Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017) Trong quy trình bán hàng – thu tiền tại công ty còn có thêm một khâu quan trọng mà công ty coi là then chốt, khâu nhập hàng trả lại. Mục tiêu kiểm soát của Công ty đối với khâu này là:
- Đảm bảo nhận lại đúng số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa; - Nhận lại hàng đúng thời gian, địa điểm;
- Nhận lại đúng đối tượng khách hàng. - Ghi chép sổ sách kế toán đầy đủ, kịp thời.
Quy trình nhập hàng trả lại của khách hàng có ảnh hưởng lớn tới công tác bán hàng thu tiền tại công ty. Hội đồng quản trị cùng ban kiểm soát, bộ phận bán hàng, phòng kế toán và những đối tượng có liên quan xây dựng lên quy trình nhận hàng trả lại (Sơ đồ 4.8), yêu cầu toàn thể các đối tượng phải thực hiện theo đúng quy trình, đảm bảo bán hàng – thu tiền được đầy đủ, chính xác.
Tuy vậy, việc kiểm soát trong khâu nhập hàng trả lại của công ty hiện nay có nguy cơ rủi ro là hàng nhận trả lại sai chính sách, chế độ, quy cách, chất lượng sản phẩm.
Thành phần Thủ tục kiểm soát hoạt động
1. Phát sinh nhu cầu trả lại hàng; 2. Liệt kê chi tiết hàng trả lại;
3. Liên hệ nhân viên tiếp thị trực tiếp. 1. Kiểm tra nguyên nhân cụ thể; 2. Đối chiếu với quy chế bán hàng; 3. Lập hồ sơ, danh sách hàng chi tiết; 4. Chuyển phụ trách phê duyệt. 1. Xem xét tính trung thực nghiệp vụ; 2. Đối chiếu đảm bảo phê duyệt đúng quy chế công ty;
3. Duyệt chi phí vận chuyển phát sinh. 1. Chuyển ảnh, mail, tin nhắn … hồ sơ hàng trả lại về cho thủ kho, kế toán; 2. Chuyển hàng về kho công ty. 1. Kiểm đếm hàng trả lại; 2. Nhập kho sản phẩm tốt; 3. Hủy sản phẩm lỗi, hỏng;
4. Lập phiếu nhập kho chuyển kế toán. 1. Nhập hóa đơn hàng trả lại;
2. Kiểm tra chi phí vận chuyển hàng trả lại phát sinh theo quy chế công ty; 3. Vào sổ sách theo dõi nghiệp vụ. Theo dõi, duy trình, chăm sóc khách hàng