Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn của đề tài
2.2. Cơ sở thực tiễn
2.2.1. Kinh nghiệm KSNB quy trình bán hàng thu tiên của các doanh nghiệp
* Trên thế giới
Theo Đinh Hoài Nam (2016), Tại Hoa Kỳ, Năm 1992, COSO đã cho ra đời báo cáo đầu tiên về hệ thống KSNB, tạo nên một khởi đầu và tiếng nói chung cho các doanh nghiệp và tổ chức; chính phủ Hoa Kỳ ban hành luật Sarbanes – Oxley quy định triển khai hệ thống KSNB cho tất cả các công ty niêm yết trên
sàn giao dịch chứng khoán. Điều này càng nâng tầm quan trong của HTKSNB và nó mở màn cho sự phát triển không ngừng của các doanh nghiệp trong công cuộc xây dựng HTKSNB tại Mỹ. Việc hoàn thiện HTKSNB trong các doanh nghiệp ở Mỹ đã làm tiền đề cho những bài học kinh nghiệm cho các nước khác, nó thể hiện ở các điểm sau:
- Về môi trường kiểm soát, Trách nhiệm xây dựng và vận hành hệ thống KSNB hữu hiệu tại các doanh nghiệp ở Mỹ trước hết thuộc về các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp, và điều này đã được luật hóa, mang tính chất bắt buộc đối với các doanh nghiệp. Một loạt các quy trình nội bộ bắt buộc phải xây dựng nhằm bảo vệ các nhà đầu tư và các công ty đại chúng. Các công ty này phải đảm bảo cung cấp thông tin tài chính một cách chính xác và BCTC bắt buộc phải được kiểm toán. Mặt khác, những người ký trên BCTC phải xác nhận rằng họ chịu trách nhiệm trong việc xây dựng và duy trì các biện pháp KSNB, và đảm bảo rằng các biện pháp KSNB đó được đảm bảo cho các hoạt động của công ty được minh bạch khách quan, trung thực và chính xác kịp thời.
Mặt khác, môi trường làm việc ở các công ty mỹ rất chuyên nghiệp, người quản lý luôn luôn khuyến khích nhân viên sáng tạo, đổi mới để mang lại hiệu quả bằng những chính sách ưu đãi phù hợp như: khen thưởng theo thành tích, đã ngộ cơ bản, đãi ngộ phát triển nghề nghiệp và đặc biệt là môi trường làm việc thân thiện hiệu quả.
- Về hệ thống kế toán, hệ thống kế toán được chuẩn theo chuẩn mực kế toán quốc gia (GAAP-General Accepted Accounting principles), hệ thống kế toán áp dụng chung cho toàn thể các doanh nghiệp ở Mỹ mang tính linh hoạt và yếu tố nghề nghiệp được đề rất cao, chuẩn mực kế toán là hệ thống có vai trò xương sống chi phối toàn bộ các doanh nghiệp hoạt động tại Mỹ. Hệ thống tài khoản gồm 5 loại tài khoản: tài khoản phản ánh tài sản; tài khoản phản ánh nợ phải trả; tài khoản phản ánh vốn chủ sở hữu; tài khoản phản ánh doanh thu; và tài khoản phản ánh chi phí.
Kế toán độc lập với các quy định của luật thuế, báo cáo thuế không thuộc khung pháp lý quy định của kế toán, báo cáo tài chính không được dùng để tính thuế. Điều này tạo sân chơi công bằng cho các doanh nghiệp và ảnh hưởng lớn tới việc xây dựng HTKSNB trong các doanh nghiệp.
- Về thủ tục kiểm soát, các công ty tại Mỹ được xây dựng trên cơ sở kết quả của việc tìm hiểu, đánh giá các nhân tố có thể gây nên các rủi ro ảnh hưởng bất lợi đến việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp.
Tại Nhật bản, Keiretsu được xem là một phương thức tiên tiến của nền kinh tế Nhật, được nhiều người tin là "mô hình bất khả chiến bại" trong một thời gian dài, nó tạo ra mối liên kết hàng ngang giữa các công ty làm ăn với nhau bằng phương thức xâm nhập sâu vào nhau qua mua cổ phần của đối tác, tạo ra một sự phối hợp nghiên cứu và hỗ trợ chéo trong hệ thống, tạo thuận lợi cho công nghệ mới phát triển nhanh. Bởi vậy nó có ảnh hưởng lớn tới công tác xây dựng HTKSNB tại các doanh nghiệp Nhật bản, mang những đặc trưng riêng và có ý nghĩa bài học lớn cho các nước áp dụng. Điều này được thể hiện ở các khía cạnh sau:
- Về môi trường kiểm soát, phong cách quản lý và triết lý kinh doanh của người Nhật được hình thành trên cơ sở giá trị đạo đức của xã hội, mang tính chất ý nghĩa cộng đồng cao và luôn hướng tới những giá trị mà xã hội tôn vinh hoặc hoài niện tới. Điều này có tác động mạng tới chiết lý và phong các quản lý của những nhà quản lý điều hành tại các công ty Nhật, họ luôn luôn coi trọng tính trung thực, trung thành và luôn coi đào tạo nhân lực và sử dụng hiệu quả nhân lực là yếu tố quyết định tới sự sống còn của doanh nghiệp, không bao giờ họ đẩy nhân viên vào tình trạng thách đố khi không theo kịp cách quản lý của họ, hay cách giám sát kiểm tra của họ mà luôn chủ động trong chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên.
- Về hệ thống kế toán, soạn thảo chuẩn mực kế toán Nhật Bản (ASBJ - Accounting Standards Board of Japan) hình thành cuối năm 1970 chủ yếu ban hành các chuẩn mực kế toán cho khối tư nhân. Sau đó, hiệp hội chuẩn mực kế toán tài chính thành lập năm 2001 tập trung vào quy định kế toán công ty niêm yết. Mô hình kinh tế ở Nhật Bản chủ yếu là các tập đoàn kinh tế, chứng từ kế toán được phát sinh và hoàn thành chuyển cho bộ phận kế toán kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, nhập vào máy tính, với hệ thống phần mềm được thiết kế hoàn hảo, toàn bộ dữ liệu được lập lên sổ chi tiết tổng hợp và báo cáo tài chính và các báo cáo kế toán quản trị. Hệ thống kế toán và phần mềm máy tính được thiết lập phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của mỗi doanh nghiệp.
- Về thủ tục kiểm soát, một trong những đặc biệt là mô hình kinh tế Nhật Bản liên kết thành những tập đoàn lớn, do vậy tất cả các thủ tục kiểm soát nội bộ
hầu hết được lập ở những công ty mẹ và được định hướng tới các công ty con tủy thuộc vào mức độ kiểm soát của công ty mẹ với công ty con. Sự thành công lớn trong kiểm soát của các công ty Nhật là nhờ vào giá trị đạo đức – văn hóa của người Nhật (cần cù – trung thành – trung thực – sáng tạo). Đây là một trong những kinh nghiệp quý mà các nước cần rút ra bài học cho mình.
* Ở Việt Nam
Kinh nghiệm KSNB quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty Cổ phần Sản xuất và Thương mại Hoàn Dương đang rất hiệu quả, với những nội dung học hỏi:
Thứ nhất, về môi trường kiểm soát:
Nhà quản lý ở đây đã nhận thức được vai trò của HTKSNB, nhận thức và trách nhiệm được việc xây dựng HTKSNB là bắt buộc cho bất kỳ một hoạt động nào của doanh nghiệp. Công ty đã lập ban kiểm soát nội bộ, hoạt động độc lập. Kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng thu tiền tại Công ty được xây dựng ngay từ đầu, đồng bộ và hiệu quả. Công ty Hoàn Dương lấy tiêu chí phù hợp, coi trọng giá trị đạo đức, hướng tới giá trị đạo đức mà xã hội tôn vinh, đề cao tính bền vững vào để thiết lập và xây dựng HTKSNB tại doanh nghiệp mình. Công ty đã xây dựng những chính sách nhân sự, chế độ đãi ngộ, đào tạo bài bản…, mô tả quy trình, trách nhiệm, nhiệm vụ… cụ thể cho từng phòng bán, tới từng đối tượng trong công ty.
Về tổ chức bộ máy, Công ty đã xây dựng một cơ cấu quản lý hợp lý, đảm bảo tính độc lập cao của HTKSNB và kế toán cũng như các phòng ban khác, không tham gia điều hành trong doanh nghiệp có vậy mới minh bạch và công bằng trong kiểm soát và đánh giá kiểm soát.
Về hoạt động kiểm soát, Công ty Hoàn Dương đã xây dựng công tác kế hoạch ngắn hạn trung hạn và dài hạn bởi đây là định hướng cho doanh nghiệp phát triển bền vững, nhận diện rủi ro và đo lường rủi ro… ảnh hưởng lớn tới HTKSNB của doanh nghiệp. Công ty thường xuyên cập nhật và phân tích đường lối, chính sách pháp luật của Đảng và Nhà Nước.
Thứ hai, hệ thống kế toán áp dụng tại công ty Hoàn Dương:
Công ty đã và đang áp dụng đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành, vận dụng các luật chi phối như luật thuế GTGT, TNDN, TNCN một cách hợp lý phù hợp với điều kiện, đặc điểm, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mình và mang lại hiều quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Thứ ba, thủ tục kiểm soát áp dụng tại công ty Hoàn Dương:
Công ty đã vận dụng sáng tạo phù hợp với đặc điểm kinh doanh ngành hàng sản xuất thức ăn chăn nuôi, sản xuất con giống của mình. Việc xây dựng các thủ tục KSNB quy trình bán hàng thu tiền được dựa trên cơ sở kết quả của việc tìm hiểu, đánh giá các nhân tố có thể gây nên các rủi ro, ảnh hưởng bất lợi đến việc hoàn thành các mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp.
Mặt khác, việc xây dựng thủ tục kiểm soát rất phù hợp với trình độ lao động, đảm bảo tính đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện… mà hiệu quả cao.