- Các cơ quan khi Đại hội diễn ra:
3.1.1. Công tác tổ chức khoa học tài liệu
Để phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ nói chung tài liệu các phơng Lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng nói riêng đạt kết quả cao, bên cạnh việc sử dụng các hình thức và phương pháp phát huy giá trị cụ thể thì cịn một số khâu nghiệp vụ cũng đóng vai trị rất quan trọng, đó chính là cơng tác tổ chức khoa học tài liệu. Bởi lẽ muốn tài liệu được phục vụ nhanh, kịp thời và chính xác thì tài liệu đó phải được sắp xếp, tổ chức khoa học. Tổ chức khoa học ở đây nghĩa là tài liệu đó phải được phân loại theo phương án nhất định, được xác định giá trị để định thời hạn bảo quản, được thống kê và được xây dựng công cụ tra cứu cụ thể. Đối với từng phông lưu trữ, công tác tổ chức khoa học được làm tốt hay không tuỳ thuộc vào khối tài liệu đó có đầy đủ hay khơng, tài liệu đó có giá trị để giữ lại hay không... Đối với tài liệu các phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng, đây đều là những tài liệu rất có giá trị và chúng đều đã được chỉnh lý, được hệ thống hố khoa học, do đó giúp phục vụ tốt các yêu cầu khai thác của độc giả. Cụ thể tình hình tổ chức khoa học khối tài liệu này như sau:
Một là, Khối tài liệu các phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng đều đã được phân
loại, lập hồ sơ hoàn chỉnh. Đây là một trong những khối phông được tiến hành thu thập và chỉnh lý nhanh nhất. Ngay sau khi ĐHĐBTQ của Đảng kết thúc, Cục Lưu trữ đã cử cán bộ đi thu thập tài liệu tại Hội trường, của Vụ Văn thư, của các Tiểu ban giúp việc... Q trình này được tiến hành khá nhanh chóng do được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của lãnh đạo Văn phòng Trung ương. Sau khi thu thập đầy đủ tài liệu, Cục Lưu trữ đã giao cho phịng chức năng chỉnh lý hồn chỉnh các phông và được hệ thống hoá một cách khoa học. Việc thu thập và chỉnh lý tài liệu ngay sau đó giúp chúng ta nắm được sự thiếu đủ của tài liệu trong phơng, khi đó nhanh chóng có phương án để tiếp tục đi thu thập bổ sung cho hồn chỉnh.
Tài liệu các Phơng ĐHĐBTQ của Đảng được phân loại theo nhóm tài liệu chuẩn bị, nhóm tài liệu diễn biến và nhóm tài liệu về công tác tuyên truyền, phục vụ Đại hội. Việc lựa chọn phương án này nhằm khơng xáo trộn sự hình thành tự nhiên của tài liệu, thuận lợi cho việc bổ sung và bảo quản tài liệu, phục vụ các yêu cầu khai thác nhanh chóng và chính xác nhất. Khi được phân loại ra nhóm lớn, nhóm nhỏ và được chỉnh lý hồn chỉnh, được hệ thống hố khoa học, các tài liệu này đã phát huy giá trị của mình. Đây là tiền đề quan trọng giúp quản lý và phục vụ khai thác được nhanh chóng và chính xác hơn.
Hai là, Cục Lưu trữ đã xây dựng được công cụ tra cứu đối với tất cả các phông
và sưu tập lưu trữ để phục vụ các nhu cầu khác nhau của độc giả. Tồn bộ tài liệu các phơng lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng đều có cơng cụ tra cứu là các quyển mục lục hồ sơ và CSDL mục lục hồ sơ.
- Mục lục hồ sơ: là bản thống kê hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử của một phông lưu trữ [43, tr. 253], đây vừa là công cụ thống kê vừa là công cụ tra cứu hồ sơ/ĐVBQ có trong từng phơng lưu trữ. Với vai trị là cơng cụ thống kê thì bản mục lục này cho chúng ta biết trong phơng ĐHĐBTQ của Đảng này có tổng số bao nhiêu hồ sơ/ĐVBQ. Với vai trị là cơng cụ tra cứu thì đây là phương tiện tra cứu tiêu đề hồ sơ (ĐVBQ). Trong quyển mục lục này thống kê tiêu đề hồ sơ của tồn bộ các ĐVBQ. Do đó, khi muốn tìm tài liệu nào chỉ cần đọc quyển mục lục là biết có hay khơng. Hiện nay, loại cơng cụ tra cứu truyền thống này vẫn được sử dụng thường xuyên để phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương nói chung và các phơng lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng nói riêng.
- CSDL mục lục hồ sơ (công cụ tra cứu điện tử): hình thức tra cứu này được Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương ứng dụng đối với tồn bộ tài liệu trong Kho Lưu trữ Trung ương trong đó có các phơng lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng. Đây là công cụ tra cứu được xây dựng trên hệ thống phầm mềm Lotus Notes (hiện nay phần mềm đã được nâng cấp lên phiên bản Lotus Notes 8.5). Từ khi áp dụng hình thức tra cứu này
đã giúp cơng tác quản lý và tra tìm tài liệu được nhanh chóng, kịp thời và chính xác hơn nhằm phục vụ các yêu cầu khai thác nhanh hơn. Đối với các phông Lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng hiện nay, Kho Lưu trữ Trung ương mới áp dụng với hai hình thức cơng cụ tra cứu điện tử, đó là: cơ sở sữ liệu (CSDL) mục lục hồ sơ và CSDL tài liệu Đại hội XI.
Đối với CSDL tài liệu Đại hội XI: Đây là CSDL thông tin cấp 2. CSDL này được xây dựng đến từng tài liệu giúp tra tìm tài liệu rất nhanh chóng và thuận lợi. Bởi lẽ, nếu như trước đây, muốn biết trong hồ sơ (ĐVBQ) này có tài liệu cần tìm hay khơng thì phải đọc trực tiếp mục lục tài liệu và như vậy mất rất nhiều thời gian. Nhưng từ khi áp dụng CSDL này, cán bộ quản lý cũng như cán bộ phục vụ khai thác chỉ cần ngồi trước máy tính và vào CSDL tài liệu này là có thể biết được có tài liệu cần tìm hay khơng. Do đó rất thuận tiện trong việc quản lý và phục vụ khai thác.
Ba là, toàn bộ tài liệu đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương ln
được đảm bảo an tồn, khoa học và hợp lý. Khi tài liệu được thu thập về đã được phịng chức năng chỉnh lý hồn chỉnh ngay sau đấy; trước khi đưa vào bảo quản trong Kho thì tồn bộ tài liệu đã được khử trùng và vệ sinh sạch sẽ, được làm phẳng, tháo bỏ ghim, kẹp để tránh làm hư hỏng tài liệu, sau đó cho vào cặp, hộp, đưa lên giá đựng tài liệu và được bảo quản trong môi trường nhiệt độ, độ ẩm theo tiêu chuẩn của kho lưu trữ chuyên dụng với đầy đủ trang thiết bị cần thiết như: hệ thống phòng cháy, chữa cháy, hệ thống bảo ôn, hệ thống điều hịa nhiệt độ, độ ẩm ln ổn định… và có một Tổ trực Trung tâm ln túc trực 24/24h để theo dõi và đảm bảo an toàn cho tài liệu.
- Hạn chế:
Bên cạnh những ưu điểm trên, chúng tôi nhận thấy công tác tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng cịn một số hạn chế sau:
Một là, Cơng tác xác định giá trị tài liệu chưa thống nhất
Tuy tồn bộ hồ sơ thuộc các phơng lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng đều đã được xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cụ thể, nhưng trong cơng tác xác định giá trị tài liệu cịn nhiều điểm chưa thống nhất.
+ Qua nghiên cứu Mục lục hồ sơ phơng Đại hội đại biểu tồn quốc lần thứ VI của Đảng, chúng tơi thấy có 25 hồ sơ được định thời hạn bảo quản là 15 năm, trong đó có 08 hồ sơ cần phải xem xét lại về thời hạn bảo quản bởi những hồ sơ này có nhiều tài liệu rất có giá trị và cùng dạng tài liệu này nhưng ở các phông Đại hội sau đều được xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
+ Một số hồ sơ đã quá thời hạn xét lại giá trị hoặc cần trả về phông cá nhân nhưng chưa được tiến hành.
Cũng trong phông Đại hội VI, chúng tơi khảo sát thấy: trong số 25 hồ sơ có thời hạn bảo quản là 15 năm, ngồi 08 hồ sơ chúng tơi đề nghị nâng thời hạn bảo quản lên vĩnh viễn thì có 17 hồ sơ khác cần được đưa ra đánh giá lại giá trị [45, tr. 01, 02, 05]; ngồi ra có 5 đơn vị bảo quản sau 5 năm sẽ trả về phơng cá nhân các đồng chí lãnh đạo; 4 đơn vị bảo quản sau 5 năm sẽ loại.
Hai là, Việc xây dựng và hồn thiện hệ thống cơng cụ tra cứu tài liệu các phông
Lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng thời gian qua tuy đã được thực hiện nhưng chưa đồng bộ. Ngồi việc xây dựng CSDL mục lục hồ sơ thì mới chỉ xây dựng CSDL tài liệu Đại hội XI còn tài liệu của các Đại hội trước đó chưa được xây dựng.