- Các cơ quan khi Đại hội diễn ra:
3.2.4. Hoàn thiện một số khâu nghiệp vụ trong công tác tổ chức khoa học tài liệu
- Thận trọng trong công tác xác định giá trị tài liệu
Để có những tài liệu thực sự có giá trị phục vụ cho các mục đích nghiên cứu khác nhau của độc giả trong đó có mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ với tư cách là một nguồn sử liệu để viết sử nói chung để nghiên cứu lịch sử Đảng Cộng sản Việt Nam nói riêng thì bản thân những tài liệu được sử dụng đó phải thực sự có giá trị và phải có độ chính xác, tính chân thực cao. Điều này phụ thuộc rất lớn vào ý thức chủ quan của chủ thể khi xác định giá trị của những tài liệu này.
Nếu như việc phân loại tài liệu theo phương án phù hợp với từng phông giúp chúng ta hệ thống được tài liệu một cách khoa học, giúp việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, kịp thời và chính xác thì đối với việc xác định giá trị tài liệu của từng phông sẽ giúp chúng ta lưu giữ được những tài liệu có giá trị nhất phục vụ cho các nhu cầu khác nhau của độc giả. Tài liệu các Phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng phản ánh tồn bộ q trình chuẩn bị, diễn biến và kết thúc từng kỳ ĐHĐBTQ của Đảng. Đây là khối tài liệu rất quan trọng có giá trị về mặt lịch sử, chính trị, kinh tế - xã hội và nhiều giá trị khác. Chính vì vậy việc xác định giá trị khối tài liệu này cần hết sức thận trọng để tránh việc loại huỷ những tài liệu có giá trị.
Ngoài việc vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị của tài liệu lưu trữ như nguyên tắc chính trị (hay cịn gọi là ngun tắc tính đảng), nguyên tắc lịch sử, ngun tắc tồn diện và tổng hợp thì việc đánh giá giá trị tài liệu của các phơng này cịn phải dựa vào những cơ sở thực tế như sau:
- Bảng thời hạn bảo quản mẫu các tài liệu chủ yếu của Đảng ở Trung ương. - Tính chất, nhiệm vụ của Đại hội; chức năng, nhiệm vụ của các Tiểu ban chuẩn bị văn kiện, nhân sự, tổ chức phục vụ Đại hội và các cơ quan tham gia phục vụ Đại hội.
- Tình hình thực tế tài liệu trong từng phông và đặc điểm cụ thể của từng tài liệu. - Các phông Đại hội sau căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản của các phông Đại hội trước để thống nhất việc định giá trị tài liệu giữa các phơng Đại hội.
Ngồi ra, trong q trình xác định giá trị tài liệu cũng cần thận trọng đối với một số nhóm là tài liệu dự thảo, tài liệu có bút tích của các đồng chí lãnh đạo Đảng. Đây đều là những tài liệu rất quan trọng thể hiện sự chân thực, là một trong những
minh chứng nó là những tài liệu gốc. Nếu như các phông tài liệu khác, việc lưu giữ các bản dự thảo phải xem xét xem bản đó có phải là bản cuối cùng hay khơng và tài liệu đó có giá trị nghiên cứu lịch sử khơng, có giá trị để giữ lại hay khơng, thì đối với tài liệu các phơng ĐHĐBTQ của Đảng, các bản dự thảo đều rất có giá trị vì nó thể hiện hoạt động của các Tiểu ban, thể hiện sự tham mưu của các tiểu ban đối với từng kỳ Đại hội. Hơn nữa mỗi bản dự thảo đều thể hiện sự phát triển về tư duy, về nhận thức của Đảng ta trên từng lĩnh vực cụ thể, trong đó nhiều bản có bút tích sửa trực tiếp của Tổng Bí thư, Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Khối tài liệu dự thảo này chính là nguồn sử liệu để nghiên cứu quá trình xây dựng các văn kiện Đại hội. Do đó khi xác định giá trị những tài liệu này phải hết sức thận trọng.
Quay trở lại với công tác xác định giá trị tài liệu của phông lưu trữ Đại hội VI (như chúng tơi đã trình bày ở phần hạn chế của công tác tổ chức khoa học tài liệu), đối với những hồ sơ được xác định thời hạn bảo quản là 15 năm và 5 năm. Nếu tính từ năm 1988 (năm chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu này) thì đến năm 1993 và 2003 sẽ phải xem xét lại giá trị đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản là 5 năm và 15 năm. Tuy nhiên công việc này cho đến nay Cục Lưu trữ vẫn chưa tiến hành rà soát. Trong số 25 hồ sơ có thời hạn bảo quản là 15 năm trên thì có 07 hồ sơ tài liệu là bản gốc có bút tích của các lãnh đạo Đảng, Nhà nước, các đồng chí là Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Đó là các hồ sơ sau:
Hồ sơ số 55: Chương trình, diễn văn khai mạc, ý kiến phát biểu của đồng chí Trường Chinh, danh sách Đoàn Chủ tịch, Thư ký và nhiệm vụ của 2 đoàn (bản gốc).
Hồ sơ số 62: Phương hướng mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội 5 năm (1986 – 1990), báo cáo tổng hợp ý kiến của đại biểu và kết luận của Đoàn Chủ tịch về cuộc thảo luận của Đoàn Chủ tịch về thảo luận phương hướng…(bản gốc).
Hồ sơ số 64: Báo cáo, nghị quyết bổ sung, sửa đổi Điều lệ Đảng, nghị quyết Đại hội, ý kiến của các đại biểu và kết luận của Đoàn Chủ tịch về thảo luận vào dự thảo nghị quyết (bản gốc).
Hồ sơ số 69: Kế hoạch, đề nghị và ý kiến thảo luận của các đồn đại biểu về nhân sự BCHTW khố VI, danh sách Ban Kiểm phiếu, thể lệ bầu cử và phiếu bầu (bản gốc).
Hồ sơ số 71: Chương trình, danh sách Đồn Chủ tịch, danh sách khách mời Đại hội (bản gốc).
Hồ sơ số 74: Diễn văn khai mạc, tóm tắt báo cáo chính trị, phương hướng phát triển kinh tế, truyên dương công trạng, nghị quyết Đại hội và diễn văn bế mạc Đại hội (bản gốc).
Hồ sơ số 85: Tham luận tại Đại hội (bản gốc) Hồ sơ số 60: Biên bản thảo luận tổ [45].
Những tài liệu này đều là nguồn sử liệu khi nghiên cứu lịch sử kỳ Đại hội VI, có 01 hồ sơ là biên bản thảo luận tổ tại Hội trường (hồ sơ số 60). Đây đều là những tài liệu rất quan trọng thể hiện ý kiến của các đại biểu đối với các vấn đề được bàn tại Đại hội. Thiết nghĩ đây là những tài liệu chỉ có một bản duy nhất, là bằng chứng thể hiện qúa trình tham mưu, giúp việc của các Tiểu ban, đặc biệt nó là tài liệu gốc, là căn cứ để đối chiếu với các xuất bản phẩm khác. Do đó theo chúng tơi những tài liệu này phải được đưa ra xem xét đánh giá lại giá trị và phải nâng thời hạn bảo quản là “vĩnh viễn”. Qua đó chúng cho chúng ta thấy rằng, trong công tác xác định giá trị tài liệu cần phải thận trọng hơn nữa, đánh giá đúng giá trị của tài liệu hơn nữa để tránh loại huỷ những tài liệu có giá trị cao trong việc nghiên cứu lịch sử Đảng.
- Rà soát, kiểm tra lại chất lượng các hồ sơ đã lập và định lại giá trị tài liệu đối với những hồ sơ lưu tạm thời.
Như chúng tơi đã trình bày, ưu điểm lớn nhất của khối tài liệu các phông lưu trữ ĐHĐBTQ của Đảng là cơ bản đã được lập hồ sơ và chất lượng hồ sơ khá tốt. Tuy vậy, về phía Cục Lưu trữ vẫn cần phải rà sốt, kiểm tra chất lượng các hồ sơ, tìm ra những hồ sơ chưa đạt yêu cầu chất lượng, từ đó chỉnh sửa, lập lại những hồ sơ chưa đạt yêu cầu và thành lập Hội đồng để xem xét, đánh giá lại giá trị của các hồ sơ. Tài liệu nào hết giá trị thì tiến hành loại huỷ để giải phóng diện tích kho, tài liệu nào cần chuyển về phơng cá nhân thì tiến hành chuyển về phơng cá nhân để đảm bảo tài liệu của phông nào được bảo quản ở phơng đó.
- Bổ sung vào Mục lục hồ sơ phông địa chỉ tra tìm đối với nhóm tài liệu cịn thiếu
Như chúng tơi đã trình bày ở phần Mức độ hồn chỉnh của Phơng (Chương 1 của Luận văn), tài liệu phơng lưu trữ Đại hội đại biểu tồn quốc lần thứ VI hiện còn thiếu khối tài liệu dự thảo sửa đổi Điều lệ Đảng, khối tài liệu này đang nằm ở phông Ban Tổ chức TW; thiếu khối tài liệu chuẩn bị nhân sự Đại hội hiện đang nằm ở phông Lê Đức Thọ; thiếu khối tài liệu tuyên truyền Đại hội hiện đang nằm ở Báo Nhân dân. Theo như lý thuyết, phơng nào cịn thiếu tài liệu thì phải được sưu tầm, thu thập, bổ sung cho đầy đủ thành phần tài liệu trong phơng đó, tuy nhiên khi tiến hành sưu tầm tài liệu cho phơng này thì phải đảm bảo khơng làm thiếu thành phần tài liệu của phông khác. Trong trường hợp này, tất cả các tài liệu mà phông lưu trữ Đại hội VI đang thiếu đều đã được lập hồ sơ và hệ thống hố ở phơng Ban Tổ chức Trung ương, Báo Nhân
dân và Phông Lê Đức Thọ, cả 3 phông trên đều thuộc nguồn nộp lưu và đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương. Do đó, theo chúng tơi, khơng tiến hành dịch chuyển các hồ sơ từ 3 phông này để bổ sung cho phơng Đại hội VI vì như vậy 3 phơng trên sẽ bị thiếu tài liệu, cũng khơng tiến hành sưu tầm vì tất cả các phơng trên đều đang được bảo quản tại Kho Lưu trữ Trung ương, Cục Lưu trữ nên bổ sung ở Chứng từ kết thúc
của Mục lục hồ sơ phông Đại hội VI địa chỉ tra tìm cụ thể khối tài liệu còn thiếu để giúp quản lý và phục vụ khai thác tốt hơn.
Đối với khối tài liệu phông Đại hội VII và Đại hội IX còn thiếu một số tài liệu về hoạt động của tiểu ban khơng được văn bản hóa nên khơng hình thành tài liệu, Cục Lưu trữ nên đưa vấn đề này trong cuộc họp tổng kết công tác phục vụ Đại hội để các cơ quan rút kinh nghiệm và khắc phục cho các lần phục vụ tiếp theo.