4. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của đề tài
2.1. Cơ sở lý luận về quản trị chuỗi cung ứng và quản trị mua hàng trong chuỗi cung ứng
2.1.1. Khái niệm chuỗi cung ứng và quản trị chuỗi cung ứng
Khái niệm về chuỗi cung ứng xuất hiện từ những năm 60 của thế kỉ XX. Khi đó, chuỗi cung ứng là đơn lẻ, nhưng khi người ta kết hợp cả việc cung ứng vật tư, kĩ thuật, nguyên vật liệu… với việc phân phối sản phẩm, việc xây dựng các chuỗi cung ứng mang một bộ mặt khác. Đến những năm 90 của thế kỉ XX, với sự phát triển của logistics, các chuỗi cung ứng hiện đại hình thành và phát triển mạnh ở nhiều cơng ty. Ngày nay, trước tình hình kinh tế thế giới ngày càng hội nhập sâu rộng, kinh doanh trở nên cạnh tranh khốc liệt hơn bao giờ hết, cùng với mức độ kỳ vọng của khách hàng ngày càng cao đã đòi hỏi các doanh nghiệp phải tập trung đầu tư trong cơng nghệ truyền thơng, vận tải và tìm ra các phương pháp tốt nhất để gia tăng việc tiêu thụ tối đa sản phẩm trên thị trường. Chính vì thế đã thúc đẩy sự phát triển khơng ngừng của chuỗi cung ứng và những kỹ thuật trong quản lý chuỗi cung ứng. Vậy chuỗi cung ứng là gì? Dưới đây là một vài định nghĩa về chuỗi cung ứng:
“Chuỗi cung ứng là sự liên kết với các công ty nhằm đưa sản phẩm hay dịch vụ vào thị trường” – “Lambert, Stock and Elleam., 1998.”
“Chuỗi cung ứng bao gồm mọi cơng đoạn có liên quan, trực tiếp hay gián tiếp, đến việc đáp ứng nhu cầu khách hàng. Chuỗi cung ứng không chỉ gồm nhà sản xuất và nhà cung cấp, mà còn nhà vận chuyển, kho, người bán lẻ và bản thân khách hàng” – “ Chopra Sunil and Pter Meindl., 2001.”
“Chuỗi cung ứng là một mạng lưới các lựa chọn sản xuất và phân phối nhằm thực hiện các chức năng thu mua nguyên liệu, chuyển đổi nguyên liệu thành bán thành phẩm và thành phẩm, và phân phối chúng cho khách hàng” – “ Ganesham, Ran and Terry P.Harrison., 1995.”
“Việc kết hợp một cách hệ thống, chiến lược các chức năng kinh doanh truyền thống và sách lược giữa các chức năng kinh doanh đó trong phạm vi một cơng ty và giữa các công ty trong phạm vi chuỗi cung ứng, nhằm mục đích cải thiện kết quả lâu dài của từng cơng ty và toàn bộ chuỗi cung ứng” – “ J.T. Mentzer, W. De Witt, J.S Deebler, Soonhong Min, N.W. Nix, C.D. Smith and Z.G.Zacharia., 2001.”
Từ các định nghĩa trên có thể rút ra một định nghĩa chung về chuỗi cung ứng đó là: “Chuỗi cung ứng là sự phối hợp của sản xuất, tồn kho, địa điểm và vận
chuyển giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng để đạt được sự kết hợp tốt nhất nhằm đáp ứng nhịp nhàng và hiệu quả các nhu cầu của thị trường.”
Như vậy một tổng thể hàng loạt các nhà cung ứng và khách hàng được kết nối với nhau gọi là chuỗi cung ứng mà trong đó cứ mỗi khách hàng đến lượt mình lại là nhà cung ứng cho tổ chức tiếp theo cho đến khi đến tay người tiêu dùng cuối cùng là thành phẩm. Một chuỗi cung ứng được bắt đầu từ việc khai thác các nguyên liệu thô và người tiêu dùng là mắt xích cuối cùng của chuỗi. Nói cách khác một chuỗi thơng tin và các q trình kinh doanh cung cấp một sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng từ khâu sản xuất phân phối đến người tiêu dùng cuối cùng được gọi là chuỗi cung ứng. Việc kết hợp các sách lược và chiến lược kinh doanh có thể nằm trong phạm vi một cơng ty hoặc giữa các công ty với nhau.
Chuỗi cung ứng cũng giống như một cỗ máy, nó khơng thể tự vận hành được. Để đảm bảo cho chuỗi hoạt động trơn tru theo đúng định hướng mong muốn, đảm bảo cho tất cả thành phần trong chuỗi đều có lợi thì nhất thiết phải có sự quản trị chuỗi cung ứng. Có rất nhiều định nghĩa về quản trị chuỗi cung ứng.
Theo Viện quản trị chuỗi cung ứng, Hoa Kỳ – ISM, một tổ chức phi lợi nhuận “ Mô tả quản trị chuỗi cung ứng là việc thiết kế và quản lý các tiến trình xuyên suốt, tạo giá trị cho các tổ chức để đáp ứng nhu cầu thực sự của khách hàng cuối cùng. Sự phát triển và tích hợp nguồn lực con người và cơng nghệ là then chốt cho việc tích hợp chuỗi cung ứng thành công”. ( Institute for Supply Management Index,
Theo Hội đồng các chuyên gia quản trị chuỗi cung ứng – CSCMP thì “Quản trị chuỗi cung ứng là việc quản lý cung và cầu, xác định nguồn nguyên vật liệu và chi tiết, sản xuất và lắp ráp, kiểm tra kho hàng và tồn kho, tiếp nhận đơn hàng và quản lý đơn hàng, phân phối qua các kênh và phân phối đến khách hàng cuối cùng”. ( Council
of Supply Chain Management Professionals,https://cscmp.org/ ).
Theo TS. Hau Lee và đồng tác giải Corey Bilington trong bài báo nghiên cứu thì “quản trị chuỗi cung ứng là việc tích hợp các hoạt động xảy ra ở các cơ sở của mạng lưới nhằm tạo ra nguyên vật liệu, dịch chuyển chung vào sản phẩm trung gian và sau đó đến sản phẩm hồn thành cuối cùng, và phân phối sản phẩm đến khách hàng thông qua hệ thống phân phối”.
Hay “quản lý chuỗi cung ứng là sự phối hợp một cách có chiến lược và có hệ thống giữa những chức năng kinh doanh truyền thống và những chiến thuật xuyên suốt trong phạm vi một cơng ty, với mục đích cải thiện kết quả kinh doanh dài hạn của các cơng ty đơn lẻ cũng như tồn bộ chuỗi cung ứng” – J.T. Mentzer, W. De Witt, J.S Deebler, Soonhong Min, N.W. Nix, C.D. Smith and Z.G.Zacharia., 2001.”
Các quan điểm trên mặc dù được các tác giả đưa ra từ những hoàn cảnh khác nhau, ở các thời điểm khác nhau nhưng đều có tính nhất qn là về ý tưởng trong các hoạt động liên quan đến sản phẩm được sự phối hợp và hợp nhất với nhau cùng số lượng lớn nhằm mục tiêu cải thiện năng suất hoạt động, chất lượng và dịch vụ khách hàng, đạt lợi thế cạnh tranh bền vững cho tất cả các tổ chức liên quan đến công tác quản trị trong số các thành phần của chuỗi cung ứng. Vì thế có thể rút ra quản trị chuỗi cung ứng được định nghĩa chung là “tập hợp những phương thức sử dụng một
cách tích hợp và hiệu quả nhà cung cấp, người sản xuất, hệ thống kho bãi và các cửa hàng nhằm phân phối hàng hóa được sản xuất đến đúng địa điểm, đúng lúc với đúng yêu cầu về chất lượng, với mục đích giảm thiểu chi phí tồn hệ thống trong khi vẫn thỏa mãn những yêu cầu về mức độ phục vụ khách hàng”.
Nói đơn giản “Quản trị chuỗi cung ứng bao gồm hoạch định và quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến tìm nguồn cung, mua hàng, sản xuất và tất cả các hoạt động quản trị logistics. Ở mức độ quan trọng, quản trị chuỗi cung ứng bao gồm sự
phối hợp và cộng tác của các đối tác trên cùng một kênh như nhà cung cấp, bên trung gian, các nhà cung cấp dịch vụ, khách hàng. Về cơ bản, quản trị chuỗi cung ứng sẽ tích hợp vấn đề quản trị cung cầu bên trong và giữa các công ty với nhau. Quản trị chuỗi cung ứng bao gồm tất cả những hoạt động quản trị logistics đã nêu cũng như những hoạt động sản xuất và thúc đẩy sự phối hợp về qui trình và hoạt động của các bộ phận marketing, kinh doanh, thiết kế sản phẩm, tài chính, cơng nghệ thơng tin”.
Nằm trong trong quản trị chuỗi cung ứng và là khâu quyết định ảnh hưởng đến sự thành bại của cả chuỗi cung ứng đấy là quản trị mua hàng. Mua hàng là một hoạt động không thể thiếu trong chuỗi các hoạt động của Logistics và chuỗi cung ứng. Đây là hoạt động thường xuyên liên quan đến việc phát hành đơn đặt hàng cho các sản phẩm cần thiết. Có hai loại sản phẩm mà một cơng ty sẽ mua đó là nguyên vật liệu trực tiếp hoặc mang tính chiến lược để sản xuất các sản phẩm mà công ty bán cho khách hàng; thứ hai là sản phẩm gián tiếp có thể là bảo trì, sửa chữa và hoạt động mà công ty tiêu thụ như một phần của hoạt động hằng ngày. Về cơ chế của việc mua hai loại sản phẩm cơ bản là giống nhau. Quyết định mua hàng được thực hiện, đơn mua hàng được đưa ra, các nhà cung cấp được liên lạc và cuối cùng đơn hàng được đặt. Trong q trình này có rất nhiều dữ liệu được truyền qua lại giữa người mua và nhà cung cấp; các mặt hàng và số lượng đặt hàng, giá cả, ngày giao hàng, địa chỉ giao hàng, địa chỉ thanh toán và điều kiện thanh toán. Một trong những thách thức lớn nhất của hoạt động mua là đảm bảo việc truyền dữ liệu diễn ra một cách kịp thời và khơng có lỗi. Có thể nói mua hàng là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào (đối với doanh nghiệp sản xuất yếu tố đầu vào là nguồn nguyên vật liệu) một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng quy cách, chủng loại, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của khách hàng và kế hoạch bán ra của doanh nghiệp. Mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng. Các doanh nghiệp muốn bán hàng ra thị trường thì phải có tiền đề vật chất tức là phải có yếu tố đầu vào. Các yếu tố đầu vào chính là hàng hố, nguyên nhiên vật liệu của doanh nghiệp. Để đầu ra sản phẩm có chất lượng tốt thì cần phải quản trị và kiểm soát các yếu tố đầu vào sao cho tối ưu nhất cả về chi phí và chất lượng trong chuỗi thì mới mang lại thành cơng của chuỗi cung ứng. Mua hàng không
chỉ dừng lại là một trọng tâm của hoạt động chuỗi cung ứng mà nó cịn là hoạt động mang tính quyết định đối với lợi nhuận và sự phát triển của chuỗi. Một chuỗi có mơ hình hoặc quản trị mua hàng khơng tốt sẽ gặp khó khăn trong việc cải thiện chi phí và phát triển bền vững, tiến hành mua hàng theo quy trình 3 bước được thể hiện ở sơ đồ 2.1 như sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình mua hàng
“ Nguồn: TS. Đinh Bá Hùng Anh, 2017 ”
1. Mức phục vụ: Quy định số lượng hàng hóa có sẵn trong kho, hệ thống vận tải
và vị trí – kênh phân phối ( hoặc nhà kho) Kết thúc Điều khoản hợp đồng Xác định mơ hình đặt hàng ➢ Riêng lẻ ➢ Tổng hợp ➢ Từng phần ➢ Giá ➢ Lượng đặt hàng
➢ Thời gian giao hàng Bắt đầu Xác định mức phục vụ ➢ Tồn kho ➢ Địa điểm ➢ Vận tải Bước 1 Bước 2 Bước 3
2. Mơ hình đặt hàng: Quy định số lượng, thời điểm đặt hàng ; lượng tồn kho an
toàn, thời gian cũng như địa điểm giao hàng. Doanh nghiệp dựa vào chi phí đặt hàng và tồn trữ để lựa chọn mơ hình đặt hàng
3. Điều khoản hợp đồng: Quy định các điều khoản hợp đồng cung ứng bao gồm
giá, lượng đặt hàng, thời gian giao hàng, điều khoản đổi trả hàng thừa cũng như các điều khoản phụ khác
Một doanh nghiệp để có thể quản trị mua hàng được tốt thì cần phải dự báo nhu cầu và lên kế hoạch chuẩn xác. Những quyết định về quản lý chuỗi cung ứng dựa trên những dự báo nhằm xác định sản phẩm nào thị trường sẽ có nhu cầu, số lượng sản phẩm là bao nhiêu và khi nào nhu cầu đó sẽ xuất hiện. Dự báo nhu cầu trở thành cơ sở cho các công ty lập kế hoạch cho các hoạt động nội bộ và hợp tác với nhau để đáp ứng nhu cầu thị trường. Tất cả các dự báo đều phải tính tốn bốn nhân tố chính kết hợp với nhau để xác định diễn biến của thị trường bao gồm: nguồn cung; nhu cầu; đặc điểm của sản phẩm và môi trường cạnh tranh. Ngày nay việc dự báo nhu cầu dựa trên đơn đặt hàng nhận được thay vì dữ liệu nhu cầu người dùng cuối cùng vốn trở nên ngày càng thiếu chính xác khi nó di chuyển lên chuỗi cung ứng. Các công ty từ bỏ sự tiếp xúc với người tiêu dùng cuối cùng có thể bị mất liên lạc với nhu cầu thị trường thực tế, nếu như họ xem vai trị của mình chỉ đơn giản là thực hiện các đơn đặt hàng với khách hàng trực tiếp. Khi sử dụng dữ liệu đơn hàng này làm dự báo nhu cầu của mình, họ càng làm méo mó hơn nữa hình ảnh của nhu cầu và đẩy nhu cầu này thành những đơn đặt hàng cho các nhà cung cấp của họ. Cuối cùng, tất cả các dự báo khơng bao giờ là chính xác hồn tồn. Khơng có những dự báo hồn hảo và các doanh nghiệp cần phải đưa ra mức sai lệch dự kiến đối với mọi dự báo của mình. Xác định được mức độ sai lệch dự kiến là điều rất quan trọng vì một doanh nghiệp phải có kế hoạch dự phịng để ứng phó với những kết quả sai lệch đó.