III. Một số giải pháp về tổ chức quá trình bán hàng của lực l-ợng bán hàng
3. Những giải pháp trong vấn đề tự quản của lực l-ợng bán hàng
Để hoạt động bán hàng mang lại hiệu quả cao, tránh đ-ợc những lãng phí về thời gian và chi phí đi lại do tính toán không hợp lý và bố trí thời gian không phù hợp. Các nhân viên bán hàng cần lập kế hoạch tổng hợp cho các công việc của mình, tự mình đề ra các chỉ tiêu mà mình cần đạt đ-ợc trên cơ sở nh-ng chỉ tiêu do cấp trên giao. Ví dụ trong một tuần phải gặp đ-ợc 1 khách hàng lắp ráp, 5 khách hàng th-ơng mại và 3 khách hàng là các trung tâm sửa chữa trong đó có 2 khách hàng mới. Mỗi nhân viên bán hàng cần nắm đ-ợc bản đồ về khu vực bán hàng của mình, xác định vị trí của những khách hàng mà mình cần gặp trong tháng, trong tuần từ đó hình thành những tuyến đi ngắn nhất tiết kiệm chi phí đi lại và công sức. Nhân viên bán hàng nên xây dựng kế hoạch chào hàng theo tuyến đ-ờng, vì lực l-ợng bán hàng phụ trách ở các tỉnh th-ờng có phạm vi hoạt động rất lớn, do đó cần phải có sự thông báo cho những khách hàng của mình về kế hoạch chào hàng và cần lên lịch hẹn gặp khách hàng tr-ớc. Đồng thời nhân viên bán hàng cũng cần có kế hoach dự phòng và phải sắp xếp thời gian cho hợp lý với thời gian của tổ chức khách hàng.
Ví dụ về bảng kế hoạch tổng hợp của một nhân viên bán hàng
Thông tin chung
Họ và tên: Nguyễn Hoàng Linh
Khu vực bán: Tỉnh Bắc Ninh, Hải D-ơng, Bắc Giang Kế hoạch thực hiện từ ngày 1/3/2002 đến ngày 30/3/2002
Tổng số ngày chào hàng trong tháng: 18 ngày
Các chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện
Số lần chào hàng trực
tiếp 30
Số lần giới thiệu hàng
hóa 15
Số lần chào qua điện
thoại 25 Số đơn đặt hàng 20 Số km đi lại 400Km Tên khách hàng Địa chỉ Ngày chào hàng Xếp loại khách hàng Ghi chép về những lần chào hàng Nguyễn Văn An TX BN 2/3 TM Tốc độ tiêu thụ chậm Công ty Xây dựng T5 Thị trấn QV 4/3 K/H lắp ráp đang có nhu cầu về săm lốp xe máy Honda - - - - - - - - - -
Mỗi nhân viên bán hàng cần có một quyển sổ ghi chép riêng song cần có sự thống nhất trong cả nhóm để ghi lại đầy đủ rõ ràng những thông tin về khách hàng, ví dụ nh- qui mô, các nhãn hiệu sản phẩm săm lốp và khối l-ợng mỗi loại mà họ đang kinh doanh, những nhà cung ứng săm lốp chủ yếu của họ và những -u đãi của những nhà cung ứng đó dành cho họ, về những công việc hàng ngày của mình và cả những chi phí cho hoạt động bán hàng, Đây cũng chính là những thông tin phản hồi để báo cáo lên lãnh đạo công ty, để họ nắm đ-ợc những thông tin về thị tr-ờng và đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên. Các nhân viên bán hàng có thể lập hồ sơ về khách hàng trong đó ghi rõ tên khách hàng, địa chỉ, lĩnh vực kinh doanh, tình trạng kinh doanh của tổ chức khách hàng và những ng-ời ảnh h-ởng mua. Việc lập hồ sơ khách hàng này sẽ giúp cho nhân viên bán hàng giảm đ-ợc chi phí trong khâu chuẩn bị chào bán khi thực hiện bán lặp lại cho những khách hàng này và sẽ có nhiều thời gian dành cho các hoạt động khác.
Những nhân viên chào hàng th-ờng gặp phải những rắc rối về mặt thể chất và tinh thần, do trong quá trình chào bán họ th-ờng xuyên gặp phải những phản đối của khách hàng và luôn phải tìm cách giải đáp những phản đối đó. Do đó dễ dẫn đến tâm lý bị ức chế, chán nản khi không bán đ-ợc hàng. Mặt khác do các nhân viên bán hàng th-ờng phải hoạt động xa công ty, tần suất đi lại lớn dẫn đến sự mệt mỏi về thể chất và suy sụp về tinh thần. Những rắc rối mà nhân viên bán hàng th-ờng gặp phải sẽ khiến cho họ không muốn đi chào hàng hay xin chuyển công tác và hậu quả là doanh thu của công ty sẽ bị giảm.
Sự nỗ lực của từng nhân viên bán hàng là yếu tố quan trọng, nó quyết định hiệu quả của hoạt động bán hàng. Mỗi nhân viên bán hàng đều phải ý thức đ-ợc những khó khăn mà công việc bán hàng có thể mang lại và luôn chuẩn bị tâm lý, t- t-ởng sẵn sàng đón nhận những khó khăn đó, bởi không có sự thành công nào mà không phải trải qua những khó khăn thử thách.