- Các cơ quan khi Đại hội diễn ra:
3.1.2. Công tác khai thác sử dụng tài liệu
Qua nghiên cứu, chúng tôi nhận thấy công tác tổ chức sử dụng tài liệu các phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng (1986 – 2011) đã đạt được những kết quả như sau:
Một là, tài liệu trong các phông này ngày càng được đưa ra khai thác, sử dụng
phục vụ cho các nhu cầu khác nhau của các cơ quan, tổ chức và cá nhân. Theo số liệu thống kê tại sổ theo dõi khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương, tình hình độc giả khai thác, sử dụng tài liệu các phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng từ năm 2005 đến năm 2015 ở cả 3 hình thức: đọc, sao chụp và mượn như sau:
Năm Số lượng yêu cầu
khai thác tài liệu
Số lượng hồ sơ đưa ra khai thác
Số lượng tài liệu được khai thác 2005 21 56 31 2006 36 195 46 2007 4 7 5 2008 7 25 8 2009 24 329 80 2010 43 165 66 2011 24 81 40 2012 2 16 0 2013 12 60 32 2014 29 134 24 2015 46 91 189 Tổng số: 248 1.159 521
Từ bảng số liệu trên chúng ta thấy, những năm có số lượng yêu cầu khai thác cao đó là cuối năm 2005, đầu năm 2006, 2010, 2015, là những năm chuẩn bị cho ĐHĐBTQ của Đảng lần thứ X, XI, XII và những năm có số lượng yêu cầu thấp đó là những năm sau khi ĐHĐBTQ của Đảng diễn ra. Đối tượng nghiên cứu với tần xuất cao là các cơ quan, cá nhân được giao nhiệm vụ trong các tiểu ban chuẩn bị cho Đại hội kế tiếp. Qua đó chúng ta cũng thấy được rất nhiều yêu cầu khai thác phục vụ chính cho việc chuẩn bị ĐHĐBTQ của Đảng.
Đối tượng khai thác chủ yếu là lãnh đạo Đảng, Nhà nước; cán bộ, chuyên viên cơng tác tại Văn phịng Trung ương và các ban tham mưu, giúp việc của Đảng ở Trung ương; cán bộ, đảng viên các bộ, ban, ngành ở Trung ương; cấp uỷ địa phương và các nhà nghiên cứu lịch sử, nhà khoa học, học viên cao học… Do tính chất đặc thù của tài liệu lưu trữ Đảng là thể hiện tính định hướng, chủ trương, chính sách phát triển đất nước, do đó, đối tượng nghiên cứu với tần xuất cao là các cơ quan, cá nhân được giao nhiệm vụ trong các Tiểu ban chuẩn bị cho lần Đại hội kế tiếp, tiếp theo là các nhà nghiên cứu đến khai thác sử dụng tài liệu để viết báo cáo tổng kết kinh nghiệm, viết lịch sử, xác minh sự kiện lịch sử…
Mục đích nghiên cứu của các đối tượng khai thác trên là để phục vụ lãnh đạo, phục vụ các cuộc họp Bộ Chính trị, Ban Bí thư, BCHTW có bàn về việc chuẩn bị văn kiện, nhân sự Đại hội, bàn việc tổ chức Đại hội (120 yêu cầu); phục vụ viết dự thảo văn kiện cho các kỳ ĐHĐBTQ của Đảng (40 yêu cầu), phục vụ biên soạn sách lịch sử biên niên Đảng Cộng sản Việt Nam (tập 1, 2, 3), viết lịch sử của các cơ quan, tổ chức (10 yêu cầu); làm chương trình thời sự, xây dựng phim, tư liệu tuyên truyền (5 yêu cầu); viết luận văn thạc sỹ, tiến sĩ, đề tài khoa học (7 yêu cầu); phục vụ triển lãm (5 cuộc).
Các hình thức khai thác chủ yếu là: đọc (120 yêu cầu), sao chụp (114 yêu cầu) và mượn (14 yêu cầu).
- Phục vụ trưng bày, triển lãm: Cục Lưu trữ đã phối hợp với một số cơ quan tổ
chức trưng bày, triển lãm các tài liệu Đại hội như: “Đảng Cộng sản Việt Nam – Cương
lĩnh và thành quả”. Kết hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức triển lãm: “Việt Nam – 25 năm trên đường đổi mới”. Phối hợp với Trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội tổ chức triển lãm “100 năm Bác Hồ ra đi
tìm đường cứu nước”. Gần đây nhất, ngày 12/01/2016, Cục Lưu trữ Văn phịng Trung
ương phối hợp với Bộ Văn hố, Thể thao và Du lịch tổ chức triển lãm: “Đảng Cộng
sản Việt Nam và công cuộc đổi mới đất nước (1986 – 2016)”… Các cuộc triển lãm đã
thu hút đơng đảo độc giả đến xem, qua đó rất nhiều tài liệu lưu trữ thuộc các phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng đã được trưng bày, giới thiệu như: văn kiện các kỳ
ĐHĐBTQ của Đảng, Nghị quyết Đại hội, dự thảo Cương lĩnh xây dựng đất nước trong thời kỳ quá độ lên CNXH năm 1991 (Bản dự thảo tháng 03/1988)… Nhiều tài liệu quý, hiện vật lần đầu tiên được trưng bày tại các cuộc triển lãm đã có tác dụng tuyên truyền mạnh mẽ tới các tầng lớp nhân dân, cán bộ, đảng viên vào xem triển lãm. Đây là một trong những hình thức cơng bố giới thiệu tài liệu lưu trữ có hiệu quả thiết thực.
- Phục vụ công bố tài liệu trên các xuất bản phẩm
Thực hiện quyết định của Bộ Chính trị về việc xuất bản bộ Văn kiện Đảng toàn tập, Cục Lưu trữ đã giúp Ban chỉ đạo xây dựng bản thảo và Hội đồng xuất bản Văn kiện Đảng toàn tập lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào các tập văn kiện Đảng, đến nay bộ Văn kiện Đảng toàn tập với 54 tập5 đã hồn thành, qua đó đã giúp các nhà nghiên cứu, cán bộ, đảng viên tra cứu, giảng dạy, học tập, nghiên cứu về lịch sử Đảng. Hiện nay đang tiến hành biên soạn 15 tập tiếp theo, tài liệu giai đoạn 1996 đến 2010.
- Phục vụ viết sách và cơng trình nghiên cứu
Bằng các nguồn tài liệu được công bố và khai thác trực tiếp từ nguồn tài liệu lưu trữ tại các phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng, nhiều cơng trình, tác phẩm lớn về lịch sử Đảng, về công cuộc đổi mới của Đảng ta đã lần lượt ra đời. Có thể kể đến như: Lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam (tập 1, 2, 3); “Báo cáo tổng kết một số vấn đề lý luận thực tiễn qua 20 năm đổi mới (1986-2006)” của Ban Chỉ đạo Tổng kết lý luận; “Đổi mới và phát triển ở Việt Nam - Một số vấn đề lý luận và thực tiễn” hay “Đảng Cộng sản Việt Nam trong tiến trình đổi mới đất nước” của GS. TS Nguyễn Phú Trọng; “Đổi mới sâu rộng, phát triển đất nước nhanh và bền vững, tiến cùng thời đại” (tập 1,
tập 2) của tác giả Phan Văn Khải; “20 năm đổi mới thực hiện tiến bộ công bằng xã hội
và phát triển văn hóa” do tác giả Nguyễn Khoa Điềm là chủ biên. “Đảng Cộng sản Việt Nam, những tìm tịi và đổi mới trên con đường lên chủ nghĩa xã hội” do TS Dỗn
Hùng, TS Nguyễn Ngọc Hà, TS Đồn Minh Huấn đồng chủ biên. Mới đây nhất, tài liệu các phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng tiếp tục được Ban Chỉ đạo Tổng kết lý luận sử dụng để làm căn cứ viết “Báo cáo tổng kết một số vấn đề lý luận thực tiễn qua 30 năm đổi mới (1986-2016)”…
Về phía cá nhân các nhà nghiên cứu, nguồn sử liệu này cũng góp phần giúp các nhà nghiên cứu cho ra đời nhiều cơng trình nghiên cứu mới, các tập giáo trình giảng
5
dạy có giá trị, làm phong phú thêm lịch sử Đảng và đóng góp vào cơng tác tư tưởng, công tác lý luận của Đảng. Có thể kể đến một số cơng trình nghiên cứu như: “Quá trình hình thành và phát triển tư duy lý luận của Đảng về con đường quá độ lên chủ nghĩa xã hội ở Việt Nam trong quá trình đổi mới (1986-2006)” của TS Lê Phương
Thảo; “Quá trình hình thành và phát triển tư duy lý luận của Đảng về nền kinh tế thị
trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam trong thời kỳ đổi mới” của Ths
Nguyễn Thị Thanh Huyền; “Quá trình hình thành và phát triển đường lối cơng nghiệp
hóa, hiện đại hóa ở nước ta trong thời kỳ đổi mới” của TS Đặng Văn Lợi; “Những bài học chủ yếu của Đảng trong q trình lãnh đạo cơng cuộc đổi mới” của TS Doãn
Hùng; “Xây dựng, chỉnh đốn Đảng trong thời kỳ đổi mới (1986-2006)” của TS Phạm Xuân Mỹ; “Quá trình nhận thức và phát triển tư tưởng nhà nước pháp quyền xã hội
chủ nghĩa trong đường lối đổi mới của Đảng (1986-2006” của TS Đồn Minh Huấn.
Bên cạnh đó tài liệu phơng lưu trữ BCHTW là nguồn sử liệu nghiên cứu các đề tài khoa học của Văn phịng Trung ương như “Nghiên cứu tình hình kinh tế tập thể, hợp
tác xã trong q trình đổi mới mơ hình tăng trưởng, cơ cấu lại kinh tế” của tác giả
Nguyễn Văn Cường.
- Về tổ chức hội thảo chuyên đề phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Từ năm 2000 đến năm 2012, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đã tổ chức được 02 cuộc hội thảo chuyên đề về phát huy giá trị tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, trong đó có cơng tác phát huy giá trị tài liệu Kho Lưu trữ Trung ương. Tại hội thảo, đã có rất nhiều bài viết của lãnh đạo Đảng ở Trung ương và địa phương, các bài tham luận của các Giáo sư, Phó giáo sư, Tiến sĩ công tác trong ngành lưu trữ tham gia. Qua 2 cuộc hội thảo trên nhiều vấn đề cịn vướng mắc trong cơng tác phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đã được giải quyết như về thủ tục khai thác, đối tượng khai thác và việc tăng cường hơn nữa công tác phát huy giá trị của các tài liệu lưu trữ trong tương lai.
Hai là, Kho Lưu trữ Trung ương có phịng đọc riêng với đầy đủ trang thiết bị như: cammera giám sát, bàn ghế, hệ thống máy tính, đèn điện, quạt điện, điều hòa, phục vụ khai thác tài liệu một cách hiệu quả. Cán bộ phụ trách công tác khai thác, sử dụng tài liệu có trình độ, nắm vững kiến thức chun mơn, tin học; am hiểu về thành phần và nội dung tài liệu của các phơng; có thái độ cởi mở, nhiệt tình, chu đáo, có nhiều kinh nghiệm trong việc phục vụ các yêu cầu khai thác và công tác công bố.
Ba là, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu nói chung và khối tài liệu các phông
khai thác tài liệu để thực hiện đề tài, cũng như nghiên cứu hồ sơ khai thác của các độc giả, chúng tôi nhận thấy, hầu hết các tài liệu được kê trong phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng đều được đáp ứng nếu tài liệu vẫn ở trong Kho và không thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng (liên quan đến tình trạng vật lý tài liệu hoặc đang được xử lý nghiệp vụ). Cục Lưu trữ cũng hết sức tạo điều kiện cho độc giả khi có nhu cầu sao, chụp tài liệu. Đặc biệt là đối với những tài liệu sao chụp độc giả đều khơng phải trả phí.
Bốn là, hệ thống công cụ quản lý, tra cứu nguồn tài liệu các phông lưu trữ
ĐHĐBTQ của Đảng hiện nay tương đối khoa học và hợp lý. Bên cạnh các công cụ tra cứu truyền thống là các quyển mục lục hồ sơ thì tồn bộ thơng tin về tiêu đề hồ sơ, tài liệu đã được lập cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm tự động trên máy vi tính.
Năm là, Nhận thức của các đồng chí lãnh đạo Đảng, lãnh đạo Văn phòng Trung
ương đối với công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng được nâng cao. Lãnh đạo Đảng, Nhà nước rất quan tâm và có sự chỉ đạo sát sao, đầu tư về cơ sở vật chất cho Cục Lưu trữ (hiện nay Ban Bí thư đã đồng ý chủ trương cho Cục Lưu trữ xây dựng Kho Lưu trữ Bảo hiểm của Trung ương Đảng (cơ sở lưu trữ 2) ở xã Tây Mỗ, huyện Từ Liêm, thành phố Hà Nội để phục vụ khai thác mở rộng đối tượng). Khi đó người khai thác có nhiều cơ hội để khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ hơn.
Hạn chế:
Một là, thông tin trong tài liệu các phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng rất phong
phú và đa dạng nhưng số lượng khai thác, sử dụng các phông này thấp, chưa tương xứng với những giá trị mà chúng đang có.
Hai là, Cục Lưu trữ vẫn chưa mở rộng thêm các hình thức khai thác, sử dụng
mới nhằm phát huy hơn nữa giá trị tài liệu như: tổ chức triển lãm các tài liệu đã được giải mật, tổ chức các chuyên đề nghiên cứu lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam qua tài liệu lưu trữ trong đó có tài liệu các phơng lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng, tăng cường viết bài cơng bố trên các tạp chí chun nghành giới thiệu các tài liệu này... Điều này hạn chế số lượng độc giả có thể tiếp cận đến tài liệu lưu trữ. Hơn nữa, các hình thức như cơng bố tài liệu, viết bài trên các tạp chí, trang Web… cịn hạn chế, chưa tương xứng với những thông tin mà tài liệu lưu trữ các phông ĐHĐBTQ của Đảng phản ánh.
Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu được sử dụng chủ yếu cho độc giả vẫn là sử dụng tài liệu trực tiếp, đọc tài liệu tại phòng đọc thậm chí ít được sao chụp tài liệu, thủ tục xét duyệt tài liệu còn phức tạp.
Ba là, Ít tổ chức hội thảo khoa học chuyên đề phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Như đã nói ở trên, mặc dù từ năm 2000 đến năm 2012, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương đã tổ chức 02 cuộc hội thảo chuyên đề trên. Tuy nhiên, với thời gian hơn 10 năm, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương mới tổ chức được 02 cuộc hội thảo là hơi ít
so với yêu cầu đặt ra. Đặc biệt từ năm 2013 cho đến nay, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương chưa tổ chức hội thảo chuyên đề nào về vấn đề này. Vì vậy, trong thời gian tới, Cục Lưu trữ cần tổ chức nhiều hơn nữa các cuộc hội thảo chuyên đề phát huy giá trị sử liệu tài liệu lưu trữ taị Kho Lưu trữ Trung ương để tài liệu các Phông ĐHĐBTQ của Đảng nói riêng, tài liệu Phơng Lưu trữ Đảng Cộng sản nói chung có thể phát huy được tối đa giá trị của mình, để độc giả ngày càng biết đến và được tiếp cận với tài liệu lưu trữ hơn nữa.