- Các cơ quan khi Đại hội diễn ra:
3.2.5. Tăng cường các hình thức cơng bố, khai thác sử dụng tài liệu
Công tác phát huy giá trị tài liệu các phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng trong thời gian qua đã được phục vụ các mục đích nghiên cứu khác nhau của độc giả nhưng vẫn còn nhiều hạn chế, chưa tương xứng với tiềm năng thông tin mà tài liệu phản ánh.
Nguyên nhân số lượng khai thác, sử dụng các phơng này thấp vì nhiều tài liệu quan trọng của phông đã được xuất bản thành tập văn kiện ngay sau Đại hội. Mặt khác, các nhà nghiên cứu cũng ít sử dụng tài liệu của phơng này vì đã có rất nhiều bài viết trên các phương tiện thông tin đại chúng đưa tin khá chi tiết sau mỗi lần tổ chức Đại hội.
Bên cạnh đó, cơng tác tun truyền, quảng bá, giới thiệu tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam nói riêng, các phơng lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng nói riêng chưa tương xứng với giá trị mà tài liệu đang có. Cục Lưu trữ chưa thực sự chủ động trong việc tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá tài liệu hiện đang được bảo quản trong Kho để phục vụ cho công tác tham mưu, giúp việc của của Trung ương, BCT, BBT và yêu cầu của người sử dụng tài liệu. Chưa quan tâm tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá tài liệu, văn kiện nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của tài liệu phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng đặc biệt là các văn kiện Đảng.
Vì vậy, để tài liệu các phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng phát huy hết giá trị của mình hơn nữa thì theo chúng tơi Cục Lưu trữ nên có một số biện pháp như:
Cục Lưu trữ nên mở rộng và tăng cường hợp tác hơn nữa với các cơ quan lưu trữ lịch sử, bảo tàng, thư viện… để đa dạng hóa các hình thức sử dụng tài liệu như công bố, xuất bản văn kiện, trưng bày, triển lãm tài liệu theo chủ đề, theo phông… Hiện tại, các hình thức cơng bố, giới thiệu tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương còn chưa
thực sự phong phú, đa dạng, sáng tạo, mới chỉ dừng lại chủ yếu ở việc xuất bản sách giới thiệu tài liệu, triển lãm. Những hình thức này vẫn chưa được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm, chú ý và chưa thu hút được nhiều độc giả đến khai thác, sử dụng vì họ vẫn chưa thấy được hết tiềm năng và giá trị thực sự của khối tài liệu này nhằm phục vụ các cơng trình nghiên cứu về lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam. Mặc dù việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là phụ thuộc vào nhu cầu và mục đích của độc giả nhưng các cơ quan, tổ chức lưu trữ có vai trị lớn trong việc định hướng giá trị của tài liệu lưu trữ tới độc giả. Bởi vậy các hình thức khai thác sử dụng tài liệu mang tính tích cực, chủ động của cơ quan cần được khuyến khích áp dụng.
- Tăng cường các biện pháp tuyên truyền, phổ biến, quảng bá các văn kiện Đại hội tới toàn thể nhân dân hơn nữa. Các văn kiện Đại hội đã được xuất bản thành các tập và được công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng, tuy nhiên do văn kiện chủ yếu thể hiện chủ trương, đường lối lãnh đạo đất nước của Đảng trong một khoảng thời gian nhất định, do đó khơng phải người dân nào cũng có thể hiểu hết và có nhu cầu tìm đọc, nghiên cứu. Chủ yếu là các cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp cần nghiên cứu những chủ trương, chính sách của Đảng để tham mưu cho lãnh đạo ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về từng lĩnh vực cụ thể, cụ thể hoá chủ trương, đường lối của Đảng tại các kỳ Đại hội thành chính sách, pháp luật của các cơ quan Nhà nước để những chủ trương, định hướng đó được thực hiện trong thực tiễn. Q trình xây dựng, hoàn thiện văn kiện Đại hội đã được lấy ý kiến góp ý của đơng đảo quần chúng nhân dân và dần trở thành sản phẩm trí tuệ của tồn thể nhân dân, do đó phải tăng cường các biện pháp tuyên truyền, phổ biến, quảng bá các văn kiện Đại hội tới toàn thể nhân dân hơn nữa.
- Cục Lưu trữ nên tổ chức nhiều Hội nghị chuyên đề phát huy giá trị tài liệu hơn nữa nhằm tổng kết tình hình khai thác, sử dụng tài liệu để đánh giá, tổng kết công tác tổ chức sử dụng tài liệu, từ đó có hướng nghiên cứu và điều chỉnh những vấn đề theo ý kiến độc giả nêu ra nhằm tạo điều kiện thuận lợi khai thác tài liệu cũng như thu hút thêm nhiều đối tương có nhu cầu đến khai thác tài liệu ở Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng. Bên cạnh đó, có thể tổ chức đánh giá, tổng kết cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu ở nhiều hội nghị khác nhau. Ý nghĩa của hội nghị tổng kết là ở chỗ thơng qua đó tuyên truyền, nâng cao nhận thức của cơ quan, tổ chức và cá nhân về vai trò, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với đời sống, đồng thời kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được, tìm ra nguyên nhân để đề ra các giải pháp thực hiện tốt. Hơn nữa, thông qua các buổi lễ tổng kết, cơ quan có tài liệu có điều kiện tiếp xúc với độc giả, được nghe tâm tư nguyện vọng và đóng góp ý kiến của mọi người như vậy sẽ có đầy đủ thơng tin để xử lý công việc trong thực tiễn.
- Người làm công tác khai thác tài liệu cần chủ động hơn nữa việc công bố tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng. Đây là một hình thức cơng bố tài liệu lưu trữ hiệu quả, tài liệu được đưa ra cơng bố vừa có giá trị nghiên cứu vừa có giá trị tuyên truyền. Độc giả có cơ hội tiếp cận những tài liệu lưu trữ rất có giá trị hiện đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương Đảng có tính chân thực cao, những tài liệu là bản chính, bản gốc có bút tích của các nhà lãnh đạo.
- Cán bộ làm công tác công bố chủ động nghiên cứu tài liệu lưu trữ để viết bài có tính chất nghiên cứu, qua đó tổng kết, giới thiệu về những chủ trương, đường lối, hoạt động của Đảng đặc biệt là về công cuộc đổi mới của Đảng.
- Thay đổi cách thức lập danh mục tài liệu khi phục vụ tại phòng đọc. Hiện nay, hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Trung ương chủ yếu là độc giả đọc trực tiếp tại Phòng Đọc. Theo như quy định về việc phục vụ độc giả tại phịng đọc thì tất cả các u cầu khai thác liên quan đến tài liệu của các phông đều do cán bộ phòng Khai thác chủ động lập danh mục tài liệu chứ không phải là do độc giả tự tra tìm và lên danh mục. Theo chúng tơi quy định này làm hạn chế quyền chủ động của độc giả vì độc giả mới là người đi khai thác tài liệu, hơn ai hết họ hiểu và họ biết mình cần những tài liệu nào, cán bộ phịng Khai thác chỉ nên giới thiệu, gợi ý cho độc giả địa chỉ cần tìm và cung cấp mục lục hồ sơ để họ tự tra tìm. Sau khi có danh mục do khách cung cấp, cán bộ phòng Khai thác mới căn cứ vào đó kiểm tra lại rồi trình cấp có thẩm quyền duyệt khai thác. Hơn nữa, thời gian tới khi Cục Lưu trữ hoàn thành
Sách chỉ dẫn các phông và sưu tập tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng thì độc giả có thể biết những phơng nào có tài liệu mình cần tìm, khi đó
quyền chủ động của độc giả sẽ càng được phát huy hơn nữa.
Để hạn chế tình trạng tài liệu mà cán bộ đưa ra thì độc giả khơng cần cịn tài liệu cần thì lại khơng được phục vụ, theo chúng tơi nên thay đổi hình thức phục vụ tại phòng đọc như sau: để độc giả tự tra tìm tài liệu mình cần khai thác, cán bộ phịng Khai thác sẽ định hướng các phơng có tài liệu mà độc giả cần, sau khi đã lập danh mục cán bộ phòng Khai thác tiếp nhận, kiểm tra mức độ hạn chế sử dụng rồi trình lãnh đạo duyệt khai thác. Như vậy sẽ tăng được tính chủ động của độc giả hơn.