Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.4. Giải pháp nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu
4.4.2. Giải pháp đề xuất
Qua nghiên cứu những tồn tại của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái, tôi đề xuất một số những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại công ty như sau:
4.4.2.1. Xây dựng quy trình kiểm soát bán hàng – thu tiền
Để đảm bảo cho chính sách tuân thủ của công ty được thực hiện triệt để và hiệu quả hơn; đảm bảo cho quy trình bán hàng đầy đủ, dễ hiểu và dễ thực hiện hơn, Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái nên xây dựng quy trình kiểm soát bán hàng thu tiền theo mô hình sau (Sơ đồ 4.9). Quy trình bán hàng vẫn
được thực hiện qua 6 bước, nhưng cụ thể hóa từng bước, giúp cho từng bộ phận có liên quan hình dung được tổng quát trách nhiệm, nhiệm vụ của mình, phối kết hợp với các phòng ban khác thực hiện bán hàng thu tiền được thuận lợi hơn, đạt hiệu quả cao trong khâu bán hàng thu tiền.
Bước 1: Được thực hiện từ phòng bán hàng, sau khi tiếp thị làm việc, nhận đơn hàng của khách, thực hiện làm thủ tục hồ sơ pháp lý sau đó lên đề nghị bán hàng, phụ trách duyệt bán, hồ sơ được chuyển sang kế toán bán hàng.
Bước 2: Kế toán bán hàng kiểm tra đối chiếu chính sách, giá cả, chủng loại hàng hóa… lập hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, lịch giao hàng… phiếu xuất kho kiêm lệnh giao hàng được chuyển sang bộ phận kho và bộ phận vận chuyển thực hiện tiếp chu trình bán hàng thu tiền.
Bước 3: Trường hợp thu tiền mặt, thủ quỹ thực hiện lập phiếu thu tiền khách hàng, chuyển một bản phiếu thu cho kế toán, mở sổ quỹ theo dõi tiền mặt.
Bước 4: Trường hợp thu tiền qua chuyển khoản, kế toán ngân hàng kiểm tra tiền về ngân hàng, báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản… lập bảng kê tiền về, hạch toán vào sổ quỹ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 112, in bảng kê tiền về tài khoản có xác nhận chuyển cho kế toán bán hàng.
Bước 5: Thủ kho thực hiện kiểm đếm, đóng hàng, vào thẻ kho, sổ kho hàng hóa, chuyển bộ phận giao hàng thực hiện chuyển hàng cho khách hàng. Cuối kỳ, lập báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn kho hàng hóa.
Bước 6: Bộ phận giao nhận, nhận lệnh chuyển hàng, thực hiện lên kế hoạch giao hàng sao cho tiết kiệm chi phí, cung đường phù hợp… thực hiện giao hàng cho khách, giao hàng xong phải lấy đầy đủ hồ sơ kèm các chứ ký có liên quan (hợp đồng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng…) 01 bản mang về cho kế toán lưu trữ, cuối tháng lập báo cáo kết quả giao nhận hàng.
Sơ đồ 4.9. Hoàn thiện quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái Phòng bán hàng (Bước 1) Kế toán bán hàng (Bước 2) Thủ quỹ (Bước 3) Kế toán ngân hàng (Bước 4) Thủ kho (Bước 5) Bộ phận giao nhận (Bước 6) Tiếp thị Tìm kiếm đơn hàng Hợp đồng, giao kết bán hàng Đề nghị bán hàng Duyệt, xác nhận bán hàng TT theo dõi, lưu
hồ sơ bán hàng Chuyển hồ sơ
sang kế toán
Kiểm tra đối chiếu 1.Lập HĐBH 2.Hóa đơn GTGT 3. Phiếu xuất kho 4. Thời gian giao 5. Lập lịch giao hàng Sổ chi tiết BH Sổ cái Nhật ký Chuyể nchứng từ xuống bộ phận kho xuất hàng (lệnh) Lập phiếu thu tiền Nhật ký thu tiền bán hàng Vào sổ quỹ tiền
mặt Sổ cái tài khoản
111 Chuyển phiếu thu sang kế toán
Lưu chứng từ phiếu thu
Kiểm tra đối chiếu Lập bảng kê tiền
về Vào sổ quỹ tiền
gửi Sổ chi tiết tài
khoản 112 Sổ cái tài khoản
112 Lưu chứng từ ngân hàng Nhận lệnh xuất kho Kiểm đếm đóng hàng hóa Vào sổ kho hàng hóa Tổng hợp xuất nhập tồn Lưu chứng từ xuất hàng Chuyển 1 bộ chứng từ cho kế toán Nhận lệnh, hồ sơ giao hàng Lên kế hoạch giao hàng Thực hiện giao hàng Nhật ký giao hàng Bàn giao hồ sơ giao hàng Báo cáo vận chuyển hàng download by : skknchat@gmail.com
4.4.2.2. Nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch bán hàng
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái cần phải chú trọng công tác kế hoạch, mặc dù chính sách tuân thủ được công ty áp dụng tốt, nhưng kết quả báo cáo của Ban kiểm soát về kế hoạch so thực hiện cho thấy (Bảng4.3): thực hiện thực tế chênh lệch quá lớn so với kế hoạch (Doanh thu bán hàng chỉ thực hiện được 85%, lãi trước thuế đạt 12% so kế hoạch; các khoản phải trả tăng quá nhanh so kế hoạch 158%; phải thu thu không đạt kỳ vọng, để nợ tăng cao 261%..) cho thấy công tác kế hoạch của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái đang mất kiểm soát, chưa có biện pháp kiểm soát rủi ro hiệu quả ở khâu này. Sau khi tìm hiểu, tôi đề xuất giải pháp đảm bảo kiểm soát tốt hơn quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
* Xây dựng kế hoạch bán hàng theo tháng quý, năm.
Xây dựng kế hoạch bán hàng chi tiết cho từng tháng, các chỉ tiêu phụ được tính theo tỷ lệ doanh số, việc xác định các tỷ lệ cần được Hội đồng quản trị cùng các phòng ban họp bàn và ra nghị quyết. Phải tổng kết thực hiện theo từng tháng từ đó đề xuất phương hướng kiểm soát, kế hoạch mới sẽ gọp phần giảm thiểu rủi ro, bám sát kế hoạch ban đầu, giúp cho việc kiểm soát bán hàng được kịp thời, đạt mục tiêu đề ra trong kinh doanh của công ty, tránh trường hợp thực hiện quá chênh lệch so với dự kiến.
Mẫu sổ xây dựng kế hoạch bán hàng cho bộ phận quản lý
STT Chỉ số Chỉ tiêu Tháng 1 Tháng 2 ….. Tháng 12 1 Doanh số 2 Hàng trả lại 3 Dự trữ tồn kho 4 Vốn lưu động 5 Chi phí Maketing 6 Chi phí bán hàng 7 Chi phí ngân hàng 8 Lãi gộp 9 Công nợ phát hành
* Xây dựng kế hoạch làm việc của tiếp thị theo tuần
Song song với một kế hoạch chi tiết rõ ràng theo tháng, quý, năm. Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái cần phải xây dựng quy trình kiểm soát kế hoạch triển khai bán hàng của từng tiếp thị theo tuần cụ thể:
Mẫu báo cáo kiểm soát bán hàng cho tiếp thị
STT Hoạt động
Tháng 1 …
Tổng cộng Tuần 1 Tuần 2 Tuần 3 Tuần 4 …
Số đơn hàng Khách hàng mới Tổng doanh thu Công nợ phát hành Tỷ lệ đạt doanh số
Bảng kế hoạch được lập đầu tuần và báo cáo vào đầu tuần sau, việc báo cáo liên tục giúp chính tiếp thị nhận thức được kết quả, trách nhiệm của mình đạt hay không đạt, phụ trách nắm bắt được kết quả của từng nhân viên, tổng hợp đánh giá phân tích và có chiến lược mới cho từng nhân viên, cho toàn công ty. Có vậy công tác bán hàng thu tiền mới đạt được hiệu quả cao và Ban kiểm soát công ty luôn luôn đánh giá được những rủi ro phát sinh kịp thời, giúp ban lãnh đạo công ty có điều chỉnh kịp thời tránh những rủi ro mang lại cho công ty.
4.4.2.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát nội bộ
Quy trình kiểm soát mà Ban kiểm soát nội bộ của Công ty đưa ra để kiểm soát thất thoát hàng hóa trong khâu bán hàng thu tiền còn chưa phù hợp với tính hình thực tế. Hiện nay công ty có hai tổng kho lớn ngoài Bắc và trong Nam, trong Nam, hàng được chuyển từ ngoài Bắc vào, mọi giao dịch bán hàng được thực hiện ở trong Nam và báo cáo ra ngoài Bắc, Trong Nam sử dụng theo dõi bán hàng trên Excel, tổng hợp báo cáo và chuyển ra ngoài Bắc, ngoài Bắc hợp nhất báo cáo, điều này dẫn đễn việc kiểm soát bán đúng bán đủ là rất khó khăn. Để khắc phục tình trạng này, giúp cho việc kiểm soát bán hàng được kịp thời, nhanh
chóng, tôi đề xuất giải pháp Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái nên sử dụng phần mềm Amiss của Misa.
Phần mềm amiss được cài đặt trên máy chủ ngoài văn phòng Hà Nội, phân kho, phân cấp quản lý kho hàng, kế toán nhập liệu, phân cấp bán hàng, quản lý bán hàng… đều được thực hiện trên 1 phần mềm. Mọi giao dịch xuất bán hàng ngoài Bắc lẫn trong Nam đều được thực hiện trực tiếp trên phần mềm kế toán, lượng tồn kho thực tế, doanh số bán hàng, tiền hàng thu về, công nợ khach hàng… được quản lý trực tiếp, số liệu kế toán được phản ánh kịp thời, báo cáo kế toán kịp thời… giúp Ban lãnh đạo công ty kiểm soát kịp thời số liệu, đảm bảo chiến lược kinh doanh, Ban kiểm soát kịp thời hiệu chỉnh, kiến nghị giúp quản lý tốt kho hàng, đảm bảo bán đúng, bán đủ cho khách hàng.
* Hướng dẫn quan lý bán hàng trên Amiss:
Sơ đồ 4.10. Hướng dẫn quy trình quản lý bán hàng tu tiê trên Amiss
Phần mềm quản lý, kế toán Amiss Bộ phận Nam Phòng bán hàng Kế toán bán hàng Thủ quỹ Thủ kho… Bộ phận Bắc Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Phòng bán hàng Kế toán bán hàng Thủ quỹ Kế toán ngân hàng Thủ kho…
Báo cáo bán hàng Báo cáo kế toán Báo cáo quản trị HỘI ĐỒNG QUẢN
TRỊ
4.4.2.4. Kiện toàn đội ngũ cán bộ của Ban Kiểm soát nội bộ
Để đảm bảo chính xác, trung thực, kịp thời, Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái nên cơ cấu ban kiểm soát gồm 03 thành viên, Một trưởng ban kiểm soát, 02 thành viên chuyên trách, có vậy mới đáp ứng được yêu cầu đề ra của Hội đồng quản trị, đảm bảo được hoạt động kiểm soát diễn ra nhanh chóng, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho công ty. Mặt khác, để đảm bảo việc kiểm soát việc thẩm định BCTC của Ban kiểm soát là chính xác, trung thực, kịp thời, Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái nên thuê một đơn vị kiểm toán độc lập, định kỳ, kiểm toán một năm một lần nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, thực thi quy chế, pháp lý… giúp Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái đảm bảo mục tiêu phát triển bền vững của mình.