3.1.2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý
Là một đơn vị kinh doanh thương mại thuần túy, các mặt hàng chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài và phân phối bán hàng tập trung lớn ở những vùng miền có ngành chăn nuôi bò thịt và bò sữa phát triển. Do vậy bộ máy tổ chức quản lý của Công ty tương đối gọn nhẹ và đơn giản nhưng đủ đáp ưng được nhu cầu kinh doanh có hiệu quả của Công ty.
Văn phòng điều hành mọi hoạt động của công ty đặt ở Hà Nội, tại số Số 53 Lãng Yên, P. Thanh Lương, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội do trực tiếp Giám đốc là người đứng đầu và điều hành trực tiếp mọi hoạt động của Công ty, có thể khái quát qua sơ đồ 3.2.
Hội đồng quản trị Công ty chịu trách nhiệm tổ chức và điều hành mọi hoạt động của công ty.
Ban kiểm soát có nhiệm vụ giám sát tài chính, hội đồng quản trị và giám đốc trong việc quản lý và điều hành các phòng ban trong công ty, các nhiệm vụ đã đặt ra, việc thực thi chính sách pháp luật nhà nước, thẩm định các báo cáo tài chính… báo cáo trực tiếp cho Ban lãnh đạo công ty.
Phòng hành chính hoạch định xây dựng chính sách về nhân sự cả về số lượng lẫn chất lượng. Quy hoạch, đào tạo đội ngũ kế cận, xây dựng chính sách an toàn lao động, sức khỏe cho người lao động…
Phòng Xuất nhập khẩu có trách nhiệm thực hiện tìm kiếm đối tác, lập hồ sơ và hoàn tất các thủ tục nhập khẩu hàng cho Công ty; phối hợp với các phòng ban nhằm đảm bảo công ty hoạt động hiệu quả.
Phòng kinh doanh có trách nhiệm vụ giúp việc cho Ban lãnh đạo công ty bán hàng hóa dịch vụ, xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh hàng năm, tìm
kiếm thị trường tiêu thụ, kênh bán hàng, đồng thời phối kết hợp chặt chẽ với các phòng ban khác nhằm giúp công ty hoạt động hiệu quả.
Phòng dự án và kỹ thuật có trách nhiệm đảm bảo kiểm tra kỹ thuật toàn diện các sản phẩm nhập về; tìm kiếm và thu hút các dự án về cho Công ty; lập và kết hợp với các phòng ban hoàn thiện hồ sơ thầu, dự án kinh doanh cho Công ty.
Phòng kế toán có trách nhiệm quản lý, kiểm tra và hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán, quản lý tài chính, đáp ứng về nhu cầu tài chính cho mọi hoạt động sản xuất của công ty; tổ chức hạch toán kế toán đầy đủ, chung thực kịp thời và lập các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị… và kết hợp chặt chẽ với các phòng ban khác giúp công ty hoạt động hiệu quả.
3.1.2.2. Đặc điểm sản phẩm
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái kinh doanh chính trong lĩnh vực con giống, sản phẩm là các loại giống bò nhập ngoại trực tiếp từ Mỹ, Úc. Thủ tục nhập khẩu hết sức phức tạp, cần phải xin phép Cục Thú Y, Cục Chăn Nuôi… điều này ảnh hưởng trực tiếp tới công tác bán hàng thu tiền tại công ty.
Mặt khác, khi được phép nhập khẩu về Việt Nam, công ty cần có thời gian từ 3 đến 6 tháng test thử sản phẩm tinh bằng việc trực tiếp phối giống và kiểm tra chất lượng con giống sinh ra.
Sản phẩm tinh bò gống có kích thước rất nhỏ, một cọng tinh chỉ như que tăm và phải được bảo quản trong môi trường ni tơ lỏng.
Việc xuất tinh bán cho người sản xuất phải tuân thủ nghiêm ngặt về công nghệ, quy trình.
Các sản phẩm còn lại là vật tư trong ngành nông nghiệp, chăn nuôi bò sữa, bò thịt… công ty buôn bán thương mại như các ngành hàng thông thường.
Với đặc thù như vậy, đặc biệt là mặt hàng tinh bò giống đã ảnh hưởng lớn tới quy trình bán hàng thu tiền của công ty trong những năm qua, nó mang trong mình rất nhiều rủi ro thường trực đòi hỏi Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát công ty phải xây dựng HTKSNB phù hợp, đảm bảo lợi ích kinh tế đề ra.
3.1.2.3. Đặc điểm hình thức bán hàng thu tiền tại công ty
* Hình thức bán hàng
Hiện tại, Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái đang áp dụng ba hình thức bán hàng chính:
Bán hàng thông qua đấu thầu các dự án: Hiện tại, để phát triển ngành bò sữa, bò thịt của Việt Nam, chính phủ đang có nhiều chủ chương, chính sách hỗ trợ phát triển, xây dựng quy hoạch nhiều vùng bò sữa bò thịt trong nước như ở Mộc Châu, Ba Vì… Những dự án này có nhu cầu tinh bò giống rất lớn, hiện nay công ty đã đấu thầu thành công nhiều dự án, mang lại doanh thu và lợi nhuận chiếm tỷ trọng cao nhất trong doanh thu lợi nhuận toàn công ty.
Bán hàng qua đại lý: Công ty lập lên một hệ thống các đại lý phủ khắp các vùng có ngành bò sữa, bò thịt phát triển, mỗi một tỉnh công ty mở một đại lý phân phối độc quyền. Đại lý này có trách nhiệm bán hàng, giao hàng tới tận tay người sản xuất.
Bán hàng trực tiếp tới tận tay người sản xuất, tiêu dùng thông qua hệ thống tiếp thị bán hàng của công ty. Công ty trực tiếp tuyển nhân viên tiếp thị bán hàng, ký hợp đồng, giao doanh số, sản lượng. Mỗi tiếp thị phải tự tìm kiếm thị trường, khách hàng và đảm bảo bán hàng theo đúng chính sách chế độ, quy định của công ty đề ra.
* Hình thức thu tiền bán hàng tại công ty
Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái đang áp dụng bồn hình thức thu tiền chính, bao gồm:
Thu tiền mặt trực tiếp từ khách hàng: khách hàng trực tiếp tới điểm giao dịch, bán hàng của công ty mua hàng và nộp tiền mặt ngay sau khi mua hàng.
Thu tiền chuyển khoản trực tiếp từ khách hàng: khách hàng mua hàng, thực hiện ủy nhiệm chi tiền, giấy nộp tiền chuyển thẳng vào tài khoản của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái.
Tiếp thị trực tiếp thu tiền của khách hàng và nộp tiền về công ty: công ty cho phép tiếp thị bán hàng, thu tiền trực tiếp của khách hàng, sau đó lập bảng kê tiền chi tiết (số tiền, đối tượng khách hàng…) và nộp trực tiếp tiền mặt cho thủ quỹ công ty.
Tiếp thị trực tiếp thu tiền của khách hàng và chuyển khoản tiền vào tài khoản của công ty: công ty cho phép tiếp thị bán hàng, thu tiền trực tiếp của khách hàng, sau đó lập bảng kê tiền chi tiết (số tiền, đối tượng khách hàng…) sau đó nộp tiền vào tài khoản của công ty. .
3
7
Sơ đồ 3.3. Cơ cấu tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Thái (2017)
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG MIỀM BẮC Phòng Dự án& Kỹ thuật Phòng Xuất nhập khẩu Phòng Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh Đại diện Phòng Kỹ thuật Phòng kế toán
VĂN PHÒNG MIỀM NAM BAN KIỂM SOÁT
PHÒNG HÀNH CHÌNH