong dịch vụ logistics đó là bộ phận kho bãi. Kho bãi là nơi cất trữ và bảo quản nguyên vật liệu của cơng ty. Hoạt động kho bãi có ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề lưu trữ và quản lý NVL của Cơng ty. Để tối ưu hóa chi phí này trong khâu Logistic cần thực hiện như:
- Có phương án thiết kế, bố trí cấu trúc kho bãi và các phương tiện cất trữ, bốc xếp hàng trong kho hợp lý và linh hoạt.
- Thực hiện quản lý NVL: bao gồm việc phân loại NVL, định vị, lập danh mục, dán nhãn hoặc thanh lý NVL hư hỏng, chất lượng kém.
- Kiểm kê rà sốt NVL: điều chỉnh sự chênh lệch (nếu có), kiểm kê tồn kho hàng tháng, lưu giữ hồ sơ nhập kho xuất kho.
- Quản lý công tác xuất nhập hàng, đảm bảo tồn kho ở mức phù hợp nhất để giữ cho chi phí bảo quản cũng ở mức phù hợp. Trường hợp nguyên vật liệu có giá trị đóng góp lớn vào doanh thu thì phải đảm bảo sẵn có cho sản xuất vì chúng ảnh hưởng lớn đến doanh số. Sẵn có khơng hẳn là phải dự phịng, nếu ngun vật liệu có tính ổn định cao, dễ dự báo thì chỉ cần tính tốn đơn hàng mua, số lần mua sao cho chi phí tồn kho thấp nhất. Để xác định khối lượng nguyên vật liệu mỗi lần mua tối ưu, cần dự báo nhu cầu nguyên vật liệu sử dụng và chi phí lưu kho, chi phí mỗi lần đặt hàng...
- Đảm bảo an tồn cho người lao động và hàng hóa,. - Phòng ngừa trộm cắp, cháy nổ.
Thứ tư là tối ưu hóa chi phí dự trữ: Nghĩa là tối ưu hóa chi phí hàng dự trữ tồn kho. Do vậy, để quản lý tối ưu chi phí dự trữ hàng tồn trong doanh nghiệp, người quản lý cần lập ra các mục quan trọng cần phải quản lý và tính tốn. Cụ thể như:
- Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu: Điều này sẽ giúp Công ty tránh được việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt hàng dẫn đến giảm doanh thu. Công ty cần xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu bằng cách cố định ngày nhập hàng. Theo từng mặt hàng, mức tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu sẽ được thiết lập và được điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định nào đó. Lập báo cáo để so sánh số lượng tồn thực trong kho với số lượng tồn kho tối đa và tồn kho tối thiểu của từng NVL.
- Sắp xếp NVL trong kho bảo quản: Mỗi loại NVL để chứa vào những khu vực phù hợp trong kho cần phải được phân loại, theo cách này sẽ giúp thủ kho dễ dàng nắm bắt về vị trí hàng trong kho khi cần xuất kho hay kiểm kho. Cơng ty sẽ
tránh được thất thốt hàng hóa do nhầm lẫn hay bị mất cắp hàng hóa nếu kho được quản lý theo từng vị trí. Tất cả mọi hoạt động sản xuất và phục vụ sản xuất của cơng ty phải tn thủ theo quy trình 5S.
- Lập dự phòng NVL cho những dự án sản xuất: Đối với mỗi dự án sản xuất của công ty, cần thỏa thuận ngày đưa NVL vào sản xuất theo từng loại NVL.
- Xây dựng quy trình kiểm kê định kỳ: Có một thực tế là khó tránh khỏi sự
mất mát, nhầm lẫn về hàng hóa làm cho số lượng hàng tồn thực tế và tồn trên sổ sách có sự chênh lệch với nhau trong q trình hoạt động kinh doanh. Để luôn nắm rõ được thực tế hàng đang tồn kho, cơng ty cần xây dựng quy trình kiểm kê định kỳ công việc kiểm kê không bắt buộc phải kiểm kê tồn bộ mà có thể kiểm kê định kỳ từng nhóm mặt hàng, từng ơ chứa mặt hàng.
3.3.2.3. Chi phí
Chi phí đạt được của việc tối ưu hóa chi phí Logistics chính là những chi phí có thể tiết kiệm được trong q trình thực hiện các mục tiêu của thể của giải pháp này.
C= C1+C2+C3+C4
Trong đó C là Tổng chi phí Logistics tối ưu được C1: chi phí tối ưu vận chuyển
C2: Chi phí tối ưu về trao đổi thơng tin C3: Chi phí tối ưu về bảo quản, kho bãi C4: Chi phí tối ưu về dự trữ NVL.
Như vậy việc tối ưu chi phí Logistics trong khâu mua hàng sẽ đạt kết quả tốt nếu Công ty thực hiện tốt việc tối ưu trong các khâu vận chuyển, khâu trao đổi, khâu dự trữ, bảo quản. Chi phí tối ưu được càng cao thì hiệu quả kinh doanh càng cao và ngược lại, đồng thời tăng thêm sức cạnh tranh của công ty trên thị trường tiêu thụ.
Ngồi ra việc tối ưu chi phí Logistics cịn giúp cho cơng ty có được nhiều chi phí cơ hội do cơ hội trong kinh doanh nhanh chóng được tận dụng bởi việc vận chuyển tốt nhất sẽ giúp rút ngắn thời gian chờ NVL đưa vào sản xuất; việc trao đổi thông tin
được tối ưu giúp cho việc cơng tác đặt hàng được hiệu quả, nhanh chóng vì vậy mà việc mua hàng sẽ được đẩy nhanh tiến độ hơn.
3.3.2.4. Thời gian
Việc thực hiện tối ưu chi phí Logistics phải được thực hiện thường xuyên trong mỗi lần đặt đơn hàng NVL bởi vì chi phí Logistics khơng thể giống nhau qua từng thời điểm, nó phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện kinh tế xã hội từng quốc gia, từng vùng miền. Do đó tại thời điểm này đưa ra phương án tối ưu chi phí Logistics thì đến thời điểm khác khi đặt hàng cơng ty phải kiểm tra lại phương án đã xây dựng, xác định những nhân tố ảnh hưởng cố đinh, những nhân tố ảnh hưởng đã điều chỉnh, từ đó thực hiện điều chỉnh phương án tối ưu cho phù hợp.
Thời gian thực hiện quá trình mua hàng nếu triển khai giải pháp này sẽ được rút ngắn đáng kể do đã tối ưu các khâu cơ bản như vận chuyển, trao đổi thông tin trong đặt hàng, tối ưu khẩu bảo quan lưu trữ, giám sát được khâu vận chuyển…Do đó doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian cho một chu kỳ sản xuất sản phẩm, tận dụng được nhiều cơ hội trong kinh doanh
3.3.2.5. Hiệu quả
Như đã trình bảy ở trên, việc tối ưu chi phí Logistics mang lại hiệu quả chung là nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm thiểu chi phí và giúp cho năng lực cạnh tranh của công ty được nâng cao hơn nữa .
Trước hết là hiệu quả trong việc giảm chi phí khâu mua hàng từ đó giảm chi phí sản xuất kinh doanh: Thực hiện tốt các giải pháp tối ưu trong Logistics công ty sẽ giảm được phần lớn chi phí trong kinh doanh bởi vì chi phí Logistics đang chiếm một tỷ lệ rất lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp nước ta nói chung.
Tiếp theo là hiệu quả trong tận dụng cơ hội việc tiêu thụ sản phẩm được đẩy mạnh: So sánh giữa một doanh nghiệp biết tối ưu chi phí Logistics và một doanh nghiệp không thực hiện tối ưu ta thấy rằng đối với doanh nghiệp có phương án tối ưu tốt sẽ đẩy nhanh tiến độ sản xuất của dự án, nhanh chóng đưa NVL vào sản xuất thành phẩm, rút ngắn được vòng quay vốn lưu động… như vậy sẽ nhanh chóng cho ra đời
sản phẩm mới, nếu cùng sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường thì những sản phẩm đời mới sẽ dễ tiêu thụ hơn, đặc biệt là sản phẩm điện tử. Trong khi các doanh nghiệp khơng có phương án tối ưu thì việc đặt hàng, vận chuyển kéo dài sẽ tăng thêm chi phí sản xuất, giảm thiểu chi phí cơ hội trong kinh doanh vì với cùng một thị trường tiêu thụ nhưng sản phẩm mới đưa ra chậm hơn so với các doanh nghiệp khác sẽ khó tiêu thụ hơn. Chính điều này sẽ giúp cho cơng ty có nhiều cơ hội đẩy mạnh tiêu thụ tăng doanh thu trong kinh doanh.
Hiệu quả trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường: Với cùng một sản phẩm được đưa ra thị trường thì việc cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn, giá cả sản phẩm tốt hơn sẽ giúp cho cơng ty có được năng lực cạnh tranh tốt hơn. Việc tối ưu hóa chi phí Logistics sẽ giúp cho cơng ty có được lợi thế này do chi phí cấu thành giá thành sản phẩm được tối ưu hơn so với doanh nghiệp khác khơng có phương án tối ưu. Điều này giúp cơng ty có thể hạ thấp giá bán sản phẩm cùng loại hoặc có nguồn kinh phí để cung cấp các dịch vụ tốt hơn về chăm sóc khách hàng.
3.3.3. Giải pháp 3: Chia sẻ diện tích th kho ngồi chứa ngun vật liệu mua vào cùng các cơng ty khác nằm trong nhóm các cơng ty Panasonic Việt Nam.
3.3.3.1. Mục tiêu
Panasonic tại Việt Nam bao gồm nhiều công ty khác nhau, mỗi công ty, đại lý được phân bố rải rác trên nhiều vùng của đất nước. Vì vậy để tạo thuận lợi cho việc kinh doanh của PAVCV và tạo thuận lợi cho nhóm các cơng ty Panasonic thì cơng ty nên thực hiện giải pháp chia sẻ diện tích th kho ngồi cùng nhóm các cơng ty này. Việc chia sẻ diện tích thuê kho nhằm thực hiện mục tiêu giảm thiểu chi phí Logistics như giảm chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, chi phí th kho ngồi, từ đó giảm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty.
3.3.3.2. Kế hoạch
Cơng ty PAVCV ngồi kho ngun vật liệu được bố trí gần nhà máy, trong q trình nhập khẩu NVL từ nước ngồi cơng ty cịn thực hiện th kho ngồi để tạo
điều kiện thuận lợi cho việc nhận NVL nhập khẩu vì khi nhập khẩu cơng ty thường sử dụng điều kiện giao hàng CIF tức là nhà cung cấp sẽ thực hiện giao NVL tại cảng dỡ hàng. Vì vậy khi tiếp nhận hàng tại cảng nhập khẩu công ty phải thực hiện thuê kho ngồi để có thể chứa được lượng NVL khi vừa mới nhập khẩu chưa thực hiện vận chuyển kịp thời về kho NVL chính của cơng ty được. Để có thể tận dụng được diện tích th kho ngồi cùng với nhóm các cơng ty khác trong Panasonic, công ty thực hiện:
- Sau khi đã tiến hành đặt hàng, lựa chọn tuyến đường vận chuyển phù hợp, địa điểm hàng đến, công ty cần chủ động liên hệ với các cơng ty cùng nhóm để xác định vị trí kho hàng th ngồi, tình trạng kho hàng th ngồi, điều kiện vật chất, khả năng bảo quản NVL và thành phẩm… của các kho hàng thuê ngoài.
- Tiếp theo, lựa chọn những kho hàng có thể đáp ứng tốt nhất về việc lưu trữ và bảo quản NVL, thành phẩm của cơng ty. Sau đó tiến hành gửi thơng tin lơ hàng tới công ty quản lý kho hàng để sắp xếp, bố trí việc nhập hàng vào kho
Để tiết kiệm diện tích chứa hàng, lơ hàng nào nhập kho cũng cần phải thực hiện phân loại, đóng gói và sắp xếp khoa học bởi bộ phận “warehouse” để giảm thiểu diện tích chứa hàng.
Đối với trường hợp cơng ty chia sẻ diện tích th kho ngồi của mình cho các